如何通过智能助手实现高效任务管理?

⭐ 本文配套视频讲解参见:自动发起多个任务

1. 简介

1.1 案例简介

本案例将介绍,如何通过智能助手实现高效任务管理,即仅需发布一次任务,自动发起多个任务处理流程,最终实现任务的自动化流转。

1.2 设计思路

1)项目负责人在「任务发布」表单中,将项目下的子任务通过子表单分配给不同成员;

2)通过智能助手新增数据的功能,自动发起多个流程,分别对应不同任务负责人处理各自的任务;

3)任务完成后,负责人提交表单,任务流转至项目负责人处进行验收;

4)验收通过的任务,通过智能助手标记为“完成”状态,在「任务发布」中即可筛选掉已完成的任务。

1.3 预期效果

1)如,项目负责人发布了「简道云官网」项目下的两个子任务,分别分配给不同的成员:

2)通过智能助手,将自动发起对应任务的流程,对应负责人将收到待办。任务完成后,负责人填写好完成情况提交表单:

3)任务完成后,任务的发布者将收到待办验收任务。任务验收结果通过后,将不再显示在「任务发布」的选项中。

如「首页方案视觉设计」已标记为完成,则再次发布时,就不会显示该任务,效果如下:

2. 设置步骤

在学习之前建议安装 任务管理 应用模板,本文将按照模板中的示例数据进行讲解。

2.1 表单设计

本案例需要使用 3 张表单,分别是:

  • 任务发布:用于将项目下的子任务发布给不同成员;
  • 任务完成提交:任务完成后,通过该表单进行任务提交、验收;
  • 项目基本信息:用于录入项目、项目下的任务、以及截止时间等基础信息,便于其他表单进行调用。

注:表单的具体设置此处不再详细说明,请参见 任务管理 应用模板查看详细设置。

2.2 配置智能助手

进入「管理后台 >> 智能助手」,点击「新建智能助手」:

2.2.1 任务分配

新增智能助手「任务分配」,当项目负责人在「任务发布」中将任务分配给不同成员后,通过智能助手自动发起多个「任务完成提交」的流程,作为不同成员的待办任务。

1)智能助手触发动作配置如下:

  • 触发动作:新增数据
  • 触发表单:任务发布

2)智能助手执行动作配置如下:

  • 执行动作:新增数据
  • 目标表单:任务完成提交
  • 字段赋值:
    • 执行表单中的「项目名称」赋值为触发表单中「选择项目」的字段值
    • 执行表单中的「项目负责人」赋值为触发表单中「发布者」的字段值
    • 执行表单中的「任务负责人」赋值为触发表单中「任务明细.对应负责人」的字段值
    • 执行表单中的「任务名称」赋值为触发表单中「任务明细.任务名称」的字段值
    • 执行表单中的「任务截止时间」赋值为触发表单中「任务明细.任务处理截止时间」的字段值
    • 执行表单中的「任务内容」赋值为触发表单中「任务明细.任务内容」的字段值
    • 执行表单中的「完成情况」和「验收结果」暂不赋值,设置为空

2.2.2 任务完成标记状态

新增智能助手「任务完成标记状态」,当成员完成任务提交后,如经发布者验收任务通过,则通过智能助手在「项目基本信息」中将已完成的项目标记为「完成」,以便于在「任务发布」中筛选掉已完成的任务。

1)智能助手触发动作配置如下:

  • 触发动作:修改数据
  • 触发表单:任务完成提交
  • 触发条件:
    • 验收结果等于“通过”
    • 流程状态等于「流转完成」

2)智能助手执行动作配置如下:

  • 执行动作:修改已有数据
  • 目标表单:项目基本信息
  • 过滤条件::
    • 执行表单中的「项目名称」等于触发表单中「项目名称」的字段值
    • 执行表单中的「子任务」等于触发表单中「任务名称」的字段值
  • 字段修改赋值:执行表单中的「是否已完成」修改为「完成」

2.3 流程节点设置

为了实现任务发布后,同时发起多个流程的效果,需要在「任务完成提交」的流程表单中对流程进行如下设置:

2.3.1 新增流程节点

进入「任务完成提交 >> 流程设定」,新增流程阶段如下:

  • 流程发起节点:由智能助手自动发起,无需手动填写;
  • 任务提交:任务分配至对应负责人,负责人完成后进行提交;
  • 任务审批:由任务发布者对任务进行验收,验收通过后,任务可标记为完成。

2.3.2 设置节点负责人

1)选中「任务提交」节点,在「节点属性 >> 基础属性 >> 负责人」处,点击设置负责人:

2)进入部门成员列表,在「动态负责人 >> 成员字段」处,勾选表单中的「负责人」字段,以实现节点负责人随任务变化的效果。选择好后点击「确定」保存:

3)同样的方法,设置「任务审批」字段的负责人为「项目负责人」,即任务的发布者,便于流程流转至发布者进行验收。

3)其他流程节点的字段权限等设置,可参见 任务管理 应用模板。

2.4 预期效果

效果演示参见本文【1.3 预期效果】。

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