从非标定制到全流程协同：简道云赋能永护智慧工业项目管理数字化升级

企业简介

上海永护智慧工业集团（下称永护智慧工业）成立于2004年，坐落于上海市浦东新区周浦镇天纳智慧产业园。

公司专注于港口物流及重工行业的集中润滑系统和环保抑尘系统的研发设计，永护提供探讨需求，设计，生产，销售，安装，调试，售后的闭环服务；各种相关技术应用有二十年的实际经验。

紧密关注跟进港口物流行业的发展，与各大港口及主机厂建立了良好的合作关系。在多种港机设备上都能够看到永护智慧工业配套的润滑系统及抑尘系统：岸桥、轨道吊、卸船机、门机、皮带机、翻车机、堆取料机等…

永护的客户遍及国内多地及国外多国。主要合作的主机厂有：上海振华、华电重工、海西重机、南京港机、山东省港等。合作的港口码头有：高雄七柜码头、阿曼苏丹国塞拉莱港、巴西桑托斯港、巴拿马科龙港、上海港、唐山港、宁波港等。

公司始终坚持质量为本、服务至上的原则。多年来，公司追求可持续发展，通过了ISO体系认证，获得高新技术企业资质认定。产品系统在使用过程中获得客户的肯定，享有良好的口碑。

客户的信任和满意是永护前行的动力，永护愿与社会各界合作共赢，同创辉煌！

1 业务需求/挑战

1.1 非标项目管理复杂性带来的运营瓶颈​​

作为一家项目型公司，永护智慧工业的每个订单都具有独特的定制化要求。从客户需求对接、技术方案设计、物料采购、生产组装到现场安装调试，整个项目周期涉及多部门、多环节的复杂协作。在过去的管理模式下，各部门使用独立的Excel表格和纸质单据记录业务数据，形成了严重的数据孤岛现象。技术部门的设计方案无法实时同步给采购和生产部门，导致出现物料采购与实际需求不符的情况。采购部门需要手动比对技术清单进行物料核算，过程繁琐且容易出错。

1.2 现有信息化系统的局限性​​

在引入简道云之前，公司曾尝试使用多种信息化解决方案。使用某协同办公系统主要用于人事管理和简单的审批流程，但无法满足复杂的项目管理需求。公司也试用过其他同类型低代码平台，但这些平台在非标项目管理方面存在明显不足：功能模块相对固化，无法灵活适配公司特殊的业务流程；权限管理体系不够精细，难以实现部门间的数据隔离与共享；移动端功能有限，无法满足现场人员的操作需求。特别是对于生产管理和项目成本控制这类核心业务，现有系统都无法提供有效的解决方案。采购与库存管理脱节，物料库存情况无法实时更新，导致重复采购，严重或可出现缺料停工的情况。

1.3 管理层面临的决策与管控挑战​​

公司管理层在项目管理方面面临多重挑战。董事长需要实时掌握各个项目的成本情况和盈利能力，以便做出正确的战略决策。项目副总需要确保项目执行过程的规范性和可追溯性，能够及时发现问题并进行干预。各部门负责人则需要提升本部门的工作效率，优化资源配置，降低运营成本。但由于缺乏有效的信息化手段，管理层获取决策支持数据的周期长、效率低，无法在项目执行过程中进行及时的调整和优化。

2 解决方案

永护智慧工业于2023年3月开始接触简道云平台，经过详细的需求分析和方案论证，于当月正式决定引入简道云作为公司核心业务管理系统。项目实施采取分阶段推进策略，首先梳理和优化现有业务流程，然后基于简道云平台进行系统搭建和测试。

整个实施过程由公司内部员工主导，仅配备一名专职实施人员，在简道云技术团队的支持下，用时5个月完成了核心业务模块的上线工作。2023年8月，系统正式投入运行，覆盖销售、技术、生产、采购、仓储、财务等12个部门的核心业务流程。

项目实施过程中，团队重点解决了几个关键问题：首先是业务流程的标准化和优化，对原有的分散流程进行整合和重构；其次是数据迁移和系统集成，确保历史数据的完整性和连续性；最后是用户培训和推广，确保各部门员工能够熟练使用新系统。

永护智慧工业的简道云系统架构以项目全生命周期管理为主线，围绕非标项目特性进行深度定制。系统采用"项目编号"作为唯一标识符，贯穿售前、执行、售后全流程，实现各部门数据联动和业务协同。

每个新项目立项时自动生成唯一编号，所有后续业务操作都围绕这个编号展开。针对非标项目设计。技术部门通过"技术转化单"功能，将客户需求转化为可执行的工艺方案。系统内置标准化物料库和工艺模板，支持快速生成装配清单和BOM结构。

同时系统实现了采购、库存、物流一体化管理。采购部门根据技术清单生成采购计划，系统自动比对库存数据，避免重复采购。仓库管理采用扫码出入库，数据实时更新。物流管理则整合了运费核算和运输跟踪功能，确保项目物资准时交付。

对于生产业务采用工单驱动模式。生产任务通过系统派发给具体操作人员，明确标注质量要求和完成时限。施工人员通过钉钉移动端实时上报进度、上传现场照片，支持GPS定位和拍照水印功能，确保数据真实性。

