成员/部门重名时数据导入处理方法

1. 简介

1.1 问题简介

当简道云通讯录中存在重名的成员/部门时,若在表单中通过成员/部门字段导入员工相关信息,系统无法识别出重名的成员/部门。

以通讯录中有重复部门时导入员工信息,导入失败效果如下所示:

1.2 使用场景

当部门和成员较多,且容易出现重名问题时,可通过以下两种方式对重名数据进行修改:

  • 在线配置表单时,手动更改成员/部门字段,直接修改;
  • 下载错误报告后,使用成员 ID 或者部门 ID 进行导入。

注:手动更改,仅支持重名数据小于 30 条时。

2. 未知部门ID的导入

简道云部门 ID 暂未对外开放,如果是不支持 API 的用户在导入部门数据遇到重名问题时,可以直接下载报错界面的模板获取所有重名部门 ID。

2.1 手动更改

2.1.1 查看失败数据

在表单中导入数据时,会出现导入失败提示,然后在该页面点击「修改失败数据」。如下图所示:

在修改失败数据详情页面,表格首列会显示数据的错误详情,并且数据行中错误数据显示为红色标注框。如下图所示:

2.1.2 修改失败数据

点击失败数据右侧编辑按钮,进入成员/部门列表,对重名的成员/部门进行重新选择。选择完成后,点击确定按钮,再重新导入数据即可。如下图所示:

2.2 修改错误报告后重新导入

2.2.1 下载错误报告

在表单中导入数据时,会出现导入失败提示,然后在该页面点击「下载错误报告」。如下图所示:

在「错误报告 >> 导入失败数据」中,列举了导入失败的原因。如通讯录中存在重名成员、通讯录中存在重名部门。

在「错误报告 >> 重名成员和部门ID」中,列举了重名成员/部门的所有重复情况,以及对应的成员 ID/部门 ID。包括内部组织及外部组织的成员/部门重名数据。如下所示:

2.2.2 数据导入示例

在「错误报告 >> 重名成员和部门ID」处,可以按照「建议导入样式」修改 Excel 中的成员字段/部门字段信息。修改完成后重新进行导入。如下所示:

注:由于部门成员名称同步自第三方平台,为了更精准快速的匹配成员,请尽量避免成员/部门名称中本身包含 # 号

3. 已知部门/成员ID的导入

如果已知「部门ID/成员ID」,且数据有重名的部门或者成员,在导入时即可使用成员 ID 或者部门 ID 进行导入。

部门 ID 可以通过通讯录 API 的 部门管理接口 进行获取。成员 ID 即成员编号,如下图所示:

2.2.1 导入方式

导入成员/部门时,可以使用“#”中包裹 ID 的方式进行导入:

  • 如成员导入时, “Marry”这个成员的成员编号为“0001”,则使用 #0001# 进行 ID 匹配导入;
  • 如导入部门时,“销售一组”的部门 ID 为“9”,则使用 #9# 进行 ID 匹配导入。

注意:如果仅识别到 1 个“#”,或没有“#”,则使用名称进行匹配导入。

2.2.2 导入示例

导入时,直接使用成员 ID 及部门 ID 进行数据导入,如下图所示:

导入后的效果如下图所示:

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