外包订单派工管理

一、传统的外包订单派工管理

随着企业规模的不断扩大,业务范围的覆盖也是十分广泛,以至于很多产品的售后服务做不到一一上门处理,那么多数企业就会将部分不能服务到的售后订单外包给其他专业公司进行处理。但是企业在传统外包订单派工的管理过程中,派单管理方式较为落后,外包公司不能及时响应接单,同时繁杂的数据大多依靠人工进行录入统计,很多信息模块也未打通,导致管理效率很低。

我们通过调研发现,传统的外包订单派工管理主要存在以下痛点:

1、外包订单派工管理效率非常低

在传统的外包订单派工管理中,当有外包订单需要处理时,往往是负责外包订单的业务人员人工汇总统计该订单涉及的产品类型、需求类型、所在区域,然后再用电话、微信或邮件通知合适的外包公司进行接单确认,外包公司接单后再派工进行处理,外包公司业务员处理完成后,外包公司负责人再通知企业订单完成情况,过程很繁杂,沟通方式也很低效,导致企业对外包订单派工管理效率十分低下。

2、缺乏系统的数据沉淀方式,各种数据不透明,存在扯皮风险

在传统的外包订单派工管理中,在外包公司确认接单后,企业是不清楚外包公司是否派工、何时派工、订单处理情况等进度的,而且外包公司业务员在订单处理完成后只是和负责人报备一下结果或者填一些简单的表单,而且这些结果企业是不能随时立即查看的,只能外包公司将结果汇总后发送给企业才能查看,数据非常不透明。此外,还有一些对账、发票、付款等也是通过微信或者邮件来完成的,这些对账数据和付款记录很容易丢失,如果是一方忘记备份了,就非常容易造成就是否已付款进行扯皮。

二、协同型外包订单派工管理解决方案

企业在传统外包订单派工中的管理效率低、数据不透明等问题的主要原因在于企业和外包公司的沟通协作方式及协作过程中的数据沉淀方式落后低效,解决这些问题的关键在于通过一套电子化系统进行派工过程管控,和外包公司通过此系统进行高效沟通协作及系统的数据沉淀和透明。使企业可以实时查看外包订单的处理进程,并将一些人工录入统计的工作实现自动化,从而帮助企业有效提升外包订单派工管理效率。简道云针对大多企业在传统外包订单派工管理过程中的痛点,提供了一套科学高效的协同型外包订单派工管理解决方案。

接下来我们详细讲解下本套方案:

1、外包公司注册

外包公司通过填写基本信息发起备选外包公司审核申请,然后流转到我方进行审核,审核通过后即可成为备选外包公司。

2、创建外包需求及外包订单发布

负责外包订单业务员将相关外包需求的基本信息录入即可按照产品类型、需求类型、需求所在区域为订单匹配合适的外包公司,这样就创建了一条外包需求。后续外包订单负责人可根据外包需求库中的需求信息制定支付给外包公司的金额后提交即可发布外包订单,然后流转到管理层审核、外包公司接单确认、派工等,企业可以随时随地查看流程进度。

3、财务协同

此外,企业和外包公司可随时发起对账、发票入账、付款等操作,通过仪表盘可随时动态查看已对账、已开发票、已付款等信息,可有效避免企业和外包公司发生扯皮。

通过对比可以发现,本套解决方案可大大提升企业的外包订单派工管理效率,实现系统的数据沉淀与数据透明。

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