如何提醒项目成员填写项目日报

1. 简介

1.1 案例简介

通过本案例,可以实现在项目实施期间,每天定时推送提醒给对应的项目成员,提醒其进行日报填写。保证项目成员能够及时对项目工作进行梳理、复盘和调整。

1.2 设计思路

1)创建一个项目日报表,在表单中设置好汇报日期、填写人、今日工作和明日计划等内容。

2)创建自定义时间提醒,选择设置对应的提醒时间、被提醒人及提醒文字、提醒方式等。

3)开启推送提醒后,根据设置好的提醒时间,每天定时推送提醒给项目成员。

1.3 提醒方式

不同模式的简道云账号,有不同的提醒方式,详情可参见文档:提醒方式

提醒效果可参见【1.4 预期效果】和【2.3 效果演示】。

1.4 预期效果

以项目实施期间,每天下午 17:30 提醒项目成员为例,企业微信工作台接收消息提醒,效果如下所示:

注:其它模式下的提醒效果,可参见【2.3 效果演示】。

2. 设置步骤

2.1 表单设计

1)新建项目日报表,字段设置如下所示:

字段名称

字段类型

汇报日期

日期时间

填写人

成员单选

今日工作

多行文本

明日计划

2)表单设计完成后,切换至表单发布」中,点击「添加成员」按钮,添加项目人员,并设置其权限为「添加并管理本人数据」。

2.2 配置推送提醒

2.2.1 新建自定义时间提醒

进入扩展功能 >> 推送提醒 」中,点击「新建推送提醒」,推送提醒 」页面中,选择「提醒类型」为「自定义时间提醒」。如下所示:

2.2.2 设置提醒时间

您可根据项目周期来设置项目成员需要填写项目日报的时间。如项目开始时间为 2022 年 12 月 22 日,项目结束时间为 2023 年 3 月 31 日,那么提醒时间设置如下所示:

  • 开始提醒时间:2022 年 12 月 22 日 17:30:00;
  • 重复类型:由于项目成员每天都需要填写项目日报,故选择重复类型为「每天一次」;
  • 结束提醒时间:2023 年 3 月 31 日 00:00:00。

2.2.3 设置被提醒人和提醒文字

由于项目成员需要填写项目日报,故设置被提醒人和提醒文字如下所示:

  • 被提醒人:选择对应的项目成员,如杨甜甜、Elena、Beverly、杨咩咩;
  • 提醒文字:请及时填写今日的项目日报。

2.2.4 选择提醒方式

由于项目成员中有内部成员,也有企业互联中的外部成员,故根据简道云模式设置提醒方式如下所示:

  • 内部成员:勾选「企业微信提醒」;
  • 外部成员:默认为「邮箱提醒」和「集成模式提醒」。

设置完成后,点击「保存」按钮,保存推送提醒的全部设置。

2.3 效果演示

1)若被提醒人绑定了对应的邮箱,可通过邮箱接收到对应提醒,效果如下所示:

2)公共模式下,可通过微信服务号提醒,效果如下所示:

3)钉钉集成模式下,可通过钉钉工作台提醒,效果如下所示:

4)飞书集成模式下,飞书工作台提醒,效果如下所示:

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