自动生成供应商对账单

1. 简介

1.1 案例简介

本案例将介绍,如何通过「智能助手Pro」实现对账流程的自动化。即,在提交对账申请后,自动查询该供应商在对账周期内的所有采购数据,并在计算出应付总金额后,一同回写至对账单中。

1.2 设计思路

1)新建「供应商信息」和「采购入库」表单,

3)新建「供应商对账」流程表单,用于提交对账申请,并在确认生成后,生成相应供应商的对账单。

4)新建「智能助手Pro」,以实现提交对账申请后,自动查询对应供应商在对账周期内的所有采购入库数据,并在计算合计金额后,回写至对账单后。具体如下图所示:

1.3 预期效果

此前,采购入库表中有三条供应商编号均为 “GYS001” 的入库数据,则:

1)在供应商对账表中提交 “GYS001” 供应商在 2024-04 期间的对账申请。如下图所示:

2)确认生成对账单后,即可查看到对应供应商在对账周期内的采购数据已被回写至「对账明细」下。

2. 表单设计

在学习之前建议安装 智能助手Pro功能案例 应用模板,本文将按照模板中的示例数据进行讲解。如下所示:

本案例需要调用 3 张表单数据,分别是:

1)供应商信息

新建一张「供应商信息」表,用于录入供应商的基础信息,如供应商编号等。

2)采购入库

新建一张「采购入库」表,用于记录采购订单的每次入库数据,需包含采购入库单编号等基础信息。

注:为了在后续使用「智能助手Pro」时,能够通过该字段查询出在特定对账周期内的入库数据,该表单中除了入库时间字段外,还需添加一个入库时间辅助字段,且该字段的日期与入库时间完全一致。

3)供应商对账

新建一张「供应商对账」表,需要包括如下 3 个关键模块:

  • 供应商信息:用于选择需要对账的供应商及对账周期;
  • 对账单生成确认:在提交对账申请后,用于确认是否生成相应的对账单;
  • 对账明细:确认生成对账单后,将对应供应商的所有采购入库数据及应付总金额回写至该模块下。

在该表单的流程设定中,设有「对账单生成确认」环节,并配置了节点负责人和字段权限,以便相关人员能够收到流程待办消息,并确认是否生成相应的对账单。如下图所示:

3. 设置智能助手Pro

3.1 新建智能助手Pro

完成表单设计后,直接切换至「扩展功能」处,新建一个名为「回写入库数据至对账单」的「智能助手Pro」,选择触发方式为「表单触发」,触发表单为「供应商对账」。如下图所示:

3.2 设置触发节点

选中触发节点,并进行如下设置,使得「智能助手Pro」在已提交对账申请,且确认生成对账单后触发:

  • 添加触发动作:「节点流转时」;
    • 选择流程节点:「对账单生成确认」;
    • 选择节点行为:「提交」;
  • 添加触发条件:「是否生成对账单」等于「是」。

3.3 查询对应入库数据

使用 查询多条数据节点,根据触发数据中的供应商编号、对账开始时间和对账结束时间,从「采购入库」表单中查询出对应供应商在当前对账周期内的所有采购入库数据。

1)在触发节点下方添加一个「查询多条数据」节点。如下图所示:

2)修改节点名称为「查询对应入库数据」,选择目标表单为「采购入库」,并添加如下查询条件:

  • 供应商名称「等于」触发数据--供应商名称
  • 入库时间「大于等于」触发数据--对账开始日期
  • 入库时间-辅助「小于等于」触发数据--对账结束日期

3.4 回写入库数据至对账单

通过 修改数据节点,将上述 3.3 节中查询出的实际入库数据回写至对账单的 “对账明细” 子表单中。具体如下:

1)在「查询对应入库数据」节点下方添加一个「修改数据」节点。如下图所示:

2)进一步对「修改数据」节点进行如下设置

  • 修改节点名称为「回写入库数据至对账单」;
  • 选择修改对象为「选择节点修改数据」,目标节点为「触发数据」;
  • 勾选「没有可修改的数据时,向对应表单新增数据」;
  • 选择赋值数据源为「查询对应入库数据」节点。

注:在勾选了「没有可修改的数据时,向对应表单新增数据」后,修改数据节点会先根据下文步骤 3)中设置的匹配关系(采购入库单编号)查找 “对账明细” 子表单中对应的入库数据,并会在找不到对应数据时,直接在子表单中新增数据,如下所示:

由于原对账单的 “对账明细” 子表单中数据为空,因此,在查找时,会找不到对应数据,便会利用如上机制将赋值数据源(查询对应入库数据节点)中的全部采购入库数据,新增到 “对账明细” 子表单中。

3)设置修改数据字段值,包括:

  • 添加要更新的字段并设置其新值,将变更后的入库数据同步至对账单中:
    • 对账明细.采购入库单编号「等于节点字段值」查询对应入库数据--采购入库单编号
    • 对账明细.入库时间「等于节点字段值」查询对应入库数据--入库时间
    • 对账明细.入库数量「等于节点字段值」查询对应入库数据--入库产品总数
    • 对账明细.入库总价/元「等于节点字段值」查询对应入库数据--入库产品采购价总额/元
  • 设置匹配关系,使得「修改数据」节点能够通过采购入库单编号来查找 “对账明细” 子表单中的数据。找到后,便会进行数据的更新。
    • 对账明细.采购入库单编号「等于节点字段值」查询对应入库数据--采购入库单编号

4)设置新增数据字段值,具体步骤如下:

  • 切换至「新增数据」:在此处进行新增数据时,各字段值的设置;
  • 设置字段值:将各字段值设置为「查询对应入库数据」节点中相应字段的值。

注:此处仅会向 “对账明细” 子表单中新增数据,因此只需设置新增数据时, “对账明细” 中子字段的值即可。

3.5 计算应付总金额

将采购入库数据回写至对账单后,还需要通过 计算节点,计算该对账单的应付总金额。具体如下:

1)在「回写入库数据至对账单」节点下方添加一个「计算节点」。如下图所示:

2)修改节点名称为「计算应付总金额」,选择计算方式为「聚合汇总」,设置汇总方式为求和(SUM),汇总字段为查询对应入库数据--入库产品采购价总额/元

3.6 回写应付总金额至对账单

使用 修改数据节点,根据上述 3.5 节计算出的应付总金额,回写至相应对账单的应付总额信息中。具体如下:

1)在「计算应付总金额」节点下方添加一个「修改数据」节点。如下图所示:

2)进一步对「修改数据」节点进行如下设置:

  • 修改节点名称为「回写应付总金额至对账单」;
  • 选择修改对象为「选择节点修改数据」,目标节点为「触发数据」;
  • 选择赋值数据源为「计算应付总金额」节点;
  • 添加要修改的字段并设置其字段值:应付总额/元「等于」计算应付总金额--计算应付总金额。

3.7 保存并启用

全部设置完成后,点击「保存并启用」按钮,将「智能助手Pro」投入实际使用。如下图所示:

4. 效果演示

效果参见本文【1.3 预期效果】。

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