自动生成供应商对账单

1. 简介

1.1 案例简介

本案例将介绍，如何通过「智能助手Pro」实现对账流程的自动化。即，在提交对账申请后，自动查询该供应商在对账周期内的所有采购数据，并在计算出应付总金额后，一同回写至对账单中。

1.2 设计思路

1）新建「供应商信息」和「采购入库」表单，

3）新建「供应商对账」流程表单，用于提交对账申请，并在确认生成后，生成相应供应商的对账单。

4）新建「智能助手Pro」，以实现提交对账申请后，自动查询对应供应商在对账周期内的所有采购入库数据，并在计算合计金额后，回写至对账单后。具体如下图所示：

1.3 预期效果

此前，采购入库表中有三条供应商编号均为 “GYS001” 的入库数据，则：

1）在供应商对账表中提交 “GYS001” 供应商在 2024-04 期间的对账申请。如下图所示：

2）确认生成对账单后，即可查看到对应供应商在对账周期内的采购数据已被回写至「对账明细」下。

2. 表单设计

在学习之前建议安装智能助手Pro功能案例应用模板，本文将按照模板中的示例数据进行讲解。如下所示：

本案例需要调用 3 张表单数据，分别是：

1）供应商信息

新建一张「供应商信息」表，用于录入供应商的基础信息，如供应商编号等。

2）采购入库

新建一张「采购入库」表，用于记录采购订单的每次入库数据，需包含采购入库单编号等基础信息。

注：为了在后续使用「智能助手Pro」时，能够通过该字段查询出在特定对账周期内的入库数据，该表单中除了入库时间字段外，还需添加一个入库时间辅助字段，且该字段的日期与入库时间完全一致。

3）供应商对账

新建一张「供应商对账」表，需要包括如下 3 个关键模块：

供应商信息：用于选择需要对账的供应商及对账周期；
对账单生成确认：在提交对账申请后，用于确认是否生成相应的对账单；
对账明细：确认生成对账单后，将对应供应商的所有采购入库数据及应付总金额回写至该模块下。

在该表单的流程设定中，设有「对账单生成确认」环节，并配置了节点负责人和字段权限，以便相关人员能够收到流程待办消息，并确认是否生成相应的对账单。如下图所示：

3. 设置智能助手Pro

3.1 新建智能助手Pro

完成表单设计后，直接切换至「扩展功能」处，新建一个名为「回写入库数据至对账单」的「智能助手Pro」，选择触发方式为「表单触发」，触发表单为「供应商对账」。如下图所示：

3.2 设置触发节点

选中触发节点，并进行如下设置，使得「智能助手Pro」在已提交对账申请，且确认生成对账单后触发：

添加触发动作：「节点流转时」；

选择流程节点：「对账单生成确认」；
选择节点行为：「提交」；

添加触发条件：「是否生成对账单」等于「是」。

3.3 查询对应入库数据

使用查询多条数据节点，根据触发数据中的供应商编号、对账开始时间和对账结束时间，从「采购入库」表单中查询出对应供应商在当前对账周期内的所有采购入库数据。

1）在触发节点下方添加一个「查询多条数据」节点。如下图所示：

2）修改节点名称为「查询对应入库数据」，选择目标表单为「采购入库」，并添加如下查询条件：

供应商名称「等于」触发数据--供应商名称
入库时间「大于等于」触发数据--对账开始日期
入库时间-辅助「小于等于」触发数据--对账结束日期

3.4 回写入库数据至对账单

通过修改数据节点，将上述 3.3 节中查询出的实际入库数据回写至对账单的 “对账明细” 子表单中。具体如下：

1）在「查询对应入库数据」节点下方添加一个「修改数据」节点。如下图所示：

2）进一步对「修改数据」节点进行如下设置：

修改节点名称为「回写入库数据至对账单」；
选择修改对象为「选择节点修改数据」，目标节点为「触发数据」；
勾选「没有可修改的数据时，向对应表单新增数据」；
选择赋值数据源为「查询对应入库数据」节点。

注：在勾选了「没有可修改的数据时，向对应表单新增数据」后，修改数据节点会先根据下文步骤 3）中设置的匹配关系（采购入库单编号）查找 “对账明细” 子表单中对应的入库数据，并会在找不到对应数据时，直接在子表单中新增数据，如下所示：

由于原对账单的 “对账明细” 子表单中数据为空，因此，在查找时，会找不到对应数据，便会利用如上机制将赋值数据源（查询对应入库数据节点）中的全部采购入库数据，新增到 “对账明细” 子表单中。

3）设置修改数据字段值，包括：

添加要更新的字段并设置其新值，将变更后的入库数据同步至对账单中：

对账明细.采购入库单编号「等于节点字段值」查询对应入库数据--采购入库单编号
对账明细.入库时间「等于节点字段值」查询对应入库数据--入库时间
对账明细.入库数量「等于节点字段值」查询对应入库数据--入库产品总数
对账明细.入库总价/元「等于节点字段值」查询对应入库数据--入库产品采购价总额/元

设置匹配关系，使得「修改数据」节点能够通过采购入库单编号来查找 “对账明细” 子表单中的数据。找到后，便会进行数据的更新。

对账明细.采购入库单编号「等于节点字段值」查询对应入库数据--采购入库单编号

4）设置新增数据字段值，具体步骤如下：

切换至「新增数据」：在此处进行新增数据时，各字段值的设置；
设置字段值：将各字段值设置为「查询对应入库数据」节点中相应字段的值。

注：此处仅会向 “对账明细” 子表单中新增数据，因此只需设置新增数据时， “对账明细” 中子字段的值即可。

3.5 计算应付总金额

将采购入库数据回写至对账单后，还需要通过计算节点，计算该对账单的应付总金额。具体如下：

1）在「回写入库数据至对账单」节点下方添加一个「计算节点」。如下图所示：

2）修改节点名称为「计算应付总金额」，选择计算方式为「聚合汇总」，设置汇总方式为求和（SUM），汇总字段为查询对应入库数据--入库产品采购价总额/元。

3.6 回写应付总金额至对账单

使用修改数据节点，根据上述 3.5 节计算出的应付总金额，回写至相应对账单的应付总额信息中。具体如下：

1）在「计算应付总金额」节点下方添加一个「修改数据」节点。如下图所示：

2）进一步对「修改数据」节点进行如下设置：

修改节点名称为「回写应付总金额至对账单」；
选择修改对象为「选择节点修改数据」，目标节点为「触发数据」；
选择赋值数据源为「计算应付总金额」节点；
添加要修改的字段并设置其字段值：应付总额/元「等于」计算应付总金额--计算应付总金额。

3.7 保存并启用

全部设置完成后，点击「保存并启用」按钮，将「智能助手Pro」投入实际使用。如下图所示：

4. 效果演示

效果参见本文【1.3 预期效果】。