实战案例 | 如何对300多家供应商进行高效管理？

企业简介

中大贝莱特是集制冷、暖通产品及压滤机械产品研发、设计制造、营销、安装调试于一体的综合性集团公司，是中国制冷暖通及压滤机行业的领先者，在全国各大城市建立了 100 多个销售网点，分布全国各地的代理商达 1000 多家，年销售收入达 15 亿元。

管理痛点

中大贝莱特拥有 ERP、OA、CRM、PB、HR 等许多信息管理系统，但都主要服务于内部业务流程协作，外部业务流程协作特别是供应商报价比价下单这部分的信息化建设缺失严重。中大贝莱特曾尝试微信群、阿里巴巴、OA业务生成器等多种方式，但涉及几万种物品、近千个供应商的报价比价下单问题始终没能得到有效解决。

如何通过信息化实现采购询报价的阳光化管理，以及如何通过线上询价、竞价来降低采购成本，是中大贝莱特目前面临的最核心问题。

解决方案

2022 年，彻底解决比价采购、阳光采购的问题被提到中大贝莱特集团战略层面。在总裁办牵头组织下，耗时近 3 个月对市面上十几家软件进行筛选、试用和比较后，中大贝莱特于2022年3月底确定使用简道云零代码开发平台。

基于简道云系统，中大贝莱特很快对接了 300 多家主要供应商，然后对需求导入、采购发起询价、供方密封报价、多部门共同查询比价分析、识别最佳价格上报批准、下单合同等环节一一进行了梳理和设定，完全满足了集团需求。

除此之外，中大贝莱特还设计开发了物流发货询报价系统、防疫大数据平台、售后等应用，有效填补了集团信息化系统的各个小短板。

中大贝莱特使用简道云搭建的应用一览：

下面将对物流采购、生产性物资采购、疫情防控这三大应用场景进行详细介绍。

场景一：物流采购管理

中大贝莱特的产品如中央空调、压滤机等都是大型设备，每次的运输费用都需几千甚至上万，物流成本较高，如何降低物流成本成为公司最关心的问题。为了降低物流成本，中大贝莱特决定基于简道云对供应商报价、订单履行等流程做更细致的管控。

1）第一步：规范供应商的注册和准入流程

过去供应商的注册、准入并没有规范的流程，采购觉得合适的供应商就录入到ERP的供应商档案信息表，存在劣质供应商进入以及采购不透明收入等问题。

物流供应商管理系统搭建后，供应商需要经过扫码注册、填写资料、审批准入的标准流程才能参与公司后续的业务，整个流程全部由在系统上进行。

通过物流供应商管理系统的使用，中大贝莱特规范化、透明化了供应商注册、准入流程，提高了供应商质量，并有效规避了采购中有可能产生的不透明收入问题。

下图为供应商注册页面：

2）第二步：阳光化物流询报价

在过去，中大贝莱特物流询报价的实现方式是建一个微信群，把所有供应商拉到里面，有需求了就发送询报价通知到群里，并要求供应商都在群里面报价，但供应商都只私聊询价员，不在群内报价。询价员把微信上的询报价结果汇总后确定一个最终的价格，最后上报到系统进行核价。

所有询报价环节都是人为管理，过程不透明、缺少监督，且由于微信报价效率低，基本都只是一次询价，导致公司无法通过询价、竞价环节获得最低价格和最优供应商。

基于简道云 SRM2.0询报价模板 中大贝莱特改造完成了当前使用的物流询报价系统。用车部门在系统内填入需求后，物流部门就会向供应商发起询价，供应商在系统上报价后，公司便可通过不同看板对报价进行对比监督，并在系统上完成核价。

下图为物流供应商报价界面：

经过设置，物流部门在发起询价时可以选择要供应商报价几次，供应商报价后一段时间系统可自动发起二次询价，从而实现让供应商多次报价，降低成本。

在核价环节增加了最低价选择和展示，理论上只能选择最低价格，如不是最低价则需要进行备注。针对管理层和采购员也提供了不同的看板，管理层能看到运价监督仪表盘以监督价格，采购员能看到运价比价分析表方便比价。

下图为运价监督仪表盘：

下图为运价比价分析表：

物流询报价系统的使用使得询报价全程可以在一个系统上完成，实现了封闭式报价，有效避免了采购和供应商串通，大大提高了报价的准确性、有效性、公平性、透明性，有助于供应商良性竞争，更有利于供应商优化、采购成本降低。

