善容通风：数据驱动精准决策与管理战略持续升级

1.企业简介

厦门善容环保科技有限公司成立于2019年，总部位于福建厦门，是一家集实业、贸易、投资为一体的综合型集团。公司专注于暖通行业通风管道和安装配件的集中机械化、自动标准化生产，致力于提高产品质量标准并降低制作安装成本，是集生产、销售、安装服务为一体的综合型制造加工企业。 历经五年发展，善容集团打造出一支高效的研发、生产、销售和管理团队，已成为福建省内一线方案提供商、国内行业标杆企业。公司以"砥砺创新、严责务实、合作共赢"为价值观，以"臻匠缔造，专注挚诚"为企业精神，始终将用户作为企业发展的第一目标。

2. 业务需求与挑战

跨部门协调流程不顺畅。企业主营产品是非标定制件，传统业务操作流程导致主营业务流程冗长、协作复杂，缺乏合适的工具将线索获取、客户签约、下单算量、生产计划、派工报工、入库出库等全流程串联起来，各部门信息孤岛现象严重。

工程下单报价繁琐易错。行业工程算量方式复杂且无法统一标准，对账时人工工作量居高不下，工序拆分依赖人工技术拆解容易出错，缺乏一套可控的体系进行管控监管，导致报价效率低、准确性差。

仓库管理效率低下，产品出入库易出错。非标产品属性导致库存难以管控，产品出入库无法有效限制监管，传统模式需要手工记录，容易出现错记、漏记，且无法追溯产品的生产源头和工地使用场景。

业财一体化无法闭环。传统工作模式下各部门各自维护一套Excel账，无法形成业务和财务数据的融合，对账困难，应收应付统计混乱，手工账统计工作量大且容易出错。

传统薪酬体系瓶颈突出，管理成本高昂。传统计时薪酬体系容易造成窝工，生产效率不高，人工成本居高不下，缺乏有效的激励机制来提升员工积极性和产能产量。

3. 解决方案

厦门善容总经理从事暖通通风行业近二十年，深刻洞悉行业的运行规律和本质，梳理出一套行之有效的、以各业务模块标准化为核心运行逻辑的管理方案。通过简道云平台自主从零起步，构建了覆盖全业务的管理系统矩阵。 整体架构设计： 系统涵盖九大业务模块、五大业务流程： 九大业务模块：产品管理、线索和商机管理、客户管理、销售管理、生产管理、物流管理、采购管理、库存管理、人事管理、薪酬绩效管理、固定资产管理、企业可视化经营数据分析、财务管理。 五大业务流程：客户意向→客户签约成交建档→客户批次下单算量报价→确认下单生产→生产计划→生产派工→生产报工→生产入库→销售出库的完整业务流转。

目前系统已完成从"功能驱动"向"逻辑自动化"的2.0版本迭代，管理效率大幅提升，运营规范水平处于行业领先水平。

实施路径

1. 第一阶段：基础规范建设。通过企业微信集成，梳理组织架构和岗位职责，建立统一的内部通讯工具和业务流程规范。

2. 第二阶段：核心业务数字化。构建产品管理、客户管理、销售管理等核心模块，实现业务流程的线上化和标准化。

3. 第三阶段：生产与供应链优化。深化生产管理、库存管理、采购管理等模块，实现自动扣料、一物一码、扫码出入库等精细化管理。

4. 第四阶段：业财一体化与绩效管控。打通财务模块，建立绩效考核体系，实现数据驱动的精准决策和成本控制。

4. 典型应用场景

4.1场景一：非标算量自动化与精准报价，报价效率提升80%

问题背景：

通风管道行业的产品具有高度非标特性，风管有圆形、方形等多种样式，尺寸规格千变万化。传统的算量方式依赖技术人员使用Excel表格设置函数或手动计算，内置公式多达上百种，且不同城市、不同客户可能有自己的标准公式。这种方式不仅效率低下，而且极易出错，经常出现数据搞错、算量不准的情况。更严重的是，报价不准确导致要么报价过高失去客户，要么报价过低造成亏损。

解决过程：

· 公式内置化：通过简道云系统植入近200种工程算量方法，将国家标准公式和企业自定义公式全部内置到系统中。系统根据不同的风管样式（圆形、方形、异形等）自动识别并调用对应的计算公式。

· 参数化输入：技术人员只需根据客户提供的底单（可能是手绘图纸、Excel表格或文字描述），在系统中选择对应的产品样式，输入关键参数（如尺寸、长度等），系统即可自动计算出风管的表面积。

