连锁餐饮企业借简道云搭建全链路系统，最高年省30万提效超60%

企业简介

海天牧场连锁餐饮品牌，是一家烧烤、涮为一体的综合性自助餐厅，创立于 2015 年，总部位于宁夏银川，门店分布在宁夏银川市、吴忠市；甘肃兰州市，采用自助餐模式运营，目前拥有 9家门店，员工总数约 300 余人。企业设有区域总仓（保鲜+冻库），统一负责大宗食材的采购入库和向门店调拨配送。

业务需求与挑战

在引入简道云之前，企业的信息化水平较低，多个业务环节依赖不同的工具和方式：库存管理使用文典系统（已使用两年），门店日清日结依靠 Excel 表格和纸质单据，付款审批和考勤使用钉钉，考勤记录为纸质手绘。系统之间数据互不打通，形成信息孤岛。

痛点 1：日清日结依赖纸质+Excel，流程繁琐

自助餐饮与点餐式餐饮不同，食材成本无法按进出库直接计算，而是需要通过每日盘点来倒推当日耗用——即"入库量 + 期初结存 - 期末结存 = 当日耗用"。此前的工作方式是：每个门店有 10-15 个档口，每个档口平均管理约 50 种食材。每晚收餐后，档口人员将食材逐一盘点，手写到纸质表格上。10 个档口的盘点单汇总到库管员处，库管员再逐条录入到 Excel 表格中，同时还要录入当日从库房调拨到档口的货品数据。经表格公式计算后，才能生成当日全店食材耗用金额。

业务影响：整个流程涉及"纸质记录→人工誊抄→表格加工"三个环节，耗时耗力且易出错。更关键的是，市场上找了多个系统均无法实现自助餐的"盘点倒推耗用"模式，成为一个长期未解决的痛点。

痛点 2：库存数据割裂，多系统数据难以汇总

采购入库和库房库存在文典系统中管理，门店库存和档口盘点在 Excel 表格中管理，两者互不打通。库房的库存和门店的库存是两个独立的数据池。

业务影响：查看一个单品的全链路库存时，需要分别从文典系统和 Excel 表格中汇总多个门店的数据，操作繁琐。此外，文典系统被客户描述为"类似于单机版"，功能有限，缺乏数据联动能力。

痛点 3：付款审批与入库信息割裂

使用文典系统时，采购入库后将入库单打印出来，再到钉钉中发起付款审批。财务审核时面临两难：去文典系统中核对入库数据流程复杂，不去核对又担心数据有误。

业务影响：审批效率低，信息核对成本高，存在数据差错风险。

痛点 4：人事管理粗放，工资核算耗时长

此前考勤由门店手工绘制纸质考勤表，每月汇总到总部。员工档案管理薄弱，连基本的身份证、工资卡等基础信息都未系统化记录。餐饮行业人员流动性大，每月每家店有 3-5 人的人员变动，信息对接依赖后勤部门与门店之间反复沟通。工资核算方面，约 1.5 人需要 5 天左右才能完成 300 多人的工资表，通常在每月 10-15 号才能出表。

业务影响：工资核算周期长，人员基础信息缺失，难以支撑人员结构分析和离职率等管理决策。

痛点 5：管理环节碎片化，经营分析数据获取困难

此前的工作环节分散在文典、Excel、纸质表格、钉钉等多个工具中，有线上有线下，数据碎片化严重。做经营分析报告时，调取某个食材的耗用量、耗用金额等数据需要跨多个系统汇总。

业务影响：经营分析效率低，管理层无法实时掌握门店经营状况。

解决方案

2025年4月，海天牧场上线简道云，逐步将除收银系统之外的所有后端管理环节统一到简道云平台，实现了从采购入库、库存调拨、门店盘点、成本核算、工资薪酬到费用报销的全链路数字化管理。依托团队Excel使用经验与简道云低代码的灵活配置能力，围绕“核心痛点优先落地、数据逐步打通、全链路闭环”的思路搭建一体化管理矩阵，整体落地分为三个通用阶段，可根据企业业务特性灵活调整：

