如何根据合同到期时间进行提醒

1. 简介

1.1 案例简介

通过本案例,可以实现当合同即将到期时,推送到期提醒给合同负责人。便于合同负责人及时跟进合同。

1.2 设计思路

1)创建一个合同信息表,在表单中设置好合同名称、到期时间等内容

2)创建根据表单内日期时间提醒,选择设置对应的提醒时间、被提醒人及提醒文字、提醒方式等。

3)开启推送提醒后,根据设置好的提醒时间,在合同即将到期时推送提醒给合同负责人。

1.3 提醒方式

不同模式的简道云账号,有不同的提醒方式,详情可参见文档:提醒方式

提醒效果可参见【1.4 预期效果】和【2.3 效果演示】。

1.4 预期效果

以合同到期前一天提醒合同负责人为例,企业微信工作台接收消息提醒,效果如下所示:

注:其他模式下的提醒效果,可参见【2.3 效果演示】。

2. 设置步骤

2.1 表单设计

新建合同信息表,字段设置如下所示:

字段名称

字段类型

合同名称

单行文本

合同附件

附件

签约时间

日期时间

到期时间

2.2 配置推送提醒

2.2.1 新建根据表单内日期时间字段提醒

进入扩展功能 >> 推送提醒 」中,点击「新建推送提醒」,推送提醒 」页面中,选择「提醒类型」为「根据表单内日期时间字段提醒」。如下所示:

2.2.2 设置提醒时间和提醒条件

由于我们要根据合同到期时间提前提醒合同负责人,所以我们可以选择在合同到期前一天进行提醒。那么提醒时间和提醒条件设置如下所示:

  • 开始提醒时间:表单内「合同到期时间」之前 1 天 上午 11:00;
  • 重复类型:由于提醒当天只需提醒一次,故选择重复类型为「只提醒一次」;
  • 提醒条件:设置为「任意数据」。

2.2.3 设置被提醒人和提醒文字

由于合同相关负责人需要接收到合同到期前提醒,故设置被提醒人和提醒文字如下所示:

  • 被提醒人:选择对应的合同负责人,如杨甜甜、Elena、Beverly、杨咩咩;
  • 提醒文字:合同即将到期,请及时处理!

2.2.4 选择提醒方式

由于合同负责人中有内部成员,也有企业互联中的外部成员,故根据简道云模式设置提醒方式如下所示:

  • 内部成员:勾选「企业微信提醒」;
  • 外部成员:默认为「邮箱提醒」和「集成模式提醒」。

设置完成后,点击「保存」按钮,保存推送提醒的全部设置。

2.3 效果演示

1)若被提醒人绑定了对应的邮箱,可通过邮箱接收到对应提醒,效果如下所示:

2)公共模式下,可通过微信服务号提醒,效果如下所示:

3)钉钉集成模式下,可通过钉钉工作台提醒,效果如下所示:

4)飞书集成模式下,飞书工作台提醒,效果如下所示:

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