信源电机：简道云替代纸质质检，检验效率从月结到日清

企业简介

佛山市顺德区信源电机有限公司创建于1999年，是三相异步电动机专业生产企业，广东电机行业三大品牌之一。公司位于珠江三角洲中心地带——佛山市顺德区，总资产5100多万元，占地面积34000平方米，现有员工300余人，其中工程技术人员36人，部分人员研发制造经验达三十多年。

信源电机具备年产15万台、120万KW的生产能力，自主开发了YZS系列注塑机专用电机、YD系列变极多速电机、YE2/YE3系列高效及超高效节能电机等多系列产品，产品销往全国并出口至港澳台、东南亚及欧洲等国家。公司自2001年起实行ISO9001质量管理体系，连续十一年顺利通过国家强制质量抽查。

随着产能扩大和产品线丰富，传统纸质质检和Excel报表已无法满足实时质量管控需求，企业亟需一套灵活、可集成的数字化质量管理系统支撑精细化管理。

1 业务需求/挑战

信源电机使用金蝶K3 WISE版ERP系统，涵盖财务、进销存、生产管理、销售、供应链等模块，但并未购买或启用其质量管理模块。在引入简道云之前，公司的质量管理工作完全依赖线下纸质记录和Excel表格手工汇总。

1.1 痛点一：纸质记录堆积如山，历史数据难以追溯

每个车间的质检员每天使用纸张和表格记录现场检验情况，需要频繁查阅图纸和技术资料。这些纸质记录每月由质管部主管收集汇总，由于存储空间有限，一两年的纸质档案就会堆满仓库，只能清理旧档，导致历史质量数据永久丢失，无法进行长期趋势分析和问题追溯。

1.2 痛点二：报表制作耗时费力，质量会议频率受限

每月月底，质管部领导需要将各车间收集的纸质记录手工录入Excel，制作多份质量报表。这一过程耗费大量人力和时间，成为质管部最痛苦的环节。受限于报表制作周期，公司只能每月召开一次质量会议，问题发现和响应滞后，关键质量异常往往要等到月末才能被管理层知晓。

1.3 痛点三：检验标准分散，新人上手困难

每种原材料、半成品、成品都有不同的检验项目和标准，但这些检验方案分散在纸质文档和个别老员工的记忆中。新入职的检验员需要花费大量时间查找图纸、询问前辈，才能确定某个物料需要检验哪些项目、合格标准是什么，影响工作效率和检验一致性。

1.4 痛点四：来料检验与入库流程冲突

由于检验人员配置有限，而仓库为避免库存混乱倾向于先入库再检验，这与多数质量管理系统要求的"先检后入"流程相冲突。市面上很多标准化QMS软件无法适配这种实际业务场景，导致选型困难。

2 解决方案

2.1 整体思路

以搭建一体化质量管理平台、打通全业务数据链路为核心目标，通过简道云实现全流程线上化 + 智能数据联动 + 可视化决策支撑。方案重点解决三个方向的问题：一是将线下纸质检验流程全面线上化，消除数据孤岛；二是通过与金蝶K3 ERP系统集成，实现基础数据自动同步，减少重复录入；三是构建可视化仪表盘，支持从月度到周度甚至实时的质量数据查看，提升管理决策效率。

2.2 应用架构 - 整体架构分为三层

简道云QMS系统覆盖IQC来料检验、IPQC过程检验、成品检验、出货OQC外观检验、客诉管理五大核心模块，并与金蝶K3 ERP系统通过API对接实现双向数据同步：

正向同步：金蝶K3中的物料基础信息、供应商信息、客户信息自动同步至简道云，确保编码、名称、规格等关键字段一致

反向回流：简道云中的外购入库单数据可通过Excel导入方式快速填报，减少手工录入

独立运行：质量检验流程、不合格处理流程、8D报告流程等在简道云中独立运转，不与ERP强耦合，保持灵活性

2.3 实施过程

项目实施采用"大类先行、逐步细化"的策略，避免一次性整理所有检验标准导致周期过长：

第一阶段：搭建框架，建立大类检验方案

先按材料大类（如铸件、金属材料、塑料件等）建立通用检验方案模板，包含常见检验项目、不良分类和检验标准字段。同时完成与金蝶K3的基础数据对接，确保物料、供应商、客户信息自动同步。

第二阶段：优化流程，完善检验细节

在日常使用过程中，逐步将大类方案细化到具体物料编码级别，实现"一个物料一个检验方案"。检验员只需输入或选择物料编码，系统自动带出对应的检验项目、标准和抽样数量，无需再查阅纸质图纸。

第三阶段：深化应用，强化可视化与集成

搭建各模块的可视化仪表盘，支持按日、周、月多维度查看质量数据。完善客诉管理的8D报告和简单报告双流程机制，满足不同复杂度问题的处理需求。

3典型应用场景

3.1 场景一：IQC来料检验——从纸质登记到一键报检，检验效率大幅提升

1. 痛点：

来料检验员每天需要处理大量外购物料的检验工作，之前需在纸质单据上手工记录物料编码、名称、供应商、送检数量等信息，再对照纸质检验方案逐项检查。由于检验人员仅1人，工作量大，且需要先入库再检验的特殊流程使得纸质记录容易与仓库台账脱节，经常出现数据不一致的情况。

2. 解决方案：

报检单快捷填报：生产部通过简道云线上填写来料报检单，从金蝶K3导出外购入库单序时簿，直接粘贴导入简道云子表单生成报检单，物料编码、名称、供应商、送检数量等字段自动填充，无需手工录入

