附件存储管理 - 简道云

1. 概述

随着企业在简道云中业务的持续拓展与长期运营，系统内积累的无效附件（如图片、文档、手写签名等）会不断占用服务器资源，直接导致存储成本攀升、资源利用率下降等问题。

为解决此问题，简道云推出附件存储管理功能，可助力企业精准盘活附件存储资源、释放冗余存储空间，提升整体资源利用效率，降低运营成本，为业务高效开展筑牢存储基础。

精准分配存储限额：为租户企业按需配置附件存储上限，实现资源合理管控
可视化数据监控：支持多维度查看附件存储使用详情，实现透明化管理。
一键清理冗余附件：快速将无效、低价值附件移至回收站，灵活释放存储空间。
安全管控回收站：支持附件彻底删除或一键恢复，兼顾清理效率与数据安全。

2. 分配企业附件存储限额

系统管理员可查看各租户企业的附件存储使用情况，并为其精准分配可用空间，实现资源按需配置，避免存储浪费或不足。

1）存储设限入口

管理员登录独享版控制台，进入「企业管理」，选择目标租户企业，点击「存储设限」按钮。

2）查看已用存储

可查看该租户当前附件存储空间的已用情况，为设置合理限额提供数据参考。

3）设置存储限额

系统提供两种限额模式，管理员可根据租户业务需求选择：

默认不限制：不设定附件存储上限，租户可持续上传附件，直至服务器存储满额。
自定义设置：支持配置 1~100GB 的存储限额，当租户附件占用量达到设定值后，该租户内所有用户将无法上传新附件。

设置完成后点击「确定」，提示「存储限额设置成功」，配置生效。

3. 查看附件存储情况

支持租户从企业整体、应用表单级、单个附件三个层级，查看附件存储使用详情，实现全维度可视化管控，精准掌握存储占用分布。

1）进入附件存储管理页面

租户企业管理员登录简道云平台，进入「管理后台>产品设置」，点击「附件存储管理」的「管理」按钮，即可进入存储管理详情页。

2）查看企业附件存储概览

在「存储概览」中，支持全面查看当前租户企业的附件存储使用情况，包括：

总可用附件存储空间：当前租户可用的附件存储总量，即第二章为该租户企业分配的存储限额。
总已用附件存储空间：工作台已用空间 + 回收站已用空间。回收站中的附件仍占用存储空间。
工作台已用空间：工作台中所有附件的存储占用。包括表单图片字段、附件字段、手写签名字段、流程动态内附件、数据评论内附件、富文本字段内附件。
回收站已用空间：被清理至回收站的暂存附件所占用的存储空间。

注意事项：

页面数据仅统计当日 0 点前上传的附件，当日新增附件暂不计入。

点击右上角「刷新」按钮可手动更新当日 0 点前的统计数据（每 30 分钟限刷新 1 次）。

3）查看应用和表单级附件存储情况

在「存储详情」中，可按应用、表单维度查看附件存储用量及占比，精准定位存储占用重点模块。

统计范围：包括工作台、回收站中的表单图片字段、附件字段、手写签名字段、流程动态内附件、数据评论内附件、富文本字段内附件。
来源归属：附件归属于首次上传时对应的表单，被其他表单引用后归属关系不变更。
存储用量：通过数据选择、数据联动等方式引用的附件，仅按原始归属表单统计 1 次，不重复计算存储量。

注：如果该租户企业的存储限额为「不限制」，页面将不显示存储占比数据。

4）查看具体附件存储情况

点击对应表单后的「查看详情」按钮，可按附件上传时间筛选查看该表单下的所有附件明细，精准掌握单个附件的存储占用情况。

4. 附件清理、回收与彻底删除

针对无效、低业务价值的附件，可通过清理至回收站释放冗余存储；同时支持回收站附件的恢复或彻底删除，兼顾操作效率与数据安全，满足不同业务场景需求。

4.1 清理附件至回收站

💡清理前须知

附件清理后，其所在表单及所有引用该附件的表单中，均无法预览该附件。
清理后的附件暂存于回收站，暂存时长与数据回收站一致，过期后将自动销毁并释放存储空间。

1）租户企业管理员登录简道云平台，进入「管理后台>产品设置」，点击「附件存储管理」的「管理」按钮，进入存储管理详情页中。

2）选中需清理附件所属的表单，点击「查看详情」进入表单附件详情页。

3）按上传时间筛选待清理附件，请仔细确认筛选列表中的附件均为可清理对象。

4）确认无误后点击右上角「清理」按钮。在弹窗中核对附件来源（表单名称，不可修改）及上传时间（可手动调整），再次点击「清理」按钮启动操作。

5）请耐心等待清理完成，系统将弹窗提醒操作结果。

注：单个表单的附件清理、恢复、彻底删除操作不可同时进行，需等待当前任务执行完毕后再发起新操作。

4.2 恢复回收站附件至表单

1）租户企业管理员登录简道云平台，进入「管理后台>产品设置」，点击「附件存储管理」的「管理」按钮，进入存储管理详情页中。

2）选中需恢复附件所属的表单，点击「查看详情」进入表单附件详情页。

3）点击右上角「回收站」按钮，按上传时间筛选待恢复附件，确认筛选列表中的附件均为需恢复对象。

4）确认无误后点击右上角「恢复」按钮，在弹窗中点击「确定」，附件将还原至原应用/表单。

5）请耐心等待恢复完成，系统将弹窗提醒操作结果。

注：单个表单的附件清理、恢复、彻底删除操作不可同时进行，需等待当前任务执行完毕后再发起新操作。

4.3 彻底删除回收站附件

💡彻底删除前须知：

从回收站彻底删除的附件无法恢复，请务必确认附件无任何业务价值后，再执行该操作。

1）租户企业管理员登录简道云平台，进入「管理后台>产品设置」，点击「附件存储管理」的「管理」按钮，进入存储管理详情页中。

2）选中需彻底删除附件所属的表单，点击「查看详情」进入表单附件详情页。

3）点击右上角「回收站」按钮，按上传时间筛选待彻底删除附件，再次确认附件无使用价值（删除后不可恢复）。

4）确认完毕后点击右上角「彻底删除」按钮，在弹窗中输入「删除附件」，点击「确定」启动彻底删除操作。

5）请耐心等待彻底删除完成，系统将弹窗提醒操作结果。

注：单个表单的清理、恢复、彻底删除操作不可同时进行，需等待当前任务执行完毕后再发起新操作。