定时生成流程待办(周期)

1. 简介

1.1 案例简介

本案例将介绍,如何通过 数据工厂 的输出表同步功能,实现以固定周期定时为指定成员生成待办,形成流程的自动化发起。

1.2 应用场景

  • 日报、周报的场景中,可通过自动发起流程,实现每天/每周生成待办,督促成员按时填写每日工作内容;
  • 设备巡检的场景中,可通过自动发起流程,实现每天/每周生成巡检待办,提醒巡检人员定期完成巡检任务;
  • 绩效管理的场景中,可通过自动发起流程,实现每月/每季度生成绩效核算待办,形成绩效汇总的自动化流程等。

1.3 设计思路

1)设置成员选择基础表,依次录入需要定时生成待办的成员。

2)设置待办流程表,用于成员接收待办后按时填写,如日报、周报、设备巡检表、绩效核算表等,可根据需求设置审批流程;

3)新建数据流,将成员选择基础表作为输入表,无需进行数据处理,以原表数据输出;

4)将输出表同步到待办流程表中,通过成员字段设置存储关系,根据需求设置定时同步,实现每日、每周、每月定时生成待办。

1.4 预期效果

以每日工作汇报的场景为例:

1)在「日报提交成员」表单中录入需要生成待办的成员:

2)对应成员即可在每天 18.30 时收到「每日工作汇报」的待办,填写每日工作内容:

3)主管可定期对成员的日报内容进行审批,了解业务进度:

2. 设置步骤

在学习之前建议安装 定时生成流程待办 应用模板,本文将按照模板中的示例数据进行讲解。

2.1 表单搭建

1)新建「日报提交成员」表单,字段设置如下:

字段名称

字段类型

选择成员

成员单选

2)新建「每日工作汇报」流程表单,字段设置如下:

字段名称

字段类型

汇报人

成员单选

汇报日期

日期时间(默认值-填写当时)

工作内容

子表单

工作项目

下拉框

完成进度

数字(百分比)

具体内容

单行文本

今日总结&明日工作计划

多行文本

2.2 流程设定

为了实现在「日报提交成员」中添加需要提交日报的成员后,每日定时给对应成员发起流程,需要在「每日工作汇报」的流程表单中对流程进行如下设置:

2.2.1 新增流程节点

进入「每日工作汇报 >> 流程设定」,新增流程阶段如下:

  • 流程发起节点:由数据工厂自动发起,无需手动填写;
  • 任务提交:自动为成员发起待办,填写每日工作汇报;
  • 任务审批:由主管对成员的日报进行抽查、审核等;
  • 流程结束:流程流转完成。

2.2.2 设置节点负责人

1)选中「填写日报」节点,在「节点属性 >> 基础属性 >> 负责人」处,点击设置负责人:

2)进入部门成员列表,在「动态负责人 >> 成员字段」处,勾选表单中的「汇报人」字段,以实现节点负责人随表单数据自动变化的效果。选择好后点击「确定」保存:

3)其他流程节点的字段权限等设置,可参见 定时生成流程待办 应用模板。

2.3 数据工厂设置

2.2.1 新建数据流

管理后台 处新建一个数据流,如下图所示:

2.2.2 数据流重命名

对数据流重命名为「自动发起日报流程」:

2.2.3 设置数据源

点击「输入」节点,选择输入源为「日报提交成员」,添加「选择成员」字段,全部设置好点击「确定」:

2.2.4 添加数据筛选字段

由于输入节点不能直接连接输出节点,可在数据流中添加一个「数据筛选」节点,无需设置筛选条件,直接将该节点与输入节点和输出节点连接,如下图所示:

设置完成后点击「保存」即可。

2.2.5 输出表设置

1)返回数据工厂,点击刚刚设置好的数据流输出表:

2)开启「将输出表数据同步到表单」的开关,点击「设置」,配置输出表的同步规则:

3)进入同步规则设置,具体设置内容如下:

  • 同步表单:选择同步到已有表单,并在下拉框中选择「每日工作汇报」
  • 存储关系:「选择成员」的值存储到「汇报人」字段中
  • 同步方式:选择「定时同步」

4)根据业务需求设置定时同步规则,以日报的场景为例,需要在每天下班时生成待办,故设置同步规则为:

  • 开始同步时间:2023-03-17 18:30
  • 同步周期:每天同步一次

设置完成后点击「确定」进行保存。

2.4 效果演示

效果演示参见本文【1.4 预期效果】。

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