案例3:派单或分配任务

工作中除了员工上报数据,经常还需要上级下发任务。

比如在家电售后服务中心,销售填写订单数据,包括上门安装的信息 > 主管需要把接到的上门安装任务,分派给员工 > 员工上门安装后记录好安装情况 > 相关人员查看结果

  • 任务需要从销售转给主管,主管再分配给员工:用电话、短信还是excel沟通?还是更古老的方式,把信息都打印出来进行转交?
  • 员工也需要及时记录安装情况:一天的安装结束后,图片都积攒在手机里,再回公司从一大堆图片里,一条一条翻出来做记录?
  • 转接数据、分配任务、记录结果,任意一个环节出现了重复或者遗漏,谁来接锅?

简道云的表单+流程,轻松实现派单任务。

销售直接转交数据,主管及时分派任务,不遗漏不重复;员工现场记录数据,不堆积不拖延;接受数据都有提醒,提高工作效率。

1. 先做好表单

把整个流程中要记录的数据都转化成字段

2. 流程发起节点配置

3. 主管派单节点

这里要注意的是,主管指派任务给某个员工,需要通过「成员字段」来实现,选择谁,数据就流转给谁。

因此该节点上,需要将成员字段「安装人员」设置为可见可编辑,让主管进行选择。

4. 上门安装节点

把成员字段「安装人员」作为流程负责人,那么上一节点中,主管选择的成员就会作为本节点的负责人,收到待办数据。

5. 设置抄送

6. 启用流程

7. 实际效果

(1)把表单共享给销售组,销售填写的安装信息提交后,会立刻流转给安装部主管

安装部主管会收到消息提醒,及时进入我的待办进行任务分派。

(2)安装部主管收到数据后,分配给某个员工

安装部主管填写「安装人员」这个字段,选择谁数据就流转给谁。

(3)被指派的员工会收到数据,在安装完成后当场填写记录

被指派的员工会收到消息提醒,在上门安装完成后,找到对应的数据,做好现场记录。

(4)安装记录提交后,结果直接抄送给安装部主管以及对应的销售

一张表单,通过流程实现销售、安装主管、安装工人的完美协作,不需要再通过多种方式各自记录数据,再耗时一条一条对照合并,极大地提高了工作效率;也避免了工作任务重复分配或者遗漏的情况;数据流转都有日志记录,任何环节出现问题都可以回溯原因。

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