康旭禾：简道云驱动LTC全流程
一、企业背景与业务目标
南昌康旭禾生物科技有限公司（品牌名：Consure）2019年在江西南昌成立，专注于模型动物与前沿分子生物学技术在生命科学研究领域的应用。公司在南昌、南京设有办公场地及实验基地，总面积约3000㎡，搭建了动物实验、细胞实验、分子实验等技术平台，服务客户覆盖高校、医院、科研院所及生物医药企业。
公司主营业务是科研技术服务，涵盖动物造模、细胞功能验证、分子检测、病理分析等。随着项目数量增加，客户线索、合同履约、开票回款等流程逐渐依赖人工台账，信息分散、协同低效的问题逐渐暴露。
1、数字化平台选型过程
康旭禾管理团队深知一套适配自身业务、具备行业属性的数字化平台，是企业精细化管理长期落地的核心根基，为了实现数字化转型，因此将数字化平台与实施服务商选型作为核心前置工作，成立专项选型小组层层筛选评估。
1.1 选型核心要求
平台能力：既要支撑完整 LTC 标准化业务流程，同时具备高度灵活自定义能力，可匹配生物科研服务 + 试剂耗材双业务的个性化管理需求，支持后续业务迭代拓展；
服务团队：服务商需深耕生命科学行业，具备大量同类型企业落地案例，能快速理解科研企业线索、项目、预存、多渠道回款等特殊管理痛点；可快速响应需求，同时结合行业实操经验输出专业管理优化咨询方案，而非单纯工具搭建。
1.2 实地考察与合作敲定
为全面验证服务商落地能力及实施方法论，康旭禾 CEO 贺小锋带队赴广州，实地调研广东有形咨询有限公司。
广东有形咨询是简道云体系生物医药行业专属服务商，深耕科研服务、生物医药及试剂耗材领域，具备成熟的生物企业 LTC 实施体系、丰富落地案例，拥有行业标准化业务模板与业财一体化方案。
交流现场，有形咨询演示了简道云搭建的生物企业销售 财务一体化案例，拆解线索、项目至回款全链路数字化方法，并针对康旭禾高校客户多、预存结算、多类型开票、耗材进销存联动等痛点给出优化方向。经实地考察与方案评估，康旭禾确定与其达成合作，基于简道云低代码平台搭建专属 LTC 管理系统。
二、业务需求/挑战
1、线索到回款流程断点多，业务信息难追溯
康旭禾业务链路冗长，从客户意向登记、销售跟进、报价确认，到合同签订、项目立项、开票回款，全流程长期依靠 Excel 表格、微信群线下同步维护。客户单位、课题组、联系人信息分散记录，同一客户在不同业务员手中重复录入，跟进记录残缺不全，销售日报、周报数据无法自动汇总。
1.1量化财务损失：
手工台账导致线索交接遗漏、跟进中断，年均有效商机流失率高达 12%，换算后每年直接流失潜在营收约 14 万元，占科研服务板块年度营收 0.88%。
1.2真实痛点场景案例：
2024 年 Q3 一名资深销售离职，其手上 23 条高校课题组线索仅通过微信简单交接，未统一归档客户跟进记录；接手销售遗漏 3 个高意向项目，客户转向竞品企业，直接丢失总金额 12.8 万的年度实验外包订单，企业错失稳定长期营收。
合同变更、项目终止、第三方采购等特殊业务仅依靠线下口头沟通，线上审批留痕缺失，销售、项目、财务三方每周需投入合计6 个人天反复交叉核对信息，项目交付进度、权责边界模糊，额外消耗大量人力成本。
2、项目与财务数据割裂，回款和预存管理粗放
科研服务项目、试剂耗材销售两条业务并行，但合同、发票、回款、客户预存数据分散在多套线下表格中，财务对账、应收追踪、月度营收统计全部依靠人工整理。客户预存余额、个人垫付、对公回款、发票冲红等资金场景无自动联动机制，极易出现账实不符、款项错配。
