智能表单通讯录插件:一键同步全员信息,离职/调岗实时更新
1. 简介
1.1 插件简介
表单通讯录插件,支持同步通讯录到表单,自动更新成员、部门、角色,可通过表单操作人员离职、角色变更等,构建更加灵活的组织架构管理体系。
1.2 业务背景
在传统的办公场景中,涉及人事调整时,需要系统管理员对简道云通讯录进行调整,而当前的简道云通讯录存在以下核心痛点:
- 通讯录的部门主管不够灵活,当有多个主管、组长时,会出现组织架构和审批流程冲突;
- 绩效管理、合同管理和预算管理需要做权限隔离,有些数据只能本人和主管、上级才能看到;
- 权限变更频繁,且授权处理太慢,影响业务及时进行;
- 员工离职时,管理员在每月固定时间才会核对清理离职员工,不符合公司的管理规范。
1.3 应用场景
适用于公共模式下对简道云通讯录进行调整的各类场景,比如:
- 员工离职,流程抄送管理员后,需要手动清理多个离职成员的通讯录账号;
- 员工调岗,职能角色发生变化,需要系统管理员在通讯录中调整角色分组。
1.4 预期效果
2. 设计思路
1)搭建组织架构相关表单,包括「通讯录」、「部门」、「角色」,用于同步/操作成员、部门、角色等明细数据,如:
- 「通讯录」表单,用于存储简道云通讯录中的成员明细数据,也能触发成员的状态反向同步至通讯录;
- 「部门」表单,用于存储简道云通讯录中的部门明细数据,也能触发部门的状态反向同步至通讯录;
- 「角色」表单,用于存储简道云通讯录中的角色明细数据,也能触发角色的数据反向同步至通讯录;
- 「使用说明」表单,用于触发组织架构相关数据同步至对应表单。
2)开发自建插件「表单通讯录」,用于接收简道云表单推送的信息以完成相应的同步动作:
- 设计请求参数:用于身份验证的 API 密钥,确保接口调用权限,并获取应用及表单相关数据,如应用/表单/数据 ID等;
- 设计后端函数「部门同步」:用于通讯录中的部门数据与「部门」表单数据的同步;
- 设计后端函数「角色同步」:用于通讯录中的角色数据与「角色」表单数据的同步;
- 设计后端函数「通讯录同步」:用于通讯录中的成员明细数据与「通讯录」表单数据的同步;
- 设计后端函数「更新角色」:用于「角色」表单中的角色变更时,将数据反向同步至通讯录角色中;
- 设计后端函数「人员离职」:用于通过表单数据调整,将离职状态同步至简道云通讯录中。
3)在表单中设置前端事件,调用自建插件「表单通讯录」,从而实现自动化调整通讯录的效果。
3. 插件调用
通过使用「表单通讯录」插件,实现了以表单形式对简道云通讯录中的成员、部门、角色进行管理,也可以通过智能助手与人事流程相关联,实现自动化调整通讯录,极大地提高了人事流程管理的及时性、准确性。
4. 共创伙伴
由衷感谢共创伙伴动次打次团队为简道云平台贡献的自建插件案例!该插件从客户的实际使用痛点出发,结合简道云的 API 和webhook,解决了困扰大量系统管理员的人事流程自动化问题, 真正实现了从发现痛点到解决痛点的完整闭环, 更是以用户需求为核心开发理念的具体实践。
欢迎更多用户探索自建插件,解锁属于您的数字化创新力!

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