· 自动报价：系统根据项目建档时设定的单价，结合自动计算出的面积，自动生成报价金额。报价单可一键生成并推送至企业微信群，客户在线确认后即可进入下一环节。

· 工序自动拆分：报价单生成后，系统通过数据工厂自动将订单拆解为具体的加工工序（如法兰制作、管件切割、激光切割、铺贴、龙骨加工等），形成详细的生产工单，替代了原来需要技术员人工拆单的繁琐工作。

· 成本利润管控：针对风机、风阀等复杂产品，系统通过BOM表自动核算材料成本、人工成本和管理成本，结合预设的利润系数，实现精准报价。业务员可以清楚知道每个产品的利润点数，灵活调整浮动空间，避免盲目降价导致亏损。

价值成果：

· 报价准确率提升至95%以上，报价时间从原来的2-3小时缩短至20分钟，效率提升80%

· 彻底解决了人工算量易出错的问题，避免了因算量错误导致的经济损失

· 实现了报价与生产的无缝衔接，工序拆分自动化，技术转化效率提升60%

· 精准的成本核算让企业在激烈的市场竞争中保持合理的利润空间

4.2场景二：一物一码全程追溯，出入库错误率降低至1%以下

问题背景：

通风管道产品体积大、规格多，一个项目可能涉及成百上千节不同尺寸的风管。传统管理模式下，风管生产完成后堆放在仓库，仅靠手写大头笔在风管上标注项目名称，连规格都懒得写。拉到工地后，安装工人需要拿尺子一节节测量尺寸，像拼积木一样寻找对应位置，效率极低且容易出错。经常发生发错货的情况——这个项目的风管被拉到那个项目，或者同一项目中不同规格的风管混淆，导致现场管理混乱，客户投诉不断。

解决过程：

· 智能标签生成：系统通过智能助手自动生成包含完整信息的生产标签，包括：生产编号、产品名称、产品规格（样式+尺寸，如1250×800mm）、安装位置、所属项目等关键信息。每一节风管都有唯一的身份标识，真正实现"一物一码"。

· 标签粘贴规范：班组长在完成每节风管的生产后，立即贴上对应的标签。标签上的信息清晰明了，无需再用手写标注。

· 扫码出入库：成品入库时，仓管员扫描标签二维码，系统自动记录入库信息；发货出库时，装车组根据销售订单指令找到对应订单号的风管，扫码出库，扫多少节算多少节。系统自动统计订单数量（节数）和销售数量（平方米），因为结算按面积计算，但发货按节数清点。

· 物流交付闭环：司机端也绑定到系统中，装车后司机确认装车位置，到达工地后上传卸货照片和签收单，形成完整的交付证据链。这不仅提高了物流效率，也为后续可能的纠纷提供了法律依据。

· 全程追溯查询：通过标签上的生产编号，可以随时追溯这节风管的生产源头（哪个班组、何时生产）、流向（发到哪个项目、哪个安装位置），实现了从生产到交付的全程可视化管理。

价值成果：

· 出入库错误率从原来的10%以上降低至1%以下，几乎杜绝了发错货的情况

· 工地安装效率提升50%，工人无需再拿尺子测量，直接根据标签信息安装

· 库存盘点效率提升60%，扫码即可完成盘点，无需人工逐一核对

· 成功追溯产品的生产源头和工地使用场景，客户满意度显著提升

· 物流交付有据可查，避免了工程行业常见的交付扯皮问题

4.3场景三：信用额度智能管控，垫资风险有效控制

问题背景：通风管道行业属于工程项目类业务，普遍存在垫资现象。传统模式下，销售人员在签合同时会口头约定客户的月结额度（如20万、50万或100万），但由于缺乏系统化的管控手段，实际执行中经常出现超额度发货的情况。销售人员无法实时掌握已下单未回款的金额，财务人员也难以及时统计每个项目的应收情况，导致应收账款失控，资金压力巨大。

解决过程：

· 项目建档设定额度：在项目立项建档时，系统要求明确设定该项目的月结额度。这个额度基于客户的信用评级、历史合作情况和合同条款综合确定。

· 实时额度校验：系统后台自动计算每个项目的可用额度，计算公式为：可用额度 = 设定额度 - （已下单金额 - 已回款金额）。当销售人员创建新的销售订单时，系统自动校验当前订单金额是否超过可用额度。

· 超限自动拦截：如果当前订单金额大于可用额度，系统会自动拦截，无法提交订单。销售人员必须通过调额度申请流程，经老板或领导审批通过后，才能继续下单。

· 多维度应收管理：系统提供客户维度和项目维度两个层面的应收管理。客户维度关注整体应收情况，项目维度关注单个项目的待收款金额、待开票金额、已开票未收款、已收款等详细数据。