1、高频痛点线上化阶段：优先将盘点、人员信息管理、薪资核算等痛点最突出的高频场景搬至线上，使用简道云流程表单实现数据线上收集，替代原有纸质单据和人工统计，快速让一线员工感受到数字化便利，降低落地阻力。

2、数据打通与聚合阶段：通过简道云数据工厂、聚合表功能，将盘点、考勤、能耗、供应链出入库等多表单数据打通整合，自动计算日经营数据、食材耗用、人工成本等核心指标，完成多源数据的统一归集与自动加工。

3、全链路流程闭环阶段：搭建供应链出入库、供应商结算、付款报销等审批流程，实现业务全流程线上可追溯，同时配置库存阈值预警、自动核算规则等功能，实现从业务发生到数据沉淀、流程审批、结果输出的全链路数字化闭环。

典型应用场景

场景一：日清日结成本自动核算

痛点：传统模式下，门店每日盘点需手动填写纸质单据，库管汇总后誊录到Excel再通过公式核算成本，单店盘点需1小时以上，全流程耗时久、易出现誊录错误，且库存与成本数据分属不同系统，日利润核算需财务手动整理3-4小时，数据滞后且准确率低，无法及时掌握真实盈利情况。

解决方式：

通过简道云配置盘点流程表单，预先维护各门店、档口的货品信息，门店人员收餐后直接在手机端录入食材结存数量，系统自动关联当日调拨入库、期初结存数据，匹配自助餐饮倒推耗用的核算逻辑，通过加权平均规则自动计算食材单价与耗用成本。同时搭建多类流程表单分别收集费用摊销、能耗抄表、薪酬等多维度成本数据，借助19个数据工厂流程完成数据清洗、关联、汇总，自动匹配到对应日期生成日利润表。针对移动端操作问题，通过调整字段列顺序、固定核心列优化体验，盘点数据提交后实时同步至后台。

场景价值：

单店盘点时间从1小时缩短至15分钟，盘点准确率提升至100%，库存损耗发现时效性从次日提升至当日，每月食材浪费减少约20%。日利润表从原先人工核算4小时变为系统自动实时生成，数据准确率达99%以上，每月可节省财务核算工时80小时以上，管理者闭店后即可查看当日利润情况，经营决策效率大幅提升。其中一家自助餐饮企业依托统一库存管理能力，8 家门店减少 5 名库管员，剩余 3 名人员转入供应链部门集中操作，年节省人工成本约25万元。

场景二：多场景薪资自动核算

痛点：

餐饮行业人员构成复杂，正式员工按月考勤算薪，涉及工龄工资、营业额奖金、正负激励等加减项；临时工按天结算、离职人员需即时结算、还有上月漏考补发等特殊场景，传统手动核算模式下，300余人规模的企业薪资核算需1.5名工作人员耗时5天，每月10-15号才能完成核算，错发率达5%，员工核对与财务复盘难度高，还存在重复发薪的损失风险。

解决方式：

通过简道云搭建入职登记流程，新员工扫码填写基础信息、身份证、工资卡等资料，提交后由门店负责人填写岗位、底薪、奖金规则等薪资参数，人事审核后自动生成员工电子档案。搭建每日考勤表单、线上支出审批单、激励单等，分别收集员工出勤、临时工/离职人员结算、奖惩等信息，通过数据工厂关联各表单数据，自动计算底薪、工龄工资、营业额奖金（如当日营业额高于5万，当日出勤员工每人自动增加30元奖金）、奖惩金额，自动汇总生成月度薪酬。少发补发、离职即时结算等特殊场景通过线上支出审批单单独走账，系统自动标注避免重复核算。

场景价值：

薪资核算效率提升70%，原先5个工作日的核算工作现在2个工作日即可完成，300余人规模的企业次月2号即可完成全公司工资核算，单店工资表一键生成仅需1分钟，工资错发率从5%降至0，每年可减少错发损失约2万元。同时建立了完整的员工电子档案，可自动统计人员年龄结构、离职率等人力指标，为人力优化提供数据支撑，员工薪酬发放满意度大幅提升。场景三：供应链与供应商结算管理

