流程保存草稿

1. 简介

1.1 功能简介

保存草稿是流程发起节点上的一种数据操作。节点开启「保存草稿」后,可以将流程数据暂时保存下来而不提交、不入库、也不参与数据调用与统计分析。

注:保存草稿功能仅支持「流程发起节点」,其他节点不支持。保存的草稿不占用表单数据量,可免费使用。

1.2 使用场景

填写的数据内容多、耗时久甚至可能需要跨日填写时,可以通过保存草稿数据,待数据完善后再提交。

1.3 预期效果

草稿数据的保存效果如下:

2. 设置步骤

2.1 开启入口

管理员访问流程表单,在「流程设定 >> 流程发起节点 >> 节点属性 >> 更多属性 」处可以为流程发起节点开启「保存草稿」节点操作。如下图所示:

点击「开启」,如有需要还可以重新设置「保存草稿」操作的按钮文字,全部设置好以后点击「保存」即设置完成。如下图所示:

2.2 使用草稿

2.2.1 保存草稿数据

在流程表单发起流程界面,写入数据后,点击保存草稿。如下图所示:

2.2.2 查看草稿数据

保存草稿后,会在页面显示一个草稿箱。点击「草稿箱」,可以看到本人在当前表单存储的所有草稿数据:

草稿箱中的数据以卡片的形式进行展示,分别展示数据标题、表单前 3 个字段、草稿数据更新时间等信息。如下图所示:

支持在卡片中显示的字段类型有:单行文本、多行文本、数字、日期时间、单选按钮组、复选框组、下拉框、下拉复选框、地址、定位、手机、成员单选、成员多选、部门单选、部门多选。

2.2.3 编辑草稿数据

编辑草稿数据后,可以选择提交流程或者继续保存草稿。如下图所示:

2.2.4 删除草稿数据

点击具体的草稿旁边的「删除」按钮,可以对草稿数据进行删除。如下图所示:

3. 保存草稿与暂存的区别

节点操作上的「保存草稿」与「暂存」均有对数据进行暂时存储的作用,那么他们之前的主要区别有哪些呢:

保存草稿

暂存

仅支持流程发起节点保存草稿

除了抄送节点、流程结束节点、子流程节点,其他流程节点均支持。

草稿数据不算作有效数据,保存时不发起流程,不入库。不支持调用,不支持 BPA、仪表盘等计算分析。

暂存后数据即生效,并提交入库,可在数据管理处查看管理。支持调用,支持被 BPA、仪表盘等计算分析。

4. 规则说明

流程表单开启「保存草稿」后,草稿存储的相关规则如下:

4.1 草稿保存规则

1)保存的草稿数据不算作有效数据,保存时不发起流程,不参与/不触发数据联动、仪表盘分析、聚合表计算及校验、数据工厂计算、webhook 数据推送、数据日志、智能助手、打印等。也不触发节点提交校验、字段必填校验、数字字段的数值范围校验、定位字段的定位范围限制校验、字段重复值校验以及手机短信验证校验。

2)草稿数据点击「提交」后,将同时发起流程,且数据生效入库,在数据管理中可见可管理。

3)通过草稿发起流程后,数据转为有效数据,参与计算统计。

4)每个成员可以新建多条草稿,每条草稿支持被保存多次,保存时覆盖更新,只存储最新状态下的草稿数据。

5)每个表单每天可新建 1 w 条草稿数据,超过此限制后当天只可修改不可新建,第二天可重新新建。管理员不支持管理草稿数据,成员删除草稿也不释放草稿容量,第二天从 0 开始计算 1w 条草稿容量。(以初次保存草稿时间计算一天总的草稿数量)

6)草稿数据保存有效期为 30 天,以数据创建日期距今的时间差核算,超期自动删除。

7)只有流程初次发起时支持保存草稿。通过其他节点回退到流程发起节点后,不再支持保存草稿。

4.2 草稿删除规则

1)支持成员在草稿箱中删除自己创建的草稿数据,不支持管理员删除成员创建的草稿数据。

2)草稿数据正式提交入库后,数据状态变更为有效数据,则自动从草稿箱中删除。

3)草稿数据保存有效期为 30 天,以数据创建日期距今的时间差核算,超期自动删除。

4)草稿数据删除后,暂不支持恢复。

4.3 草稿同步变更规则

当表单设计变更后,暂存的草稿数据同步变更:

  • 删除或回收站中彻底删除字段,该字段对应的草稿数据同步删除、彻底删除;
  • 字段回收站恢复字段,该字段对应的草稿数据同步恢复;
  • 新增字段,该字段对应的草稿数据无值。

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