量化财务损失：月度对账需 3 名财务全员投入 3 个工作日，全年累计消耗 720 个人天人工成本；过往账目错配率 7.8%，每年产生约 2 万元调账人力成本，同时带来年均 25 万元坏账风险基数；无应收自动预警机制，整体坏账率 3.2%，全年资金占用损失超 10 万元。
尤其是高校、科研院所客户付款周期长、开票类型繁杂（对公专票、个人普票、批量个人票），超期欠款无法提前预警，回款催收滞后，大量资金长期被占用，压缩企业现金流周转空间。
3、试剂耗材管理缺少系统支撑，采购与销售脱节
试剂耗材业务包含产品清单、渠道、收票耗材库、开票耗材库多维度台账，此前无统一线上管理载体，库存、采购、销售数据完全割裂，无法实时联动。销售前端报价时无法实时核验库存、成本，接单后频繁缺货丢单；采购端无法根据销售订单预判备货量，盲目囤货或备货不足问题频发。
量化财务损失：因库存信息不透明，年均缺货流失耗材订单营收约 8 万元；无销售数据驱动备货，试剂过期、耗材报废损耗率高，全年库存损耗成本 4.6 万元，占年度耗材采购总额 1.1%；仓管每日手工盘点耗时 2 小时，全年额外消耗仓管人力工时。
痛点总结
随着业务规模持续扩张，纯手工台账、线下沟通的传统管理模式，从线索流失、财务对账、库存损耗三大维度产生实打实的资金与人力亏损，严重制约规模化发展。公司管理层决定启动数字化升级，搭建适配「科研服务 + 试剂耗材」双业务模式的 LTC 全流程管理体系。
三、核心方案：基于简道云搭建LTC全流程体系
针对康旭禾“科研服务+试剂耗材”双业务并行的特点，结合简道云低代码平台，围绕“客户意向→销售跟进→报价→合同→项目→开票→回款→财务分析”主线，搭建了一套覆盖销售、项目、财务、耗材、看板分析的LTC全流程管理系统。
图1 康旭禾LTC全流程业务架构图
四、典型应用场景
4.1客户意向与跟进管理
落地解决目标
统一客户数据底座，杜绝客户重复建档、线索交接遗漏，消除每年 14 万元潜在营收流失；自动汇总销售数据，减少跨部门 6 人天 / 周的核对人力损耗。
系统搭建客户单位 — 课题组 — 对接联系人三级联动标准化客户档案，全渠道线索统一归集至意向登记入口，销售人员支持 PC、移动端双端随时完成客户建档、跟进记录填写、意向等级评估，系统自动生成销售日报、周报，管理层实时查看全量商机跟进进度，从根源避免商机遗漏、线索丢失。
1、联系人与客户单位、客户课题组三级联动管理：
当市场或销售人员获取客户意向时，可先登记客户单位信息，并同步建立联系人与课题组关联关系；后续客户跟进、需求沟通、报价方案、合同签订等业务动作，均可直接绑定对应客户、联系人及课题组，实现客户资源的统一沉淀和全链路追溯。
图2 康旭禾联系人
2、意向单一体化跟进+报价联动：
客户意向建档后，销售人员可直接在线发起跟进记录、生成对应报价单；系统自动归集该客户全部历史意向沟通记录、历次报价单据，销售可随时调取查阅，为客户需求研判、商务谈判提供完整历史参考依据。
图3 康旭禾意向
3、客户跟进全流程留痕+智能提醒：
图4 康旭禾跟进记录表
标准化跟进记录表覆盖客户、意向两类业务场景，销售填写本次沟通内容并预设下次跟进时间后，系统将提前一周推送待办提醒，避免商机遗漏；同时完整留存全部历史跟进台账，可随时回溯客户全周期沟通记录，为商务谈判、客户复盘提供完整依据，表单内置标准化跟进状态标签，可完整记录沟通时间、形式、方案附件及洽谈内容，搭配自动跟进提醒与历史记录查询功能，规范销售全流程客户维护动作。
4.2报价与合同管理
落地解决目标
实现服务 + 耗材混合快速报价，报价一键生成合同，消除重复录入；报价实时同步库存，减少耗材缺货丢单年损失 8 万元；合同变更全流程线上留痕，免去线下反复沟通核对。