痛点：

传统供应链管理依赖线下单据和微信沟通，总仓入库、门店调拨数据更新不及时，经常出现门店叫货但总仓无货的情况；供应商结算时需人工核对近一个月的所有入库单据，手动扣减预付款，一次结算至少需要2天，易出现单据遗漏、金额算错的问题，每年因结算错误产生额外支出。

解决方式：

在简道云中搭建供应链管理模块，支持总仓采购入库、门店调拨申请、总仓出库全流程线上操作，维护货品大小单位与换算比例，适配采购按大单位、门店盘点按小单位的需求。结算环节系统自动抓取对应结算周期内的所有入库单，结合供应商结算类型（月结/现结）筛选单据，自动汇总成本金额，扣减对应预付款后一键生成采购付款单进入审批流程，采购退货通过负入库单实现，自动冲减结算金额。付款审批、费用报销流程全部迁移至简道云，直接关联对应入库单、库存数据，审核时可直接查看业务原始数据，无需跨系统核对。

场景价值：

库存数据准确率提升至98%，门店叫货响应时间从4小时缩短至1小时，供应商结算时间从2天缩短至4小时，结算错误率降至0，每年因结算错误减少额外支出约10万元。付款审核效率提升60%以上，数据全程可追溯，避免了单据与业务数据不匹配的风险，所有支出数据统一沉淀，可直接按部门、场景统计费用支出情况，为费用管控提供数据支撑。场景四：自动经营报表生成

痛点：

原先经营数据分散在不同系统和线下文档中，客流、收入在收银系统，成本、能耗在线下表格，财务每日跨系统收集数据核算日利润至少需要3天，管理层无法实时查看核心经营指标，也无法快速对比预算与实际差异，经营问题发现滞后，调整不及时。

解决方式：

通过简道云数据工厂整合多源数据，收银系统数据定期同步至简道云，员工每日录入能耗抄表数据，系统自动根据后台维护的水电气单价计算能耗成本，房租、物业费、装修摊销等固定成本预先维护后按日自动分摊，人工成本根据每日考勤数据和底薪标准自动估算，同时导入预算数据，系统自动生成日利润表，展示客流、收入、食材成本、毛利率、预算与实际对比等核心指标。

场景价值：

日经营报表出具时间从3天缩短至次日凌晨自动生成，管理层每日早上即可查看前一日全部门店经营情况，经营问题发现时间平均提前2天，预算达成偏差率降低15%，每月财务收集整理经营数据的时间减少约40小时。

总结与展望

1.使用总结

目前通过简道云搭建的一体化管理系统，实现了核心业务场景的线上化、自动化覆盖，最高年节省人工、核算等相关成本约30万元，核心业务流程整体效率提升60%，彻底解决了传统模式下数据不准确、流程不规范、决策滞后的痛点。

项目落地过程中有两条通用经验：一是优先从业务痛点最突出的高频场景切入，先让一线员工感受到数字化便利，再逐步扩展其他场景，避免一开始追求大而全导致落地阻力大；二是简道云的公式、数据联动逻辑与Excel高度相似，有表格使用基础的业务人员即可快速上手配置，无需复杂代码开发，即可快速适配餐饮行业个性化业务需求，落地效率更高。

2.未来展望

后续将结合自身业务特性持续深化数字化建设：

一是打通前端收银系统，实现收入、客流数据自动同步，无需手动录入，进一步实现从前端营收、供应链到成本、费控、人事的全链路数据自动流转；

二是落地效期管理功能，针对生鲜食材在入库时录入批次、有效期，打印批次条码，通过手机扫码实现出入库批次识别，按照先进先出原则调度库存，进一步降低食材过期损耗；

三是基于沉淀的业务数据搭建经营分析看板，通过数据辅助门店扩张、菜品优化、成本管控等决策，为后续规模化发展提供数字化能力支撑。