赛因斯特：专为科研服务打造的业务系统

一、企业背景与业务目标

1.1企业背景和业务目标

四川赛因斯特生物科技有限公司是一家集产品销售、技术研发及推广、检测服务等为一体的综合型高科技企业。公司官网：https://www.scientist-bio.com/

公司秉承"科学的解决之道"的理念，坚持品质第一、诚信为本，持续完善和创新产品线与专业技术，以诚信和优质的服务赢得业内客户的一致肯定与好评，在生命科学领域享有良好声誉和广泛认知度。

公司依托国内外知名生物技术企业，经过多年深耕，在西南地区已形成全面而稳定的销售网络，客户群覆盖高等院校、三甲医院、科研院所及生物医药企业等。面向肿瘤生物治疗、中医药学、糖尿病学、动物遗传学、微生物与发酵、新药开发、疾病预防与控制、个性化治疗与精准医疗、第三方检测等领域的广大生命科学工作者，提供广泛的产品和服务。

二、业务背景需求/挑战

2.1数字化背景

四川赛因斯特生物科技有限公司是注重数字化建设的科研服务企业，前期通过通用财务软件实现了基础进销存管理与业务数据电子化。随着业务量提升、服务范围扩大及管理流程迭代，单一进销存工具已无法适配管理需求，核心痛点集中在四方面：

1）内部信息协同弱、沟通成本高

销售、实验进度分散于线下表格与口头 / 即时通讯沟通，未形成线上闭环；信息层层传递易失真，各岗位仅掌握碎片化信息，交付节点难以预判，沟通内耗严重。

2）流程自动化程度低

业务线繁杂，项目推进高度依赖人工跟进，缺少标准化任务派发与节点提醒机制，易因人员疏漏导致项目遗漏、交付延期，亟需从 “人盯人” 转向 “事找人” 的自动触发模式。

3）数据资产未有效积累

海量业务数据分散在多类载体中，无法按项目、业务线、周期、部门等多维度聚合分析；销售提成等核心数据依赖手工核算，错漏频发，数据未实现结构化治理与资产化运营，难以支撑经营决策。

4）业务和财务数据割裂

销售、采购、项目等业务环节与财务系统未打通，财务需跨系统二次录入与稽核，形成双数据台账，口径不一、数据对齐滞后，导致经营分析时效性差，制约管理层决策。

2.2业务场景还原

2.2.1场景1：月度经营分析会

每月5号，财务需从某婆系统导出进销存数据（约2小时），从10+个Excel文件汇总销售提成（约1天），从微信群收集各项目进度（反复确认，约半天）。最终形成的经营报表存在以下问题：

数据口径不一致：销售说的"已签单"与财务的"已回款"对不上

时效滞后：看到的是上月数据，无法反映当前经营状况

准确性存疑：提成公式复杂，员工质疑频繁，财务需反复解释

2.2.2场景2：客户询问项目进度

销售员接到客户询问"我的实验做到哪一步了？"，需微信问项目经理 → 项目经理问实验主管 → 实验主管问实验员，整个链条耗时2-4小时，且信息经过3层转述容易失真。客户等待焦虑，销售员沦为"传话筒"，实验人员被打断工作节奏。

2.2.3场景3：库存盘点

月末仓管员手持纸质单据逐一核对实物，发现"系统显示有货但找不到""找到已过期""数量对不上"等情况，平均账实差异3.2万元/月，原因难以追溯

2.3痛点量化影响

*合计年度显性损失：约233万元（不含隐性机会成本）

三、解决方案

3.1 整体架构：一体化平台，告别信息孤岛

打破"某婆管进销存、Excel管项目、微信群管进度、纸质管审批"的碎片化格局，在简道云上搭建覆盖销售管理→采购管理→库存管理→项目管理→财务管理的一体化平台，实现业务数据在同一底座上流转、共享、分析。

3.2业务主线：以项目为中心串联全流程

科研服务的核心价值交付是"项目"，平台围绕项目生命周期设计：

项目看板可视化，实验节点自动提醒，进度状态实时同步给销售和客户，告别"黑箱化"管理

3.3数据资产：从"有数据"到"能用数据"

