外部成员支持收到哪些消息提醒?

1. 简介

1.1 功能简介

在目前的企业互联功能设计下,外部成员会收到 3 类消息推送:

  • 流程协作类
  • 数据提醒类
  • 数据评论

1.2 应用场景

  • 外部成员需要进行审批的流程,如合同审批、报销审批等,可以通过消息提醒及时通知他们审批信息。
  • 外部成员参与的项目或合作,可以通过消息提醒及时通知他们项目进展、重要里程碑、任务分派等信息,以便他们及时了解和参与相关工作。

1.3 预期效果

以流程协作类提醒为例,设置完成后外部成员会在简道云公众号收到对应的消息提醒,效果如下所示:

2. 设置步骤

2.1 流程协作类

1)进入编辑页面,切换至「流程设定」,点击要让外部成员收到消息提醒的流程节点,以「订单审批」节点为例,设置如下所示:

2)在「节点属性 >> 基础属性 >> 节点负责人」处,点击「点击设置负责人」。

3)在「部门成员列表 >> 成员」处,勾选对应外部成员,点击确定。

如需启用抄送:

1)在「节点负责人」下勾选「启用抄送」,点击「点击设置抄送人」。

2)在「部门成员列表 >> 成员」处,勾选对应外部成员,点击确定。

2.2 数据提醒类

1)切换至「扩展功能」页面,点击「推送提醒 >> 新建推送提醒」。

2)在「推送提醒」页面点击「被提醒人 >> 添加部门或成员」,在「部门成员列表 >> 成员」处,勾选对应外部成员,点击确定。

2.3 数据评论

切换至「扩展功能」页面,点击「数据协作」,打开「数据评论」按钮。外部成员被@即可收到提醒。

3. 提醒内容和接收方式

3.1 提醒内容

  • 流程协作类:和流程相关的所有消息类型都会推送给外部成员,比如流程待办提醒、流程回退提醒、流程催办提醒等。
  • 数据提醒类:所有的提醒类型都会推送给外部成员,比如自定义时间提醒、流程催办提醒。
  • 数据评论:所有被@的数据评论都会推送给外部成员。

3.2 接收方式

类别

方式(无需设置)

方式(需要设置)

流程协作类

集成模式、邮件

短信

数据提醒类

集成模式、邮件

/

数据评论

集成模式、邮件、系统消息

短信

  • 流程协作类设置短信提醒步骤:

切换至「流程设定」页面,点击「流程属性」,在下拉框选择「外部成员」,勾选「使用短信提醒外部节点负责人、抄送人」。

  • 数据评论设置短信提醒步骤:

切换至「扩展功能」页面,点击「数据协作」,在「数据评论」板块勾选「短信提醒」。

注:

1)勾选短信提醒后会消耗我方企业的短信额度给外部成员发送短信。

2)微信公众号中不会发送数据评论提醒消息,钉钉、企业微信和飞书可以正常接收到评论消息。

4. 注意事项

1)企业互联双方的使用模式不同不会影响消息提醒的收发,消息会按照对方的使用模式发送到对应的平台。

2)如连接的企业关注了简道云公众号却未收到消息提醒,首先排查对方关注的公众号是否正确,简道云公众号二维码如下:

其次排查对方是否在公众号内登录。只有登录自己的账号后,才能在微信上收到消息提醒。

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