从“野蛮生长”到“数据围城”：一家建筑企业用简道云重塑200人团队的管控闭环

企业简介

江苏美杰欣建设发展有限公司成立于 2012 年 9 月 14 日，总部位于江苏省太仓市。据企业官网介绍，公司注册资金 1.18 亿元，前身系中建六局土木工程公司苏州分公司，已取得建筑工程施工总承包贰级、市政公用工程施工总承包贰级、地基与基础工程专业承包壹级、防水防腐保温工程专业承包壹级、特种工程专业承包等资质。官网披露公司拥有各类机械设备 160 台套，员工总人数 156 人，建造师 42 人，技术职称人员 86 人。

从业务范围看，美杰欣建设以建筑施工相关业务为主，重点覆盖地基基础、土建、市政、岩土、防水等方向，并延伸至贸易、道路运输、码头储运、工程质量检测等板块。公司当前主营建筑板块约 50 余人，工程检测板块约 90 余人，整体相关人员规模接近 200 人。当前简道云主要应用在主营建筑板块，检测板块尚未纳入，后续存在扩展规划。

业务需求与挑战

美杰欣建设最初引入简道云，核心出发点是梳理招采体系，并进一步把项目、采购、合同、付款、收款等环节在线化、流程化。公司过去几年业务发展较快，部分管理方式带有“野蛮生长”的特点，尤其在采购、合同和项目收付信息协同方面，依赖人工沟通和线下登记，容易造成流程不清、信息滞后和管理风险。

1. 采购体系缺少统一线上流程

在引入系统前，采购更多由项目经理各自推进，公司没有形成稳定的采购部门和统一流程。随着业务发展，公司设置了采购专员，也希望通过信息化平台把采购申请、询报价、核价、定标和后续合同申请贯通起来。对于建筑工程企业而言，劳务、专业分包、材料供应商等采购类型较多，如果缺少统一流程，容易出现信息分散、比价记录不完整、责任边界不清等问题。

2. 合同后补带来工程管理风险

过去有些场景下劳务班组或分包单位已经开始进场施工，但合同尚未完成签署，后续再补合同。这类情况在工程行业中会带来较高风险：一旦发生安全、质量或结算争议，合同缺位会影响责任认定和风险控制。因此，美杰欣希望在采购定标后及时推动合同申请，减少“先干活、后补合同”的情况。

3. 项目收付与财务信息实时性不足

项目收款、付款、发票、合同等信息过去主要由不同部门分别登记。财务收到款项后可能已经在内部账务中登记，但项目负责人、业务部门或管理层并不能同步获知。这会导致项目状态不透明，管理层难以及时掌握应收、应付、开票和付款进度，也不利于项目经营分析。

4. 成本管控颗粒度不够细

在成本管理上，过去更多以项目整体金额进行控制，对不同分项成本的过程追踪相对较弱。对于建筑企业而言，一个项目往往包含劳务、材料、专业分包等多个成本项，如果不能拆分到细项并与付款数据关联，就难以及时判断某项成本是否接近或超过内控指标。

5. 一线人员数字化接受度存在差异

系统上线后领导层认可度较高，但基层使用仍存在一定“阵痛”。建筑行业中涉及项目现场、劳务队伍和供应商协同，一些人员更习惯原有线下沟通方式，对手机端录入、线上审批等操作需要适应周期。因此，系统建设不仅是工具搭建，也涉及流程习惯的调整。

解决方案

为应对上述挑战，美杰欣建设决定引入简道云平台，以“招标采购”为起点，逐步构建起覆盖项目全生命周期的商务管理体系。整体方案遵循“流程线上化、数据关联化、管控精细化”的思路，并分阶段推进。

1.整体应用架构：美杰欣建设以单个项目为核心，搭建了“项目档案”作为数据中枢，并围绕其构建了包括供应商管理、招标采购、合同管理、成本分析、付款申请、收款登记等在内的多个功能模块。各模块通过表单关联和数据调用，形成一个完整的业务闭环。

2.建设过程与关键步骤：

典型应用场景

场景一：招采全流程线上化，规避合同后补风险

美杰欣建设的采购对象包括劳务队伍、专业分包、材料供应商等，类型较多、参与方较杂。过去采购更多由项目经理分散推进，流程不规范，尤其是劳务班组，经常出现“先进场、后补合同”的情况，导致价格、责任界定不清，管理混乱。一旦发生安全事故，公司将陷入极其被动的局面，法律风险极高。公司设置采购专员后，希望通过统一系统承载采购流程，形成可追踪的招采闭环。

解决方式：

目前公司在简道云中按不同采购情况设计了相应流程。对于已入库供应商且金额较小的采购，利用简道云的流程表单和子流程功能，重塑了招采流程。采购专员在系统中发起询价或招标，经过线上报价、评标后，进入“核价定标”环节。一旦定标流程完成，系统会通过子流程自动向对应的项目经理发起“合同申请”待办任务。项目经理必须完成合同审批，才能进入后续的付款等环节；报价信息的查看权限会控制在采购经理等指定角色，采购专员不直接掌握价格。对于金额较大的采购，则采用招投标管理流程，覆盖邀标、报名、投标、评标等环节。此外，还为高频采购项制作了打印模板，定标后可直接生成标准化的核价单。

