跨境物流订单管理系统

一、案例背景

某国际物流公司成立于 2012 年,是一家集海运进出口、空运进出口、国际物流快递等业务为一体的国际货运公司。拥有 150 多名强大的国际物流服务团队,分公司遍布全国各地,强大的物流网络可触达全球 100 多个大小国家和地区,致力于为众多行业的客户如科技、生命科学和医疗保健、新能源、汽车和零售等行业提供定制化的国际物流解决方案。

二、业务背景

在使用简道云之前,该企业开展业务的方式基本都是通过公司的旧系统进行操作,包括:录入货物信息(包括货品名称、件重体、贸易术语、订单金额、HS 编码等内容)、新建订单、提交订舱、提货需求、上传托书、清关、报关文件等;日常操作和通讯主要通过邮件、电话等工具与进出口商、海外代理、机场货站及报关行等机构对接沟通、协调解决货物运输中的问题。随着公司业务规模的扩大以及订单量的大幅增长,员工工作压力与日俱增,逐渐力不从心。在业务复盘中,总结出以下问题:

流程不够数字化、自动化

国际物流涉及机构众多,传统的电话、邮箱沟通不可避免会产生信息滞后的情况,外部协同效率低。业务流程不够自动化,每一个步骤都需要操作人员人为推动,企业间难以串联形成合力。

订单信息及状态不透明

由操作人员进行空运系统操作、货物跟踪及订单管理,无论是公司内部的提货组、订舱组还是公司外部的客户等,都仅能通过操作人员了解货物信息和状态,操作人员压力巨大。

订单缺乏动态管理

传统的订单跟踪方式,都是由操作人员人工录入 Excel 进行标记。Excel 并不是一个动态的表格,不能够做到自动实时反映出每个订单的状态。且空运接的大部分都是急单,人工跟踪、修改订单状态在业务高峰期难以及时同步和管理。

数据不直观

缺乏能够可视化、实时、直观的反映出整个部门或个人的订单情况的系统,管理层很难把握每个人当前的工作量以及部门总单量,无法进行准确分析和指导。

三、解决方案

针对上述问题,公司决定对业务进行整体数字化改革,希望通过建立一个互联互通的平台,实现和客户、报关行、运输公司等多个外部组织的在线协同,重塑过去低效的业务流程并开始在市场上进行相关管理软件的选型。

在还未寻找到合适的通用软件时,公司考虑由第三方定制开发或者自研开发系统,正是沿着这个方向发现了零代码平台,最终在对比测试了市场上多款同类软件之后选择了简道云自行搭建应用。于是成立信息化小组,和各业务部门主管一起历经业务流程调研、需求梳理、应用搭建、测试验证、反馈修正等多轮改进,逐步落地了一套公司综合业务信息化管理平台。

视频详解:

场景一:客户自助建单

痛点:原有的创建订单的方式是客户填写 Excel 委托书,然后通过邮件发送给操作员,再由操作人员在系统人工重复一条条录入托书内容。一方面容易出现托书中的重要内容、必填内容被客户漏填的现象,另一方面操作人员不仅重复进行着无效的数据录入工作,且存在数据录错的风险。

解决方式:将托书内容按照模块制作成表单,通过设置字段属性和表单属性(必填、显隐规则、提交校验条件等)确保客户尽可能完整的提交我们需要的信息,减少人员来回沟通的时间和成本;同时客户的数据直接进入了订单执行系统,无需人工重复录入,保证了数据的正确性。

价值:“确认订单”环节的周期缩短整整 2~3 天,出口更加快捷,且减少了业务员大量的无效工作。

场景二:企业互联

痛点:由于国际物流涉及机构众多,需要和进出口商、海外代理、机场货站、运输公司及报关行等众多机构对接沟通、共同协调解决货物运输中的问题等。日常通讯主要通过邮件、电话等传统工具,存在信息不透明、不及时等多种问题,比如对于有些并不常使用邮件的客户会导致重要信息无法及时通知到对方。

解决方式:提前搭建好出口流程,通过企业互联功能将海外代理商、报关行、航空公司等外部组织分别设置为相关流程节点的负责人,参与到出口流程中,实现规范化且自动化进行的业务流程。

价值:打破和外部企业间的信息壁垒,避免在业务高峰期或提货当天忙碌的情况下,操作人员还要邮件来回编辑邮件收件人、抄送人,提升了协作效率。双方数据透明,各协作环节的协作数据证据都有留存,避免出现后续问题的扯皮行为。

场景三:实时同步订单状态

痛点:传统的订单跟踪方式,都是由操作人员人工录入 Excel 进行标记。一方面,Excel 并不是一个动态的表格,不能够做到自动实时更新每个订单的状态。且空运接的大部分都是急单,人工跟踪、修改订单状态在业务高峰期难以及时同步。另一方面,订单后续的跟进和管理都是由操作人员负责,客户缺乏高效的方式了解到每个订单的后续情况,尤其是在提货完成后,要了解订单进度只能定期一对一邮件、电话询问操作人员,效率极低。

解决方式:将出口订单划分为已建单、已订舱、已提货、已入仓等多个状态,通过公式逻辑判断实现当每个订单完成一个流程节点自动更改货物状态,并为客户开放订单状态字段可见权限。

价值:实时同步订单状态,除异常情况外,客户无需频繁询问操作人员是否入仓、是否抵达目的港等问题,业务更加透明。这种方式大大节约了双方的时间成本,不仅使我方在客户面前更加可信赖,也得到公司内部信息化部门在内的多个部门的一致好评。

场景四:数据预警

痛点:选择空运的客户大多都是急货,在业务高峰期,人工跟进难免会出现遗漏某笔订单的现象,容易引起客户的不满、遭到客户的投诉。

解决方式:订单流程快到期、延期以及航班起飞时间时,通过数据预警功能,操作人员可以及时收到提醒通知,并进入权限下的报表查看订单情况,从而主动推动订单进程,整个过程高效透明。

价值:保证数据透明,能够及时发现业务问题与原因,让数据指导操作过程,保障业务稳定运转。

场景五:订单跟进管理

痛点: Excel 无法清晰、动态、可视化的呈现出订单数据,操作人员难以对订单进行统计、分析和管理。

解决方式:通过制作简道云仪表盘提供多种筛选方式,实现对订单的动态管理。汇总操作人员每天/周/月操作过的订单量、客户量、账单金额等自己经管、操作的经济数据,从而使其更加直观的看到自己的业务量以及每笔订单的经营指标、利润情况、营收情况。

价值:通过订单跟进看板,订单相关数据情况一目了然,为调度工作提供了数据支撑,操作人员根据订单状态科学安排下一步的操作,提高了各个流程的效率。

四、信息化建设心得

物流是一切实体企业运转的载体,物流、供应链的中断会造成众多企业业务停滞。在疫情最严重的时期,国内各个行业内的大中小企业多多少少都有受到影响,即使是物流行业也没能幸免。越是这样的时刻,企业数字化、信息化的道路越是亟待推进,也正是在疫情的影响下坚定了公司管理层进行信息化的决心。5 年国际物流信息化管理经历,在不断的探索过程中,该国际物流公司用简道云搭建出了一套国际物流行业专属的服务系统,实现了全货代体系流程化、规模化、数字化管理。公司负责人表示:“未来也会继续探索更多通过简道云实现的场景,‘让数据成为生产力’。公司不止,信息化道路步履不停”。

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