几个人的旅行社，做出一套能带同行的业财平台：宁夏悦途的零代码范本

企业简介

宁夏悦途旅游服务有限公司是一家扎根宁夏本地、专注沙漠私家团与定制游的创新型旅行社。与传统以拼团、大团为主的旅行社不同，宁夏悦途深耕“私家团+定制团”赛道，围绕腾格里沙漠星空露营、、特色营地住宿等产品，打造“一团一方案、一单一复盘”的服务模式。

企业业务形态复杂：一端连接携程、美团等线上平台和大量直客渠道，一端连接车队、酒店、营地、民宿、导游等众多供应商，中间还要与多家地接社、组团社实现长期合作结算。虽然团队规模不大，但业务链条长、合作方多、结算模式多样，典型“麻雀虽小，五脏俱全”。

在数字化建设方面，宁夏悦途选择不依赖传统旅游业套装系统，而是通过简道云自建适配自身业务的订单管理与财务结算系统，实现从订单录入、资源预定、成本利润核算，到供应商结算、内部分润、业绩看板的全流程在线化、可视化。

1 业务需求/挑战

1.1 业务链条长、协同方多，Excel已经“撑不住了”

作为旅行社，宁夏悦途一笔订单往往要同时牵扯两部分人员，即要内部信息互通，又要妥善协调外部车队、酒店、营地、餐厅、导游、保险公司、合作社（组团社/同业）等。每个订单又包含： 多天行程、多段接送线路；多种资源（车、房、餐、门票、营地项目等）；不同结算方式（现付、代收、平台代扣、不同行程天的分日结算等）。原来主要靠Excel + 微信群的方式记录并处理业务，导致订单信息分散在不同表格、不同人电脑中，无法“一眼看全”，资源预订靠手工沟通 + 电话确认，极易误差、漏单，高峰期时，靠人脑和纸质记录去判断“今天有多少客人、需要多少车和房”非常吃力。

基于当时问题，业务负责人伍哥有一个很朴素但又极难实现的需求：“我就想用一个‘表格’把整个业务线连起来，所有订单、资源、结算都串在一起，一看就明白。”

1.2 订单类型丰富、价格高度非标，通用旅游系统不适用

宁夏悦途以私家团、定制团为主其业务具有如下特色： 一团一报价，价格随人数、日期、资源组合灵活变化；很多产品是为客户量身设计的“专属线路”，并非标准化打包产品；同时还要兼顾美团、携程等平台订单及同行/组团社订单。

在这样的背景下，宁夏悦途也调研了市场上其他垂类标品软件，但很快发掘到通用旅游系统存在的线路、报价模型以“标准团/拼团”为中心，定制灵活度不够，且无法自定义字段、业务规则难以完全落地，强行适配反而增加工作量等典型问题。因此，业务负责人洞悉了宁夏悦途需要的是一套“高度可配置、能适应定制业务”的系统，而不是“买一个成品软件再去迁就”。

1.3 财务结算极其复杂，人工核算耗时耗力，容易出错

在结算层面，主要有三大难点：1、对供应商结算存在同一客人、同一订单中的资源会拆分到不同供应商：车队、酒店、营地、餐厅等，有的资源按底价结算，有的按人头或房晚，有的按套餐，有的还有保底或控房机制，同时部分资源存在“空房/控房”，“公共库存+专属库存”要分别管理。2、对同行/组团社结算会有不同合作社有不同的结算模式和返点规则例如有的按客单价、有的按毛利、有的是阶梯折扣。3、内部员工分润/业绩核算的计算上，员工收入高度与业绩挂钩，但既要公平激励，又要防止“自己算自己绩效”并且需要按订单维度、人员维度统计业绩（出行人数、批次、利润等）并与提成规则挂钩。

如果完全靠人工，则每月结算期需要大量时间对账、核算、反复确认一旦任何一处计算公式或数据录入出错，都可能引发连锁错误甚至纠纷。

1.4 高峰期运营压力大，需要实时视图支持决策与客服

宁夏旅游旺季集中，订单在短时间内大量涌入，容易出现资源紧张时无法提前预判，车、房、餐准备不足或过量以及客人入园高峰时排队时间长，需要客服实时掌握“到了没、进园没、大概要等多久”等问题，业务侧更希望“一眼看出今天/明天有多少团、多少人、有哪些关键资源压力点”。这意味着系统不能只是“记账和存档”，而必须成为“实时运营指挥台”以及客服与现场执行的协同工具。

1.5 公司小、预算有限，需要“自己能搭，灵活可改”

宁夏悦途团队不大，但业务复杂。负责人希望不用大投入请外部实施团队及时内部只有一个对业务最熟的人，也能用低门槛工具自主搭建，并且随着业务迭代，自己能快速调整字段、流程、规则，使得系统跟着业务走。

