提醒未提交人员填写日报

1. 简介

1.1 案例简介

在日报填写场景中,需要成员每日提交日报,如果到了某个时间仍未提交,则需要进行提醒。

本文将通过数据工厂实现每天定时提醒未提交日报的成员。

提醒未提交人员填写日报的视频讲解参见:未提交数据提醒

1.2 设计思路

1)设置员工基础表,导入全部员工的数据。

2)设置日报表单,用于员工每天的日报打卡填写,记录已填写日报的成员。

3)将员工基础表和日报表,通过数据工厂进行横向连接,筛选出当天未填写日报的成员。

4)将数据工厂计算的数据同步到表单,再通过流程设置好,提醒未提交日报的成员进行填写。

1.3 预期效果

当日未提交日报员工将会在每天晚上九点左右收到提醒,如下所示:

2. 设置步骤

在学习之前请安装 人事OA管理 应用模板 ,本文将按照模板中的示例数据进行讲解。

2.1 表单数据

表单数据我们用到应用模板中的「员工档案」、「日报」以及一张日报提醒流程表,如下图所示:

了解需要的基础表单后,可以在除日报提醒表中以外的其他两张表单添加几条示例数据。

2.2 数据工厂

接下来,通过数据工厂计算出未今日未提交日报的成员。

2.2.1 新建数据流

管理后台 处新建一个数据流,如下图所示:

2.2.2 设置输入数据源

对数据流进行重命名,设置输入节点的数据源为日报表单。如下图所示:

2.2.3 筛选今日数据

添加一个数据筛选节点,筛选出日报提交等于“今天”的数据。如下图所示:

2.2.4 连接到人员基础表

再添加一个输入节点,输入源选择「员工档案」这张人员基础表,选择其中一个「入职员工」成员字段参与后续计算:

添加「横向连接」节点,将「员工档案」表与刚刚过滤的数据进行横向连接。如下图所示:

2.2.5 筛选为提交人员

添加一个「数据筛选」节点,筛选出汇报日期为空的数据,即为提交日报的成员:

2.2.6 添加提醒提示语

添加一个「字段设置」节点,并将多余汇报日期字段删除。然后添加一个计算字段,为日报提醒设置一条提醒语,公式如下:

CONCATENATE("您于",TEXT(YEAR(TODAY())),"年",TEXT(MONTH(TODAY())),"月",TEXT(DAY(TODAY())),"日",

"的日报还没有填写")

2.2.7 保存数据流

将字段设置节点连向输出节点,并对输出节点重命名,最后点击「保存」即完成数据流的设置。

2.3 输出表同步至表单

将计算好的数据流输出表数据同步至表单,再通过表单进行消息提醒。

2.3.1 输出表同步

数据流输出表同步设置如下,同步表单选择「日报提醒表」:

同步方式为「定时同步」,定时同步为「每天」同步,希望在什么时候提醒员工,就设置提醒时间为几点:

2.3.2 数据定时更新

假设需要在晚上九点进行未提交日报的数据同步与提醒,那么我们需要保证同步的数据是相对较新的数据,也就是已经提交日报的成员不被提醒。那么我们可以设置一个数据的定时更新任务:

可以设置更新时间为同步时间的前 5 分钟左右,给更新数据预留 5 分钟左右的时间,如下图所示:

2.4 流程提醒

2.4.1 流程设置

流程设置如下,无审批节点,仅设置一个抄送节点,抄送人为表单中的成员字段,字段权限勾选「员工姓名」和「提示语」两个字段:

2.4.2 提醒设置

在「流程属性 >> 流程提醒」处勾选需要设置的提醒方式:

2.5 效果演示

参见文本【1.3节】。

注:数据工厂同步数据时,最多同时触发 300 条流程。超出数量限制后输出表将同步失败,即不同步任何一条数据。

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