对于未入库供应商，公司会通过公开发布表单生成二维码，由采购专员点对点发送给供应商。供应商可通过微信链接进入表单并上传资料。这一设计并不是搭建对外招标门户，而是用更轻量的方式适配供应商使用习惯，尤其是部分劳务队伍对复杂平台操作接受度较低，通过微信链接提交更容易落地。

场景价值：

从根本上解决了合同后补的顽疾。通过系统强制关联，确保了“无定标不进场、无合同不付款”的管理规范。流程的自动化和标准化不仅提升了采购效率，更显著降低了因流程缺失带来的法律与经营风险，帮助美杰欣建设实现了从混乱到有序的巨大变化。

场景二：项目成本实时管控，实现超支自动预警

痛点：

在传统线下模式下，项目相关信息分散在财务、商务、业务部门和项目负责人手中。财务登记收款或开票后，其他相关人员未必能够同步知道，领导层也难以及时掌握每个项目的经营状态。对于工程企业而言，项目周期长、收付款节点多，如果信息不及时同步，会影响后续催收、付款安排和经营判断。

解决方式：

美杰欣在简道云中搭建项目档案，为每个项目建立了详细的成本分析表，将总预算拆解为十几项具体的分项工程，并为每一项设定内控指标。一个项目下可以拆分多个合同，一个应付合同又可以关联多个付款申请，每个付款申请再对应多笔付款登记。通过这样的关联结构，项目数据可以按实际业务层级逐步展开。当财务人员发起付款申请时，表单会自动关联到对应分项工程的预算。通过计算字段，系统会实时汇总已产生的成本，并计算预算使用百分比。一旦本次申请金额导致总支出超出预算，表单将无法提交，并强制弹出“超支说明”的必填字段，要求申请人详细解释原因。

在权限方面，公司会区分不同角色的查看范围。例如，项目负责人主要查看自己的项目，相关领导和业务部门按职责查看对应信息。这样既能让必要人员及时了解项目情况，也能避免信息无差别公开。

场景价值：

成本管控从“事后算账”转变为“事中控制”，从“项目总额控制”向“分项过程控制”推进。通过简道云系统自动进行预算校验和超支预警，将成本超支的风险扼杀在萌芽状态。这使得管理层能够实时、精确地掌握每一个分项的成本动态，倒逼项目团队进行更精细的成本规划和管理。

场景三：应收账款智能看板，助力加速资金回笼

痛点：

公司项目众多，应收账款管理复杂。财务人员需要手动跟踪每笔款项的到期情况，经常出现遗忘或信息滞后，导致部分款项逾期，影响公司现金流。

解决方式：

美杰欣利用简道云的仪表盘搭建了应收账款看板。财务人员提前录入每笔应收款项的请款信息、预计到账日期等。看板会集中展示所有项目的应收情况，并重点突出“已逾期”和“即将逾期”的款项。同时，美杰欣设置了自动提醒功能，系统会定期将这些预警信息推送给对应的项目经理和公司领导，督促对应款项负责人及时跟进。

场景价值：

应收账款管理从被动变为主动。通过可视化的看板和自动预警，关键信息一目了然，极大地减少了人为遗忘和疏漏。管理层可以随时掌握公司的回款状况，及时采取措施，有效缩短了回款周期，减少回款事项遗忘，提高应收跟踪的可见性，改善了公司的现金流状况。

总结与展望

自去年3月引入简道云以来，美杰欣公司主营板块的数字化管理水平实现了质的飞跃。平台成功地将过去“野蛮生长”的线下业务，迁移到了规范、透明、高效的线上环境。最直观的变化是，困扰我们已久的合同候补问题得到了根本性解决，项目成本管控实现了从粗放式到精细化的转变，各部门间的数据壁垒也被打破，信息协同效率大幅提升。管理层对系统的管控价值高度认可，尽管一线员工在适应期存在一些操作习惯上的阵痛，但整体正朝着全员认同的方向发展。

在项目推进过程中，美杰欣深刻体会到，数字化建设不必追求大而全，从一个最核心、最混乱的痛点切入，快速见效，更能获得公司上下的支持。同时，简道云灵活的表单关联和计算功能，让企业能够像搭积木一样，逐步构建出贴合自身业务特点的管理系统，这是以往标准化的软件无法比拟的。例如，在审批流程的设计上，标准功能可能无法满足所有特殊场景，此时通过“基础表+联动”的自定义方案，能展现出更高的灵活性。

展望未来，美杰欣有三大规划：一是在主营板块继续深化应用，例如将对外投标管理纳入系统，并搭建投标数据分析应用，通过对历史投标数据的复盘，科学提升中标率；二是待主营板块的应用模式成熟后，将把工程检测等近90人的业务板块全面整合到简道云平台，实现全公司范围内的业务协同与数据统一管理；三是将已成功验证的应用模式，复制推广到其他新收购的业务公司，逐步实现集团化的统一管控，为公司的持续发展奠定坚实的数字化基座。