检验方案自动调用：检验员在检验单中选择报检单后，系统根据物料编码自动带出对应的检验方案，包括检验项目、不良分类、检验标准和抽样数量标准，检验员只需填写实测数据和判定结果。

不合格处理流程化：发现不合格项时，质检员直接在系统中选择对应的检验单生成不合格处理单，不良项自动带入，填写原因和处置建议后提交审批流程，相关领导在线审批，处置结果自动回写至检验记录

3. 场景价值：

报检单录入时间从每单5-10分钟缩短至1分钟内，效率提升超过80%

检验员无需再翻阅纸质图纸和检验标准，检验准备时间大幅减少

不合格处理流程线上化，审批进度实时可见，避免了纸质单据流转中的延误和丢失

3.2 场景二：过程检验可视化——多车间质量数据一屏掌握，周会决策有据可依

1. 痛点

信源电机拥有机加工车间、总装车间等多个生产车间，每个车间都有独立的质检员进行过程检验。之前各车间的检验数据分散在纸质记录中，质管部需要每月末逐一收集、汇总、制表，才能形成全厂的质量报表。由于数据滞后，管理层只能在月度质量会议上看到上个月的整体情况，无法及时发现和干预生产过程中的质量异常。

2. 解决方案

分车间检验流程线上化：每个车间建立独立的报检单、检验单、不合格处理单流程，检验员在现场完成检验后即时录入系统，数据实时上传

多维度可视化仪表盘：搭建机加工车间检验不良统计、接工不良统计等仪表盘，通过柱状图展示各不良项的数量分布，通过饼图展示不良项占比，通过折线图展示每月趋势

灵活的时间维度筛选：仪表盘支持按日、周、月、自定义时间段筛选数据，开周会时可直接调取上周数据进行分析和讨论

3. 场景价值

质量会议频率从每月1次提升至每周1次，问题响应速度加快4倍以上

管理层可随时查看实时质量数据，不再依赖月末汇总报表

通过可视化图表快速识别主要不良类型（如尺寸超差占比最高），针对性开展质量改进

3.3 场景三：客诉管理与8D报告——从长流程到双轨制，问题解决更高效

1. 痛点

客户投诉处理后需要进行根本原因分析和预防措施制定，传统8D报告流程涉及销售部、质管部、生产部、技术部等多个部门，需要经过问题层别、成立团队、临时措施、根本原因分析、永久措施、措施验证、预防标准化、评价小组等8个步骤，流程长、耗时长，有些需要观察验证的措施可能要数周才能得到最终结论，影响客户满意度。

2. 解决方式

双轨制报告流程：根据问题复杂度设置简单报告和8D报告两种流程。一般性问题走简单报告流程：销售发起→质管部原因分析→责任部门纠正预防措施→主管部门验证→抄送分发，流程简洁高效；复杂问题或客户明确要求时走8D报告流程，完整执行8个步骤

客诉登记表：

简单报告:

8D报告：

投诉率自动计算：建立客户投诉登记表，销售部接到投诉后即时登记，系统自动统计每月投诉台数。通过录入每月销售总台数，系统自动计算投诉率（投诉台数÷销售总台数），并在仪表盘中展示趋势和目标达成情况

投诉问题层别分析：通过饼图展示各类投诉问题的占比（如轴承响、噪音等），帮助质管部快速识别高频问题，针对性开展质量改进。

3. 场景价值

简单问题处理周期从原来的数周缩短至数天，客户响应速度显著提升

复杂问题仍保留完整的8D流程，确保根本原因得到彻底解决

投诉率可视化监控，管理层可实时了解客户满意度变化趋势，及时采取改进措施

4总结与展望

4.1 项目成果

通过简道云QMS系统的实施，信源电机实现了质量管理的全面数字化转型：

数据实时化：从每月末手工汇总纸质记录转变为检验数据实时录入、实时查看，质量会议频率从月会提升至周会，问题响应速度加快4倍以上

流程线上化：IQC来料检验、IPQC过程检验、成品检验、出货检验、客诉管理五大核心流程全部线上化，消除了纸质单据流转中的延误和丢失风险

标准结构化：检验方案从分散的纸质文档转变为结构化的数字资产，新员工上手时间大幅缩短，检验一致性得到保障

决策可视化：通过多维度仪表盘，管理层可随时查看供货合格率、不良项分布、供应商退货统计、客户投诉率等关键指标，数据驱动质量改进

4.2 经验分享

信源电机的项目实施经验表明，质量管理数字化转型不必追求一步到位。采用"大类先行、逐步细化"的策略，先建立通用框架再在日常使用中不断完善，既能快速见效，又能避免项目周期过长带来的阻力。同时，通过与现有金蝶ERP系统的基础数据对接，既保证了数据一致性，又保持了质量管理的独立性，为后续深化应用打下良好基础。

4.3 未来规划

下一步，信源电机计划在以下方向深化简道云应用：

深化ERP集成：探索与金蝶K3销售模块的深度对接，实现投诉率计算的自动化，减少人工录入

拓展质量分析：基于积累的历史质量数据，开展更深入的趋势分析和预测性质量管理，提前识别潜在风险

供应商协同：探索将简道云延伸至供应商端，实现来料检验结果的在线共享和协同改进

通过持续深化数字化质量管理，信源电机将进一步巩固其在广东电机行业的领先地位，为客户提供更高质量的产品和服务。