线索到期自动回收
1. 简介
1.1 案例简介
本案例将介绍,如何通过「智能助手Pro」,实现到期线索的自动回收。旨在确保每条线索都能得到及时有效的处理,避免线索资源的长期搁置或低效利用。
1.2 设计思路
1)明确线索回收规则
线索的业务过程通常包括:录入、分配、跟进、转换(为客户、联系人、商机等)这四个环节。为确保线索在每个环节都能高效运转,避免搁置与浪费,可以设定如下回收规则:
- 分配后:分配至销售人员后,若在 3 天内未进行跟进,则自动触发回收流程;
- 跟进后:若线索在跟进后的 7 天内未能转化为客户,且在此期间内未再次进行跟进,则同样触发回收流程。
2)维护“预计回收时间”信息
基于上述规则,我们可以根据线索的分配时间、最后跟进时间来计算出预计回收时间,作为回收流程触发的依据。
显然,线索在流转时,其预计回收时间也会跟随更新。因此,还需通过 3 个智能助手Pro,实现预计回收时间的自动更新与维护:
- Pro1:分配线索时,根据当前的分配时间 + 3,计算预计回收时间,回写至线索表中,详情参见:线索分配;
- Pro2:新增线索跟进记录时,根据最后跟进时间 + 7,计算预计回收时间,并回写至线索表中;
- Pro3:转换线索时,清空对应线索的预计回收时间,表明该线索无需回收。
3)配置智能助手Pro
利用智能助手Pro 的自动化特性,使其能够根据“预计回收时间”字段,自动触发并执行回收流程。具体如下:
- 新建智能助手Pro 并设置为「定时触发」,使其能够在预计回收时间当天的 17:00 触发;
- 触发后,自动将线索的状态标记为“已回收”,便于销售主管识别并进行手动处理。
1.3 预期效果
当实际时间到达了线索的预计回收时间时,智能助手Pro 便会在当天下午的 17:00 触发,自动执行线索回收流程。
示例:某一线索的预计回收时间为 2024-08-19,则智能助手Pro 会在 2024--08-19 17:00 触发,自动将线索的状态变更为 “已回收”,效果如下所示:
2. 表单设计
在学习之前建议安装 自动化✖️ CRM 应用模板,本文将按照模板中的示例数据进行讲解。
本案例需要调用 2 张表单数据,分别是:
- 销售线索表:用于录入线索信息,需包含线索状态、分配时间、预计回收时间、索引等字段。
- 线索跟进记录表:用于记录线索的跟进情况,需包含跟进时间、跟进方式等字段。
3. 维护预计回收时间信息
本节仅以 Pro2 为例进行讲解,其余 Pro 不再赘述,可在安装应用模板后进行查看学习:
3.1 新建智能助手Pro
进入「线索跟进记录」表单,切换至「扩展功能 >> 智能助手」处,新建一个名为「同步线索跟进情况」的「智能助手Pro」,选择触发方式为「表单触发」。如下图所示:
3.2 设置触发节点
选中触发节点,添加触发动作「新增数据时」,使得「智能助手Pro」在新增线索跟进记录后便会触发。
3.3 计算预计回收时间
通过 计算节点,根据线索的最后跟进时间,计算得到最新的线索预计回收时间。具体如下:
1)在触发节点下方添加一个「计算节点」。
2)修改节点名称为「计算预计回收时间」,选择计算方式为「公式计算」,并点击「设置公式」进入公式编辑页面,设置公式为DATEDELTA(触发数据--跟进时间,7),设置完成后点击「确定」。
3.4 更新跟进信息
使用 修改数据节点,将本次跟进数据(如跟进时间等)及计算出的预计回收时间,更新至对应线索数据中。
1)在「计算预计回收时间」节点下方添加一个「修改数据」节点。如下图所示:
2)进一步对「修改数据」节点进行如下设置:
- 修改节点名称为「更新跟进信息」;
- 选择修改对象为「选择表单修改数据」,目标表单为「销售线索」;
- 设置筛选条件为:线索流水号「等于」触发数据--线索流水号;
- 添加需要更新的字段值,并设置其新值:
- 跟进状态「等于自定义」跟进中;
- 最后跟进时间「等于节点字段值」触发数据--跟进时间;
- 预计回收时间「等于节点字段值」计算预计回收时间--计算预计回收时间。
3.5 保存并启用
全部设置完成后,点击「保存并启用」按钮,将智能助手Pro 投入实际使用。如下图所示:
4. 到期自动回收线索
通过智能助手Pro「到期线索自动回收」,自动将到期线索的状态更新为“已回收”。具体如下:
4.1 新建智能助手Pro
进入「销售线索」表单,切换至「扩展功能 >> 智能助手」处,新建一个名为「线索自动回收」的「智能助手Pro」,选择触发方式为「定时触发」。如下图所示:
4.2 设置触发节点
对触发节点进行如下设置,使得智能助手Pro 能够在线索到期(实际时间已到达线索的预计回收时间)时触发:
- 触发时间类型:
- 选择触发方式为「根据表单日期时间字段」,触发表单为「销售线索」;
- 设置开始触发时间为「预计回收时间」当天的 17:00;
- 重复触发:不重复触发。
4.3 回收线索
使用 修改数据节点,将上述 4.2 节中线索的状态更新为“已回收”等,实现线索的回收。具体如下:
1)在触发节点下方添加一个「修改数据」节点。
2)进一步对「修改数据」节点进行如下设置:
- 修改节点名称为「回收线索」;
- 选择修改对象为「选择节点修改数据」,目标节点为「触发数据」;
- 添加需要更新的字段值,并设置其新值:
- 线索状态「等于自定义」已回收;
- 预计回收时间「等于」空值。
4.4 保存并启用
全部设置完成后,点击「保存并启用」按钮,将智能助手Pro 投入实际使用。如下图所示:
5. 效果演示
效果参见本文【1.3 预期效果】。