派单或分配任务
工作中除了员工上报数据,经常还需要上级下发任务。
比如在家电售后服务中心,销售填写订单数据,包括上门安装的信息>主管需要把接到的上门安装任务,分派给员工>员工上门安装后记录好安装情况>相关人员查看结果
- 任务需要从销售转给主管,主管再分配给员工:用电话、短信还是excel沟通?还是更古老的方式,把信息都打印出来进行转交?
- 员工也需要及时记录安装情况:一天的安装结束后,图片都积攒在手机里,再回公司从一大堆图片里,一条一条翻出来做记录?
- 转接数据、分配任务、记录结果,任意一个环节出现了重复或者遗漏,谁来接锅?
简道云的表单+流程,轻松实现派单任务。
销售直接转交数据,主管及时分派任务,不遗漏不重复;员工现场记录数据,不堆积不拖延;接受数据都有提醒,提高工作效率。
1. 先做好表单
把整个流程中要记录的数据都转化成字段
2. 流程发起节点配置
3. 主管派单节点
这里要注意的是,主管指派任务给某个员工,需要通过「成员字段」来实现,选择谁,数据就流转给谁。
因此该节点上,需要将成员字段「安装人员」设置为可见可编辑,让主管进行选择。
4. 上门安装节点
把成员字段「安装人员」作为流程负责人,那么上一节点中,主管选择的成员就会作为本节点的负责人,收到待办数据。
5. 设置抄送
6. 启用流程
7. 实际效果
(1)把表单共享给销售组,销售填写的安装信息提交后,会立刻流转给安装部主管
安装部主管会收到消息提醒,及时进入我的待办进行任务分派。
(2)安装部主管收到数据后,分配给某个员工
安装部主管填写「安装人员」这个字段,选择谁数据就流转给谁。
(3)被指派的员工会收到数据,在安装完成后当场填写记录
被指派的员工会收到消息提醒,在上门安装完成后,找到对应的数据,做好现场记录。
(4)安装记录提交后,结果直接抄送给安装部主管以及对应的销售
一张表单,通过流程实现销售、安装主管、安装工人的完美协作,不需要再通过多种方式各自记录数据,再耗时一条一条对照合并,极大地提高了工作效率;也避免了工作任务重复分配或者遗漏的情况;数据流转都有日志记录,任何环节出现问题都可以回溯原因。