3）第三步：实现物流订单执行全过程内外协同

之前，中大贝莱特和物流公司签订的都是纸质合同，从装货到签收的整个流程都是使用微信+EXCEL管理，物流公司带回纸质单据后从汇总到付款也都是采用EXCEL＋纸质材料模式，效率低下，过程不透明，历史记录缺少统一存档，一旦出现问题难以溯源，管控风险大。

借助简道云的流程表单，中大贝莱特实现了从签订合同到过程跟进的线上化、透明化管理。到货后司机上传到货凭证，托运方线上审批并自动存档，后续对账发票付款时可直接通过数据联动调用核价数据。

下图为线上运输协同签订页面：

实现物流订单执行全过程线上化后，中大贝莱特和物流公司可以在一个平台上协同办公，协作效率大幅提高。运输方可以直接在手机上更新运输进度，每一笔物流订单的执行情况都有据可查，风险管控能力极大增强。

原来的人工统计合同签订回传数量也变为现有的“仪表盘”自动生成数据模式，签订明细非常直观，统计工作一目了然，工作效率大大提高。

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场景二：生产性物资采购管理

1. 供应商管理

过去对生产供应商的准入审核和等级评定，主要依靠 Excel 表格单人统计再部门汇总分析，没有标准，每个人填写格式不同，极易出错，汇总分析需耗费大量时间精力，且结果无法前后对比。

使用简道云系统后，中大贝莱特针对准入审核和等级评定建立了统一的表单，基础数据由供方直接填写，采购人员各自审核校正。

供应商刚注册时都只是潜在供应商，采购员审批准入后才能变成合格供应商。中大贝莱特将潜在供应商评级为 D，只有被评为B才能成为准入供应商。采购员审批时可以直接看到供应商上传的基本资料、联系人、资质证书等，还可以选择不同条例，根据选择后显示的评分标准打分。

下图为供应商准入审核页面：

下图为供应商等级评定页面：

使用简道云对供应商进行审核评定，极大地降低了出错率，数据自动汇总分析，效率大大提高。借助表单和仪表盘，供应商的资质、等级和整体情况一目了然。

2. 采购订单管理

过去，订单确认流程是采购部门通过微信、邮件等形式把采购订单发给供应商确认，供应商确认后采购员再把订单打印出来交给供应商二次确认，二次确认后采购员再把确认结果手动填入系统，不仅传递效率低，而且存在很多冗余。

借助简道云，订单确认全流程皆可在线上完成。采购部门发起采购订单后先由内部审批，审批通过后再流转到供应商处进行确认，确认后由采购员打印出订单盖章，再由供应商盖章确认即可，更为便捷。

下图为订单协同发起页面：

实现订单确认全流程线上化后，订单流转效率明显提高，人工工作量减少 50% 以上。

场景三：疫情防控

中大贝莱特拥有几千名员工，核酸、疫苗以及人员出差往返等统计工作过往都是使用 Excel 处理，工作量大且极易出错。

基于简道云疫情防控模板，根据集团实际略作修改，中大贝莱特轻松上线了防疫工作。只需发布一个二维码，员工扫码登记后，系统就会自动汇总统计填报信息，并可按上级部门要求随时随地调整内容和格式。

所有过去需要用 Excel 表格收集、统计和汇报的工作，现在都只需扫码填报，系统会自动按要求统计出表，简洁、方便、高效。

以中大贝莱特自主搭建的防疫大数据平台为例，只需员工扫码登记，所有信息都会被自动分析汇总。原先需要 3 人加班加点的工作，现在只需 1 人兼职就可完成。

心得总结

中大贝莱特认为，简道云系统非常直观明了，无代码基础人员在一定程度的学习后，也能轻松上手使用，不依赖IT也能满足信息化需求；简道云系统的自行搭建功能满足企业根据自身流程特点开发适合自己的表单，企业互联功能可以极大地拉近供方和企业之间的距离，高效公平；简道云上的所有数据都可以保存备查，相比微信等通讯方式，可查性、可追溯性更强。

未来，中大贝莱特还计划在物流管理的对账、发票、付款、供应商绩效考核等方面以及采购管理的招投标管理、送货协同、入库协同、外协管理、供应链产能分布等方面进一步发挥简道云的作用，加强简道云同旧有信息化系统的协同。相信在信息化的助力下，中大贝莱特将能用更低的成本、更高的效率，生产出更好的产品。

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