· 对账自动化：系统自动生成对账单，包括退货、出货明细，清晰展示每个项目的应收应付情况。财务人员可以实时监控应收账款状态，及时催收逾期款项。

价值成果：

· 有效控制了垫资风险，避免了因超额度发货导致的资金占用

· 应收账款管理规范化，逾期账款比例降低40%

· 销售人员对额度使用情况一目了然，避免了盲目接单

· 财务对账效率提升70%，从原来的3天缩短至半天

· 为企业提供了清晰的现金流预测依据，支持更科学的资金规划

4.4场景四：自动扣料与库存单位转化，库存管理精细化

问题背景：

通风管道生产使用的原材料主要是钢卷、角钢、不锈钢板等金属材料。这些材料的采购单位和库存单位不一致——采购时按吨或千克计价，但生产和扣料时按平方米或米计算。传统ERP系统无法处理这种单位转化，导致库存管理混乱。此外，由于钢卷是连续材料，一卷可能用于多个订单，传统的生产领料和退料模式不适用——不可能让工人领半卷或精确到多少平方。

解决过程：

· 库存单位自动转化：系统在采购入库环节内置算法，自动将采购单位（吨/千克）转化为库存单位（平方米/米）。例如，钢卷入库时输入重量和规格参数，系统自动计算出对应的平方米数，作为库存数量。

· 自动扣料机制：摒弃传统的生产领料和退料模式，采用自动扣料机制。系统根据BOM表计算出每个订单所需的物料数量，订单完成后自动从库存中扣除相应数量的材料。工人无需办理领料手续，直接使用仓库中的材料即可。

· 定期盘点校准：由于采用自动扣料，系统库存与实际库存可能存在偏差。企业每月或每季度进行一次全面盘点，根据实际情况调整系统库存，确保数据准确性。

· 库存实时监控：系统提供实时的库存统计数据，包括每种主材（钢卷、角钢、不锈钢板等）的当前库存量、可用量、在途量等。管理人员可以随时查看库存状况，合理安排采购计划。

· 库存预警机制：系统设置库存上下限预警，当某种材料库存低于安全库存时，自动提醒采购人员补货；当库存高于上限时，提醒控制采购，避免积压。

价值成果：

· 解决了采购单位与库存单位不一致的难题，库存数据准确率达到98%以上

· 简化了生产领退料流程，工人工作效率提升30%

· 库存周转率提升25%，减少了材料积压和资金占用

· 采购计划更加科学，避免了因缺料导致的生产延误或因过量采购造成的浪费

4.5场景五：计件薪酬自动核算，生产效率提升30%

问题背景：

传统计时薪酬体系下，工人按工作天数计算工资，容易导致"窝工"现象——工人出工不出力，生产效率低下。同时，管理层无法准确掌握每个班组的实际工作量，绩效考核缺乏数据支撑，人工成本居高不下。在房地产行业下行、利润空间压缩的背景下（从原来的30%-50%利润降至5%），成本控制成为企业生存的关键。

解决过程：

· 工单派工到班组：生产计划确认后，系统将加工工单自动派分到各个班组。每个工单明确标注工序类型、工作量（如风管面积）、完成时限等信息。

· 扫码报工：班组成员完成每道工序后，通过手机端扫描工单二维码进行报工。系统自动记录报工时间、报工人员、完成数量等数据。

· 工作量自动统计：系统通过数据工厂自动统计每个班组、每个工人的工作量。对于计时制，统计每日工作天数；对于计件制，统计完成的工序面积或数量。

· 计件工资自动核算：系统内置行业标准的计件单价数据库，根据每个班组完成的工作量自动计算应得工资。例如，法兰制作工序每平方米X元，管件切割工序每平方米Y元，系统自动累加得出总工资。

· 绩效看板可视化：系统生成多维度的绩效看板，包括产值看板、产能看板、完工率看板、计时vs计件对比等。

· 全员绩效考核：除了生产班组，系统还建立了覆盖销售、技术、采购、财务等全岗位的绩效考核体系。

价值成果：

· 生产效率提升30%，产能产量显著增长，彻底杜绝了窝工问题

· 人工成本降低20%，在利润空间压缩的行业背景下保持了竞争力

· 绩效考核有据可依，员工工作积极性大幅提升

· 管理层可以实时监控生产效率和成本，及时调整生产策略

· 为人均产能、班组效率等关键指标提供了量化数据，支持科学决策

4.6场景六：全流程可视化看板，数据驱动精准决策

问题背景：

传统管理模式下，企业管理层无法实时掌握经营状况，各项数据分散在各个部门的Excel表格中，统计滞后且不准确。销售不知道生产进度，生产不知道库存情况，财务不知道应收应付明细，决策缺乏数据支撑。