1、报价模块内置标准化科研实验服务库、试剂耗材产品库，支持科研外包项目 + 试剂耗材混合计价，系统自动核算总价，一键输出标准化报价单；客户确认报价后，全部客户、项目、金额数据无缝同步生成销售合同，无需人工二次录入。合同审批、内容变更、档案归档全流程线上闭环，所有变更单据永久留痕可追溯。
图5康旭禾报价单
2、报价单支持实验服务、耗材混合计价，列表页内置「转销售合同」快捷按钮，实现报价到合同数据无缝衔接。
图6康旭禾销售合同
4.3项目执行与变更
落地解决目标
合同自动生成项目卡片，交付进度全部门可视；项目变更、终止、第三方采购线上审批，明确权责边界，减少销售、项目、财务三方反复核对工时。
1、合同审批完成后系统自动生成独立项目卡片，按实验阶段拆解分配执行任务，项目交付进度、节点异常、开票回款数据实时可视化；项目内容变更、项目终止、第三方外协采购统一线上发起审批，变更单据自动绑定原合同，全部调整记录永久留存，项目权责清晰可查。
图7康旭禾项目
2、项目自动关联上游销售合同，页面集中展示项目执行状态、开票回款数据；列表支持一键启动项目、项目结题、填报项目进度，简化项目全生命周期操作。
图8康旭禾销售合同变更
3、销售合同支持线上一键发起变更流程，合同金额、服务内容完成变更审批后，系统自动同步更新关联项目、待开票金额、应收回款等全部联动数据，无需人工分别修改多模块单据，保证业务、财务数据统一一致。
4.4 开票与回款管理
落地解决目标
统一全场景开票、回款线上流程，每笔资金自动绑定合同项目；实现应收数据实时汇总，系统自动推送超期回款预警，降低3.2% 坏账率，缩短应收周转 15 天。
1、系统全覆盖开票申请、发票冲红、批量个人发票、回款登记全业务场景，适配高校主流结算模式：对公回款、个人垫付对公/ 对私、第三方代付；每一笔回款自动关联对应客户、课题组、合同、项目，回款状态实时同步至项目、合同页面。
图9康旭禾开票申请
图9康旭禾回款登记
2、财务人员可在开票明细页面统一查看所有待回款单据，支持批量勾选多条待回款记录，一键发起回款登记流程；勾选的项目、发票、金额等关联数据将自动同步至回款表单，无需手动重复录入，大幅简化应收款项核销操作，保证业务与财务数据一一对应。
4.5 预存与财务精细化管理
落地解决目标
搭建课题组专属预存台账，自动完成预存抵扣核销，将账目错配率 7.8% 降至 0，每年节约 2 万元调账人工成本，规避坏账风险。
针对高校、科研院所课题组预存结算行业刚需，系统搭建独立预存资金台账，完整记录预存充值、项目抵扣、结余退款全流程；个人垫付返还、对公预存退款、批量开票、第三方采购等多元资金场景全部线上流程化，所有资金单据自动绑定对应合同与项目，财务对账、应收统计、超期回款预警一目了然。
1、完整闭环实操案例：某高校课题组预存自动核销场景
发现（痛点）：某医学院课题组预存余额 2.8 万元，此前依靠 Excel 手工登记，财务每月需花费半天核对预存消耗，曾出现将 A 课题组预存错扣至 B 项目，产生对账纠纷，往返沟通耗时 3 天；
行动（系统落地）：课题组对公回款 2.8 万元登记预存，系统自动归集至该课题组预存账户；签订检测合同、发起开票时，财务选择「预存核销」，系统自动扣减对应课题组预存余额，同步更新合同已回款、待开票数据；若预存余额不足，系统自动拦截核销流程并弹窗预警；
验证（落地效果）：该课题组后续 3 笔项目核销全部自动匹配，无一次错配；财务核销单笔预存耗时从 15 分钟缩短至 30 秒，全公司预存对账差错率从 7.8% 降至 0，彻底杜绝预存款项错配纠纷。
图10康旭禾核销于预存