这一系列痛点直接指向了“零代码/低代码平台”的选型需求——功能要强，又要足够易上手。

2 解决方案

基于简道云自建一套“旅行社业财一体化平台”

整体思路：以“订单”为主线，将客人、资源、供应商、财务、业绩全部串起来，用一个平台完成从接单、执行到结算的全流程闭环。

其核心架构大致包括三层：

1）业务主线->订单与行程管理:旅行社版订单主表、线路研发与报价表、客户信息管理表。

2）资源与结算->拆单、财务核算与供应商结算：资源预定子表+智能拆分、财务结算总表（按供应商维度拆分汇总）、酒店/营地库存与控房管理、用餐统计与营地备餐视图。

3）管理决策->业绩、分润与运营看板：员工业绩看板（订单数、出行人数、批次数、利润）、行中监督记录（客户到达/入园情况）、内部分润模式配置（按客单/按利润等）。

在技术实现上，宁夏悦途充分利用简道云的表单+流程：实现各角色的录入、审核和流转、关联子表：将订单与多资源、多供应商、多行程天数进行结构化关联、智能助手：实现子表拆分、数据反写、自动排序、库存计算等逻辑、仪表盘：构建多维度运营与财务视图、字段权限与角色权限：实现业务与财务分离、外部合作方的局部开放等功能，充分发挥产品能力，制定了完全符合功能的业务系统。

基于当时业务情况，搭建过程大致经历三个阶段：

第一阶段搭建核心订单系统雏形，实现了从接单录入、资源录入，到简单利润测算、供应商结算的基本闭环。

第二阶段逐步补齐“真实业务场景”，加入线路研发与报价打印、接送线路规划、行中监督、客户信息沉淀、酒店控房等功能并尝试使用智能助手进行资源拆分与数据同步。

第三阶段（进行中）预期实现业财彻底分离与精细化分润，现阶段计划将成本核算从业务侧剥离，集中到财务视角，并设计员工阶梯分润、合作社阶梯返点模型，后续也考虑引入部分合作方进系统共同对账。

3典型应用场景

3.1 场景一：一张订单打通“客人-资源-利润-结算”的全链路管理

该场景下痛点主要包含以下三点：

1、订单信息分散：客户信息、行程安排、资源预定、付款方式等散落在多个表格和聊天记录中。

2、成本利润“不透明”：业务人员无法在报价和下单时实时看到成本与利润，容易报错价或亏本接单。

3、后续结算不顺：同一订单涉及多个供应商，手工拆单、统计、核对工作量大。

综合前述业务场景与痛点，宁夏悦途基于简道云搭建了“旅行社版订单主表”，作为全公司的唯一业务入口。不同角色统一从这一入口录单，录入内容包括：客户来源、下单平台（如美团、携程、个人微信等）、客户姓名、联系方式、出行人数、出行日期、行程天数，以及线路信息（线路天数可通过关联线路基础表自动带出）等基础信息。

在订单主表下方，配置了“资源预定子表”，将车队、酒店、营地、用餐、娱乐项目等各类资源，全部以子表形式挂接在订单名下。每条资源记录都包含供应商、资源类型、使用日期、数量、结算方式等关键字段。业务人员在录入订单时，仅需选择资源及数量，系统即可自动带出对应成本。

同时，在订单表中直接集成了成本与利润测算逻辑。系统会在“成本利润”标签页中自动汇总所有子资源成本，计算订单总成本，并结合实际收款金额，自动生成毛利金额和毛利率，为业务和管理层提供实时的利润呈现。

当订单数据录入到系统后，借助智能助手能力，系统会按提前预设维度拆分并生成对应的结算记录。随后，这些结算数据再经过加工汇总，能够在仪表盘中按“供应商+日期”等维度进行快速查询和分析，帮助财务与经营团队及时掌握资金往来和结算进度。

场景价值：

通过简道云，宁夏悦途把原来“至少三四个表+聊天记录”的信息集中到一张主表，所有人围绕同一订单界面协作。业务人员在下单时就能实时看到成本底线、利润以及毛利空间，避免低价成交和算错账。供应商结算也从“逐单手算+对Excel”变为“系统按供应商自动聚合”，显著提升了结算效率，高峰期对账周期由原来几天缩短到1天内可完成主干核算，也近而减少漏结、重结情况，提高合作伙伴信任度。

3.2 场景二：线路研发与“所见即所得”报价单打印

该场景下痛点主要包含以下三点：

1、私家团/定制团需求多样，销售需要频繁与客户沟通方案和价格。

2、传统做法中，行程方案和报价要在Word或Excel里反复复制粘贴，效率低、易出错。

3、客人希望看到清晰的“每天去哪儿、包含什么、多少钱”的行程单。

综合上述痛点，在对产品的探究中，将线路名称、出行人数、计划日期、天数、每天的行程说明（可选接送、自驾等模式）等内容记录到线路研发表，并将关联资源（车、房、餐、项目）与对应成本、外卖价（对客价）进行联动，实现了“沟通方案内容”标准化。后续系统完善过程中通过打印模板根据是否含接送等客户不同的需求，设计不同样式，生成“可直接发给客户的行程报价单”。