建立统一的数据标准和采集规则，将分散在邮件、表格、纸质单据中的业务数据结构化沉淀：

客户维度：客户画像、合作历史、贡献利润

项目维度：项目类型、周期、成本、利润、交付质量

产品/服务维度：各产品线销量、毛利、周转

人员维度：员工业绩、产能、提成、绩效

财务维度：应收应付、现金流、经营利润

仪表盘数据自动生成、多维度穿透分析、支持管理层月度经营复盘和年度战略决策。

3.4实施路径：分阶段推进，小步快跑

赛因斯特数字化平台的设计核心不是"把线下流程搬到线上"，而是以项目交付效率和客户满意度为北极星指标，重构业务流程、沉淀数据资产、打通业财壁垒，最终实现从"人盯人"到"系统驱动"、从"事后算账"到"实时经营"的管理升级。

四、价值实现

4.1销售管理

赛因斯特的销售管理模块，涵盖客户资源管理、报价管理、对账管理、退单管理，实时查看销售员提成和客户应收应付，实现了以下价值：

核心功能：

1）客户资源管理、报价管理、对账管理、退单管理

2）实时查看销售员提成和客户应收应付

3）固化销售订单模版和对账单模板，实现报价线上起草、线上审批与自动打印

价值实现 - 量化对比：

业务成果：

1）销售员有效工作时间增加 30%，可承接更多客户

2）月度经营数据实时可见，管理层决策响应速度从 5天 缩短至 即时

3）客户满意度从 82% 提升至 94%（基于季度调研）

具体场景展示：

1）节省内容沟通时间

项目维度和客户维度的经营数据，一次登记，全平台共享，口径一致，自动匹配，自动对账。

客户/销售管理模块列表

销售订单视图展示

销售维度经营数据自动汇总

2）客户应收应付管理清晰

数据仪表盘和对应表单页面按照“六进四出”的逻辑实现关于客户应收应付的管理，各种维度统一考虑通过数据工厂和计算字段相互搭配。实现效果如下：

客户应收应付-发生金额

3）通过固化了销售订单模版和对账单模板，实现报价线上起草、线上审批与报价单对账单自动打印。

报价单打印效果

对账单那打印效果

4）实现了销售提成实时看板

销售提成自动分析

4.2项目管理

项目管理方案涵盖了项目启动、项目任务人排班、任务接锅、任务执行、任务搞定、任务反馈、生产项目看板、客户查询链接，实现了以下价值：

核心功能：

1）项目启动、任务人排班、任务接锅、任务执行、任务反馈

2）生产项目看板、客户查询链接

3）公司层级生产线模型化管理，支持多工序号自动流转

价值实现 - 量化对比：

业务成果：

1）销售不再充当"传话筒"，实验人员专注实验不被打断

2）管理层可通过生产看板快速过滤异常项目，及时介入决策

3）客户可通过专属链接自助查询进度，体验显著提升

具体场景展示：

1）流程自动化程度提升

实现了公司层级生产线模型化管理，支持按需调整和新增生产线，支持项目经理/技术支持/生产人员在统一操作端口汇总查询生产信息，接锅、搞定和新增、退单生产任务，支持多工序号进行，如所有工序1任务完成后自动流转到工序2执行，实现生产流程的自动化流转。

项目任务实时状态视图

2）生产人员任务池的清晰化呈现

按照当前部门、当前负责人、任务状态、预计完成时间、任务反馈等各个维度，设计公共视图和个人DIY视图下的生产任务池，便于生产和管理人员按照自己需求快速过滤。

个人维度/小组维度/公司维度任务视图

3）销售退单流程规范化

销售根据实际需求填写退单申请，逐级审批。退单后订单金额实时扣减，实现退单-订单数据联动。

销售退单登记界面

4）任务反馈后自动自动提醒跟单人、销售员和任务执行人，实现客户/销售消息实时传递，纠正任务执行方向；

任务反馈填写界面（展示数据为模拟数据）

4.3采购管理

采购按照标的类别分为两类，即物料类采购和服务类采购。采购管理方案涵盖了采购申请提报、采购需求池、选择采购需求生成采购订单、采购物料入库、物料采购退单、收票登记、对外付款单等内容，实现了以下价值：