2、系统内置预存核销专属流程，可直接关联对应销售合同自动抵扣客户预存余额，实时同步客户预存剩余额度；同时覆盖个人垫付退款、单位回款退款、第三方采购、批量开票等多元化资金业务场景，全类型资金操作线上统一归档，预存收支、抵扣、结余数据自动实时计算，实现客户预存资金全流程精准管控，杜绝手工台账核算出错、余额对账混乱问题。
4.6 多维度经营数据看板
落地解决目标
销售、项目、财务、库存数据实时汇总，管理层无需手工制作月度报表，经营决策响应速度提升 60%。
1、系统自动抓取全业务单据数据，汇总生成销售商机、项目交付、财务回款、耗材库存四大类管理层驾驶舱，核心指标：新增线索、商机转化、签单金额、回款总额、预存余额、超期应收、耗材库存损耗全部实时可视化；支持昨日 / 本周 / 本月 / 季度 / 年度多时间维度筛选，明细可一键穿透底层表单，直观展现各模块优化成效，解决原手工报表滞后、数据分散、无法快速复盘亏损的问题。
五、价值量化
5.1 核心量化效益汇总
1、LTC 全流程闭环，商机管理效率大幅提升
客户线索重复建档、商机遗漏问题解决，商机流失率从 12% 降至 2%，年均挽回潜在营收约 14 万元；
客户跟进智能提醒全覆盖，意向转化周期缩短28%。
2、业财数据一体化，财务人力与资金损耗显著降低
月度财务对账、营收统计耗时从3 个工作日压缩至 2 小时，跨部门核对沟通工时减少 90%；
预存、回款、发票自动联动，账目错配率由 7.8% 降至 0，每年节省调账、补票人工成本 2 万元；
超期应收自动预警，坏账率从 3.2% 下降至 0.8%，有效降低资金坏账风险；
应收账款周转天数缩短 15 天，全年资金占用成本降低 10 万元以上。
3、试剂耗材进销存联动，库存损耗与缺货损失大幅减少
报价实时同步库存、成本，接单缺货流失订单减少 90%，每年挽回耗材营收损失 8 万元；
以销定采数据支撑备货，耗材囤积、过期报废损耗下降 62%，年均节约库存资金 4.6 万元；
仓管每日手工盘点耗时从 2 小时降至 15 分钟，库存管理人力释放。
4、移动化全端协同，内部响应效率提升
销售、项目、财务、仓管 PC + 手机端同步操作，客户报价、项目进度、回款核对无需线下往返，跨部门响应时效提升 70%。
5、经营数据实时可视化，决策滞后问题彻底解决
管理层无需等待月度手工报表，全维度经营看板实时更新签单、回款、应收、预存、项目交付数据，经营决策响应速度提升60%。
六、总结与展望
6.1 落地成果总结
依托简道云搭建的 LTC 全流程管理系统落地后，康旭禾彻底打通科研技术服务、试剂耗材两大业务数据壁垒，构建从客户线索挖掘到项目交付、开票回款完整数字化闭环，全业务节点线上留痕、全程可追溯。
销售人员无需手工制作各类台账，实验交付进度财务端实时可视，开票、预存、回款不再依赖多套 Excel 交叉核对，大幅削减跨部门重复工作，企业精细化运营能力显著提升。
6.2 未来数字化迭代方向
数字化建设为持续迭代工程，后续企业将围绕三大方向深化系统能力：
完善项目成本核算模块：打通人力、试剂、外协全成本统计，实现单个项目精准盈利测算，兼顾流程管控与利润分析；
搭建供应商协同端口：将上游供应商纳入系统协同链路，依托销售订单自动推送采购需求，实现按需备货，进一步降低库存积压；
对外客户自助查询端口：开放课题组线上查询入口，自主查看实验进度、电子发票，减少销售重复咨询工作量。
长远目标：实现客户接单、项目执行、采购备货、成本核算、回款核销全链路数字化管控，以完整数据支撑业务增长，完成从流程线上化到经营数据化的升级。
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