另外宁夏悦途结合日常沟通习惯，基于简道云能力做了“一键复制”功能，快捷的将报价等信息发送到微信等平台上。

如下图所示：在订单表中设计“复制区”，通过字段拼接将关键信息例如：（出行日期、人数、线路概要、包含的资源、价格说明）组合成一段易读文字，销售可直接复制到微信发送给客户确认，无需重复编辑。

场景价值：

行程方案从传统“散落的聊天记录+Word文档”变成“可追溯、可复用的线路库”，常见线路报价从10–20分钟手工编辑，缩短到几分钟内完成（选资源+生成打印），并可一键生成报价单，提升沟通效率。对于客人来讲，看到的是结构清晰、专业的行程与报价，提升专业感和成交率，后续随着简道云能力的迭代，逐步会实现在此基础上实现叠加图文说明、景点介绍及AI辅助生成文案等功能，做出更具营销力的行程单。

3.3 场景三：酒店/营地库存与“空房+余量”智能查询

该场景下痛点主要包含以下三点：

1、营地和酒店管理人员信息化程度参差不齐，依赖纸质登记，容易出错。

2、宁夏悦途既使用“公共库存”，又有与部分旅行社/合作方之间的“控房”协议。

3、高峰期需要快速判断某日某房型是否还有房、能否接单。

针对上述痛点问题，宁夏悦途专门为酒店/营地搭建专用订单与库存管理表，在订单表中记录合作方、房型入住时间、渠道等，并且在库存表中记录并维护每个房型的总房量、控房量、公共库存等关键字段。而后通过聚合表+智能助手做“日期+房型”维度的余量查询。当进行房间预定时可以选择入住日期与房型后，通过聚合表实时查询公共库存剩余量和针对特定旅行社的控房剩余量。并且可以添加设置数据校验规则使得余量不足时，控制无法提交订单并给出明确的文字提醒。除此之外简道云也可为营地餐厅提供用餐统计视图，例如从旅行社订单或营地订单中自动汇总用餐人数、日期、套餐类型以供餐厅备餐参考，避免准备不足或浪费。

场景价值：

通过简道云将原本极易混乱的“公共库存+控房库存”用系统逻辑梳理清晰，一线员工在录单环节就能知道“今天这个房型还有没有”，减少后续反复确认和临时调度，高峰期库存管理也更有底气，减轻营地/酒店和旅行社之间的扯皮与误会。

3.4 场景四：业绩看板与未来的阶梯分润模型（规划中）

该场景下痛点主要包含以下三点：

1、旅行社本质上是销售型组织，员工收入高度依赖业绩。

2、目前仅实现“按固定比例分润”的方案，不能体现多劳多得、阶梯激励。

3、需要在“公平、透明”与“防止员工自己算自己绩效”之间找到平衡。

现阶段的应用设计上主要以个人业绩决策中心为主，基于订单主表与结算表，按照“谁的订单，就归谁的业绩”来根据出行人数、出行批次、成交订单数等进行统计，并通过权限控制来实现每位员工打开看板，只能看到自己的业绩数据，而管理层可查看全员业绩对比。

后续公司也计划在此基础上继续拓展业财分离+阶梯分润以及对外合作社的阶梯返点，并逐步规划将部分合作社关键对接人以“外部账号”方式加入系统，并开放其可查看自己相关订单与结算情况，自主发起对账申请。

场景价值：

现阶段已实现的业绩看板，让员工对自己的业绩情况“心里有数”，提升积极性。后续规划中的阶梯分润，将把“算工资”从繁琐的Excel操作转变为“自动核算”，另外对外合作社的透明对账，有助于更长期稳定的合作关系。

4 总结与展望

使用简道云两年多以来，宁夏悦途基本完成了从“纸质+Excel+微信群”向“业财一体化在线平台”的过渡，用一套自建系统承载了订单、行程、资源、结算、业绩等核心业务， 让复杂的旅行社业务第一次真正“看得见全貌、算得清明白”。在实践中，宁夏悦途也逐步形成了一些实用经验，感受到零代码平台的价值在于“业务熟的人能自己搭”，不必等IT，与其追求一开始“大而全”，不如先把最核心的业务跑通，再迭代细节。

对宁夏悦途而言，这套基于简道云自建的系统，不仅仅是一个管理工具，更是一套可以伴随企业成长、持续迭代的“数字化底座”。在旅游业日益激烈的竞争中，它帮助这家并不算大的旅行社，在“专业化、精细化、数字化”方向上，迈出了一步很重要的升级。