解决过程：

· 销售数据分析看板：报价单统计、销售订单统计、分工厂统计等。

· 生产进度看板：在产明细清单、待产明细清单、派工与报工统计图、完工率分析等。

· 库存统计看板：主材库存统计、库存周转分析、库存预警等。

· 采购数据分析看板：采购订单统计、供应商对账等。

· 财务数据分析看板：应收应付统计、工资统计、现金流分析等。

· 绩效数据分析看板：班组绩效、个人绩效、部门绩效等。

价值成果：

· 管理层可以实时掌握企业经营状况，决策响应速度提升50%

· 数据透明化，各部门协同效率提升40%

· 通过销售订单与出库对比，及时发现产能瓶颈或销售不足，调整经营策略

· 绩效考核数据化、可视化，提升了管理的公平性和透明度

· 为企业持续优化和迭代提供了数据基础

5. 总结与展望

5.1项目成果总结

从去年使用简道云以来，厦门善容实现了全业务链路的数字化转型：

· 管理效率大幅提升：跨部门协作流程打通，信息孤岛消除，决策响应速度提升50%。从销售报价到生产交付的全流程时间缩短40%，客户满意度显著提升。

· 运营成本显著降低：通过自动化算量、扫码出入库、自动薪酬核算等措施。人工成本降低20%，库存周转率提升25%，资金使用效率大幅提高。

· 数据驱动精准决策：企业可视化经营数据分析平台让管理层实时掌握经营状况，从"凭经验决策"转向"用数据说话"，决策科学性显著提升。

· 行业领先优势确立：运营规范水平处于行业领先地位，成为福建省内一线方案提供商。在房地产行业下行、行业洗牌的背景下，通过精细化管理保持了5%以上的利润率，远超行业平均水平。

· 风险控制能力增强：信用额度管控有效控制了垫资风险，逾期账款比例降低40%；物流交付闭环提供了完整的证据链，避免了工程行业常见的交付纠纷。

5.2经验与感悟

· 高层主导是关键：总经理亲自参与系统设计和推行，确保数字化转型的战略高度和执行力度。只有高层重视，才能推动各部门配合，打破利益壁垒。

· 标准化是基础：先梳理业务流程和管理逻辑，再通过系统固化，避免"为了数字化而数字化"。厦门善容花了大量时间梳理产品标准、工艺标准、管理标准，为系统实施奠定了坚实基础。

· 自主搭建更灵活：通过简道云低代码平台自主搭建，能够快速响应业务变化，迭代优化。相比传统ERP系统，简道云的灵活性让企业可以根据实际需求随时调整，不受软件厂商的限制。

· 循序渐进推进：从核心业务模块入手，逐步扩展至全业务覆盖，降低实施风险。厦门善容先用3个月完成销售和客户管理模块，再用3个月完成生产管理模块，最后完善财务和绩效模块，每一步都稳扎稳打。

· 咨询+软件双轮驱动：不仅仅是提供软件系统，更提供了微咨询服务，包括组织架构梳理、岗位职责划分、绩效考核体系设计等。这种"咨询+软件"的模式确保了系统真正落地见效。

· 行业理解是核心竞争力：深耕暖通通风行业近二十年，深刻理解行业痛点和业务逻辑，才能设计出真正贴合需求的解决方案。通用的ERP系统无法解决非标算量、自动扣料等行业特殊问题。

5.3未来展望

· 深化智能化应用：引入AI算法优化生产排程，基于历史数据和订单特征预测最优生产顺序；利用机器学习预测市场需求，指导采购和生产计划，进一步提升运营效率。

· 拓展产业链协同：将数字化能力延伸至上下游合作伙伴，构建产业生态圈。与供应商实现采购数据互通，与客户实现订单进度实时共享，提升整个产业链的协同效率。

· 探索新模式创新：基于数据积累，探索服务型制造、共享制造等新商业模式。例如，为中小同行提供SaaS化的算量报价服务，或将闲置产能通过平台共享给其他企业。

· 机器数据采集与分析：目前已打通机器数据采集接口，下一步将采集机器的运转数据（如开机时长、加工数量、故障次数等），进行设备效率分析和预防性维护，进一步提升生产自动化水平。

· 持续优化用户体验：简化操作流程，提升移动端体验，让数字化工具真正服务于每一位员工。计划开发更多移动端的便捷功能，如手机拍照识别风管规格、语音报工等，降低使用门槛。

· 人才培养与知识沉淀：建立数字化人才培养体系，培养既懂业务又懂系统的复合型人才；将最佳实践固化为知识库，形成可复制的方法论，为行业数字化转型提供参考。

厦门善容将继续秉持"砥砺创新、严责务实、合作共赢"的价值观，以数字化为引擎，推动企业高质量发展，为暖通通风行业的数字化转型树立标杆。在行业洗牌的背景下，通过精细化管理和数据驱动决策，保持竞争优势，实现可持续发展。