核心功能：

1）采购申请提报、采购需求池、采购订单生成

2）采购物料入库、物料采购退单、收票登记、对外付款单

3）销售报价转订单后，库存不足商品自动生成采购需求池

价值实现 - 量化对比：

业务成果：

1）采购与销售、库存联动，避免"销售已接单、库存已告罄、采购来不及"的被动局面

2）供应商档案统一管理，历史价格、交货准时率、质量合格率可追溯

3）账期与付款清晰可控，资金风险大幅降低

具体场景展示：

1）自动生成采购需求池

销售报价转订单后，库存不足商品自动生成采购需求池，实现销售-采购自动化，减少销售填报时间。采购状态，到货状态根据采购订单和物料入库自动更新，实现采购需求看板一览。

采购需求池视图展示

2）根据付款方式登记采购订单

根据付款方式展示采购订单付款类别，支持采购订单一键转入库和一键付款功能，时间采购-库存-财务数据联动，方便数据登记填报。

采购订单视图展示

采购分析看板

3）采购收票登记

收票关联采购订单，实现采购订单界面呈现收票金额、未收票金额、收票状态标签。

收票登记界面

4）对外付款填写

回款关联采购订单，实现采购订单界面呈现回款金额、未回款金额、回款状态标签。

对外付款界面

服务结算单台账

4.4 库存管理

合理的库存管理方案对项目成本、进度和质量的保障尤为重要。库存管理方案涵盖了物料采购入库、物料退单、物料领用、领用退库等，实现了以下价值：

核心功能

1）物料采购入库、物料退单、物料领用、领用退库

2）全公司库存管理统一平台，数据归口一致

3）根据物料入库加权平均库存商品单价，自动计算领用成本

价值实现 - 量化对比：

业务成果：

1）效期预警机制自动提醒临期物料，减少报废损失

2）安全库存基于历史消耗数据科学设定，避免缺货与积压并存

3）多仓库数据实时汇总，跨仓调拨高效协同

具体场景展示：

1）将全公司库存管理统一在简道云平台上，数据归口是一致的

全公司物料库存看板及功能列表

2）根据物料入库加权平均库存商品单价

物料入库登记界面

3）根据加权平均后的物料单价自动计算领用物料成本

领用申请登记界面

物料领用分析看板

4）物料退单后采购订单金额自动扣减

物料退单登记界面

5）物料领用退单后库存数量及库存成本自动更新

物料领用退单登记界面

4.5 财务管理

收支是财务管理的主线，财务部门实现了与其他各部门信息的自动联动，实现收票、付款、开票、收款的在线化管理，提高数据同步精度和效率。

核心功能：

1）开票申请自动进入开票需求池

2）回款关联客户，实现客户维度经营数据

3）基于前述数据，自动生成公司/部门/个人视角的签单开票回款业绩分析

价值实现 - 量化对比：

业务成果：

1）业务发生即财务可见，单据流转即凭证生成，实现真正的业财融合

2）经营分析从滞后汇总迈向实时洞察，支撑管理层快速决策

3）销售提成与回款进度绑定，激励员工催款积极性，改善现金流

具体场景展示：

基于前述数据，自动生成公司/部门/个人视角的签单开票回款业绩分析，生成全项目多维度台账。

1）开票申请自动进入开票需求池

开票申请登记界面

2） 根据开票需求池填写开票单位和开票金额

开票具体信息登记界面

3） 回款关联客户，实现客户维度经营数据

回款登记界面

客户维度经营数据展示

4）应收金额经营数据分析看板

应收数据分析

六、总结与展望

经过两个月建设，赛因斯特已完成销售管理、客户管理、项目实验管理、检测服务管理、物料采购管理、服务采购管理、物料库存管理、财务管理及项目成本管理等核心业务的全面上线。系统运行期间，员工工作习惯与公司管理模式实现了深度重塑，跨部门协作效率明显增强，业务数据开始形成可追溯、可分析的有效资产。