付款后,同步变更订单付款状态

1. 简介

1.1 案例简介

本案例以采购付款流程为例,介绍如何在特定流程节点的流转过程中,精准触发「智能助手Pro」,实现数据的自动修改,且不影响流程的继续流转。

1.2 应用场景

采购管理 中,当采购订单经过审核批准后,采购员便可提交付款申请,由财务专员进行付款。付款完成后,将自动更新采购订单的状态为“已付款”,同时,流程将流转至采购员,要求其上传相关发票收据。

1.3 设计思路

1)新建「采购订单」表,用于录入和审核采购数据;

2)新建「付款单」,用于为通过审核的采购订单发起付款流程,并在财务完成付款后,进行付款信息的录入和发票的上传;

3)新建「智能助手Pro」,以实现在财务完成付款后,自动变更对应采购单的付款状态。具体包括:

  • 设置触发方式为「流程变更时」,确保能够在财务付款后触发「智能助手Pro」。
  • 触发后,通过「修改数据」节点,修改采购订单的状态为“已付款”。

1.4 预期效果

1)采购员在「采购订单」录入了一笔订单数据,并通过了主管审批环节。此时,该订单的付款信息为空:

2)接下来,采购员为该订单发起了付款申请,付款流程便流转至「财务审批节点」:

3)当财务专员完成付款并录入付款信息后,流程继续流转至「发票上传节点」,要求采购员上传发票。同时,「采购订单」中对应订单的状态将自动变更为“已付款”。

2. 表单设计

在学习之前建议安装 智能助手Pro功能案例 应用模板,本文将按照模板中的示例数据进行讲解。

本案例需要调用 2 张表单数据,分别是:

1)采购订单

在「采购订单」表中,除了订单基础信息和采购产品明细外,还包括如下两个关键模块:

  • 订单审批:用于确认订单是否已经过审批流程,只有审批过的订单才可进入付款流程;
  • 订单付款:用于记录订单的付款状态和相关付款信息。

在该表单的流程设定中,设有「主管审批」环节,并配置了节点负责人和字段权限,以便采购主管能够收到流程待办消息,对采购订单进行审批。如下图所示:

2)付款单

在「付款单」中,除了订单基础信息外,还包括如下两个关键模块:

  • 付款明细:用于在财务完成付款后,进行付款确认和相关付款信息的填写;
  • 发票信息:用于采购员进行发票的上传,确保付款后的相关文件齐全。

在该表单的流程设定中,设有「财务付款」、「发票上传」这两个环节,分别用于财务专员、采购员进行付款信息的填写和发票的上传。不同节点的负责人和字段权限配置可在右侧进行查看:

注:其他字段设置和流程节点的字段权限设置,可参见 智能助手Pro功能案例 应用模板。

3. 设置智能助手Pro

3.1 新建智能助手Pro

表单搭建完成后,直接切换到「扩展功能」处,新建一个「智能助手Pro」,并设置其名称为「付款后变更订单状态」,选择触发方式为「表单触发」,触发表单为「付款单」。如下图所示:

3.2 设置触发节点

选中触发节点,并进行如下设置,使得「智能助手Pro」在财务完成付款后方可触发:

  • 添加触发动作:「节点流转时」;
    • 选择流程节点:「财务付款节点」;
    • 选择节点行为:「提交」;
  • 添加触发条件:「付款状态确认」等于「已付款」;

3.4 新增修改数据节点

在触发节点下方添加一个「修改数据」节点,如下图所示:

3.5 设置修改数据节点

进一步对「修改数据」节点进行设置,以实现「采购订单」中对应订单付款信息的更新,具体如下:

1)选择修改对象为「选择表单修改数据」,目标表单为「采购订单」;

2)添加过滤条件「采购订单编号」等于「触发数据.采购订单编号」,从「采购订单」中筛选出与触发数据中订单号一致的数据,用于进行后续修改:

3)将过滤出的采购订单数据中的付款状态、付款时间、付款人信息,修改为触发数据中的对应信息即可:

  • 「付款状态」等于「触发数据--付款状态确认」
  • 「付款时间」等于「触发数据--付款时间」
  • 「付款人」等于「触发数据--付款经办人」

3.5 保存并启用

全部设置完成后,点击「保存并启用」按钮,将「智能助手Pro」投入实际使用。如下图所示:

4. 效果演示

效果参见本文【1.4 预期效果】。

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