如何用1万元,搞定价值200万的协作型供应商管理系统?

案例简介

贵州新基石建筑设计有限责任公司成立于 1988 年8月,前身是贵州省新基石建筑设计研究所。

拥有建筑设计甲级、咨询乙级、规划丙级资质以及全过程工程咨询资质,是贵州省第一家民营建筑设计甲级资质企业

作为一家具有深厚底蕴的建筑设计公司,贵州新基石积累了优质的供应链资源,供应商管理成为企业高质高效发展的关键。

随着信息化浪潮的来临,贵州新基石积极拥抱时代,希望通过信息化管理去解决传统供应商管理的痛点,进一步提升信息化效率。

期间尝试了多种成品供应商管理系统,但是由于成品系统无法满足企业个性化的业务需求,同时定制系统价格昂贵且速度慢,不得已统统放弃。


项目复杂,困难重重


经过 1 年的信息化实践,贵州新基石完善了项目管理、供应商管理、施工管理等应用,逐步实现了项目信息化。


可由于工程项目错综复杂,关联方特别多(业主、供应商、监理、公司总部、项目部等),大多数信息管理软件都是本企业独立使用,容易造成信息填报工作量大、信息不对称、沟通工作繁琐等问题。


而平台型系统软件,动辄上百万的价格,让中小型企业望而却步。


如何做到关联方准确及时填报、汇总、透明信息,从而实现内外组织协同工作,减少管理内耗成了当务之急。



打通流程,提高效率


👩‍💻自主搭建企业个性化供应商管理系统


过去的成品系统看上去非常的高大上,但是实际使用之后发现诸多功能不满足企业实际业务需求。


提需求给他们一般都得 2-4 周才能实现,整个信息化落地进程非常缓慢,严重阻碍了企业的高速发展。


成品系统二次开发费用及时间,也是不可控的。


贵州新基石的信息技术总监孙颖,基于简道云的自主搭建能力+企业互联的跨组织协同能力,仅仅 3 周就落地了一套符合企业实际业务需求的供应商管理系统


业务高速发展过程中新产生的个性化需求,最快当天就都可以通过灵活易用的配置实现,极大提高了企业供应商管理效率。





📊招投标全流程数字化管理


过去招投标管理一直是企业内管理的一大难题,每次招投标都要各种电话通知供应商、线下举办投标会、传送各种 Excel 文件等,效率非常低;且管理过程存在信息不透明,和不公平竞标的风险。


后来基于简道云新推出的企业互联功能,打通了和外部企业的线上协作能力,从而实现了供应商入库审核、邀标、投标、答疑、评标、开标、中标通知、合同签订的招投标全流程数字化管理。

  • 供应商入库:通过企业互联与潜在供应商建立连接,并审核对应资质
  • 自动邀标:邀标时通过微信公众号、短信等渠道自动通知到供应商
  • 线上投标:供应商登录系统即可查看自己可参与的标,并发起投标
  • 招标答疑:供应商发起答疑,招标组实时收到并进行回复,回复后自动抄送供应商
  • 线上评标:线上实现评标,并根据评标模型自动计算分数
  • 线上开标:开标通知自动发送给参与评标的供应商,并自动生成评标报告
  • 线上签约:中标供应商自动收到中标通知,并可线上打印中标合同




📈实现供应商全生命周期协同管理


供应商管理核心环节都存在的一个痛点就是信息的重复录入和信息的滞后性。


特别是建筑行业,由于行业特性导致供应商信息分散在各设计或者施工人员,导致该问题更加严重。


比如以收货场景为例:

  • 供应商发货后不及时通知发货情况,只能贵州新基石的项目部成员微信、电话人工跟进进度。
  • 到货后,各类纸质发货单、出厂报告、合格证等,需要项目部资料员负责把纸质发货单的数据重复录入到系统。


孙颖认为:整个问题的主要原因就是没有打通和供应商的协作,如果能让供应商参与到整个业务流就能最大程度的提高整个供应商管理效率。


所以后续通过简道云企业互联功能,在之前的供应商管理系统上进行了优化,实现了供应商全生命周期的协同管理。

  • 供应商信息协同:供应商可自主查询&修改公司信息、资质证书等
  • 历史合作信息协同:供应商可自主查看历史的招投标、发货入库等信息
  • 发货协同:供应商一键发货,自动打印出统一格式的发货单,并自动通知到采购
  • 入库协同:到货后自动调用发货数据,一键入库,并同步给供应商
  • 对账协同:供应商可在线实时查看自己的发货数、入库数、对账金额等



我们这套供应商管理系统如果是找软件商做,至少需要 200 多万,简道云只需要 1 万多块,并且搭建效率高,后期维护非常方便。

特别是简道云的企业互联功能,让供应商真正参与到整个业务流程,实现了供应商全生命周期的协同管理,最大程度上提高了供应商管理效率。

目前我们通过这套系统高效管理着超过 500 家供应商,过去 5 个人做的事情,现在 1 个人就能搞定。

简道云企业互联具备了搭建平台的基因,不再局限于企业内部管理信息化,工程项目管理也不仅限于供应商管理;

未来将与业主、勘察设计、监理单位在施工管理、变更管理、进度管理、维保管理等方向拓展。

搭建真正的项目管理平台,共生共赢让合作进入互联新时代。

——贵州新基石 信息技术总监 孙颖


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