​​财务成本管控模块实现业财一体化。所有业务操作自动触发财务动作，系统实时归集材料费、人工费、运输费等各项成本。

3典型应用场景

3.1 场景一：非标项目成本实时管控

在传统的管理模式下，项目成本核算往往要等到项目结束后才能完成，需要财务部门抽出很大一部分人力对海量数据进行手工汇总核算。这个过程通常需要一周甚至更长时间，效率很低并且准确率不尽如人意。

通过简道云系统，所有与项目相关的成本数据都可以实时采集和汇总。采购部门的采购订单、仓储部门的物料出入库、施工部门的人工费用、物流部门的运输费用等，都会通过系统自动记录并关联到相应的项目。财务部门可以随时查看各个项目的成本构成和盈亏情况，无需等待月末结账。

系统还实现了独特的双口径成本核算机制。采购口径基于采购订单金额计算成本，仓库口径基于实际物料出库价值计算成本。系统会自动对两种口径的成本数据进行比对，当偏差超过预设阈值时，会自动发出预警信息，提醒相关人员进行检查和调整。

这种实时成本管控机制极大地提高了项目管理的精细化程度。项目经理可以随时了解项目的成本状况，及时发现和解决成本超支问题。管理层可以基于准确的成本数据做出决策，避免项目亏损风险。财务部门也从繁琐的手工核算工作中解放出来，可以专注于数据分析和决策支持。

3.2 场景二：技术转化与生产防错场景

非标项目的技术管理一直是永护智慧工业的难点问题。每个项目都需要根据客户的具体要求进行技术方案设计，涉及大量的技术参数、物料清单和工艺要求。在过去，技术部门使用CAD图纸和Excel表格来记录技术信息，通过邮件或共享文件夹的方式传递给其他部门。这种方式不仅效率低下，而且容易发生版本混乱和信息错误。

简道云系统可自定义实现完整的技术管理功能。技术部门可以在系统中创建标准化的技术模板，包含常用的技术参数、物料规格和工艺要求。针对每个具体项目，技术人员基于模板进行定制化设计，生成项目专用的技术文件数据。各环节的业务部分在各自的权限范围内可共享查询相关技术资料。

特别设计了“生产防错机制”，技术部门完成方案设计后，系统会自动生成装配清单，明确列出生产过程中需要使用的所有物料及其规格要求。生产人员领料时，系统会通过条码扫描进行物料校验，确保领用的物料符合技术要求。如果尝试领用不在装配清单中的物料，系统会自动拒绝并发出警告。

这种技术转化和防错机制极大地提高了生产过程的准确性和效率。技术部门的设计意图能够准确传达给生产部门，避免了因信息不对称导致的错误。生产部门基于准确的技术信息进行生产准备，减少了返工和浪费。质量部门也可以基于系统记录进行全过程质量追踪，确保产品质量符合要求。

3.3 多部门流程协同场景

跨部门协作是项目型企业的核心挑战。永护智慧工业的每个项目都涉及销售、技术、生产、采购、财务等多个部门的协作，需要频繁的信息传递和流程交接。在过去，这些协作主要依靠邮件、电话和面对面沟通，流程不透明，效率低下，而且难以追踪。

在简道云构建了统一的协同工作平台。所有业务流程都在系统中进行设计和优化，确保流程的规范性和一致性。系统支持流程节点的自定义配置，可以根据业务需要设置不同的审批规则和处理方式。每个流程节点都设有明确的责任人和时间要求，确保流程的及时推进。

简道云与钉钉的深度集成，所有流程提醒和待办事项都会通过钉钉实时推送给相关人员。员工可以在钉钉上直接处理审批事项，无需登录PC系统。领导出差时也可以通过移动端进行审批，确保流程不会因人员外出而停滞。

系统还提供了完善的流程监控和分析功能。管理层可以实时查看各个流程的执行情况和效率指标，及时发现和解决流程瓶颈。系统会记录每个流程的详细操作日志，支持流程追溯和审计。员工可以通过系统查看流程历史，了解项目进展情况。

这种流程协同机制显著提高了企业的运营效率。流程执行时间从原来的平均3天缩短到2小时以内，流程透明度达到100%。员工从繁琐的流程追促工作中解放出来，可以专注于价值创造。管理层基于流程数据持续优化业务流程，提升组织效能。

4 总结与展望

永护智慧工业的简道云应用实践为同类项目型制造企业提供了有价值的参考。事实证明，通过合适的低代码平台和科学的实施方法，中小型制造企业也能够实现高效的数字化转型升级。项目展示了非标项目管理的最佳实践，特别是在技术管理、成本控制、流程协同等方面的创新做法，为行业提供了可借鉴的解决方案。最重要的是，永护智慧工业的成功证明了数字化转型升级不仅是技术问题，更是管理问题和组织问题。企业需要从战略高度认识数字化的重要性，注重业务流程优化和组织能力建设，才能确保数字化项目的成功实施和持续价值创造。

永护智慧工业的下一步重点是CRM模块的深度应用，他们计划将售前客户管理和商机跟踪纳入系统管理，实现从线索到回款的全流程闭环管理。通过客户数据分析和销售预测，提升销售效率和客户满意度。动应用和物联网技术将得到加强。计划开发更多的移动应用场景，支持现场人员的各种操作需求。