第三课:考勤管理使用教学

  • 本次教学将以考勤管理系统应用模板为例进行讲解,应用安装地址:考勤管理考勤管理(排班)
  • 每一部分的讲解将回归产品内,边演示边讲解,基于业务流程操作层面、数据管理展示层面、常见问题层面进行讲解。可点击下方图片进行视频课程学习:

1. 场景简介

本次共推出了两个考勤管理应用,分别是 考勤管理考勤管理(排班),其中:

  • 考勤管理:适用于互联网科技、制造业行政岗位等固定班次,不需要排班的考勤管理。
  • 考勤管理(排班):适用于车间工厂、零售贸易等需要对员工进行排班的考勤管理。

两者的区别主要也是由是否需要排班而产生,其实核心业务流程是相似的。下文主要以不含排班的考勤管理应用进行介绍,排班应用最后讲解。

简道云员工管理系统:基于简道云的自定义能力,搭建的标准考勤管理应用,优化考勤与审批流程,自动生成考勤报表,帮助企业解决复杂考勤难题,降低考勤管理系统落地成本,提高组织效率。

核心价值:

  1. 支持移动端打卡,全场景考勤,内勤外勤统一管理
  2. 支持自定义打卡规则,如固定时间打卡、弹性打卡
  3. 支持自定义请假、加班规则与流程,支持自动计算假期余额,加班转调休等
  4. 员工假勤数据实时同步,准确可靠
  5. 期末自动生成考勤报表与考勤明细,薪酬核算5天变1天,支持自定义报表生成规则

业务流程:

考勤管理核心的流程主要为设置公司考勤班次——考勤——考勤异常处理——生成考勤报表。而在考勤时,除了常规的考勤打卡之外,还有外勤、请假、加班等流程和规则需要管理。

简道云考勤管理应用便是让每个假勤流程无缝链接,每月自动生成复杂的、自定义的考勤报表。同时简道云强大的自定义能力支持每一个企业去设置公司个性化的考勤规则。

2. 基础模块设置及应用初始化

2.1 基础模块设置

模块及表单

应用价值

考勤周期

  • 企业可以根据自身实际业务去设置考勤周期,应用默认设置的是以自然月结算。

部门岗位基础表、员工基本信息

  • 维护公司的组织架构,用于填表规范
  • 维护员工基本信息

请假种类字典

  • 用于维护公司可申请的请假类型,支持设置公司特有假

2023年工作日历

  • 用于计算考勤报表
  • 支撑后续考勤打卡、假勤审批、考勤数据分析的基础数据。

2.2 应用初始化

在使用应用和员工档案之前,需要将我们已有员工的数据导入系统,而应用已经为用户提供好了员工信息模板。

步骤

具体操作

1. 在【员工基本信息】中新增、导入现有员工数据。

2. 在【部门岗位基础表】中维护公司的部门岗位以及相应的主管信息。主要是用于涉及到主管审批的流程,可以省去。

3. 在【考勤周期】表单中,输入企业自身的考勤周期。

4. 维护好企业的【请假种类字典】主要是用于请假申请的填写规范

5. 导入工作日历,用于考勤报表的计算。

Q&A

我们公司考勤是结算到每个月的倒数第 4 天,该怎么设置?

  • 考勤管理应用支持企业根据实际业务自定义考勤周期
  • 在【考勤周期】表单中,输入相应的考勤周期信息、起止日期即可,假勤数据会自动进行统计。

3. 考勤管理

3.1 考勤管理的定义

优化考勤与审批流程,自动生成考勤报表

模块及表单

场景实现

考勤打卡:固定办公地点的打卡,支持多个办公地点

  • 支持移动端打卡,支持限制定位与打卡时间
  • 支持自定义班次与打卡规则,自动计算员工迟到、早退状态

外勤打卡:不固定地点的打卡,一般用于员工外出、出差时打卡

  • 支持移动端打卡,提交定位与现场照片
  • 支持自定义班次与打卡规则,自动计算员工迟到、早退状态

补卡申请

  • 支持设置补卡规则,模板设置了每个人每月只能发起5次补卡申请
  • 支持补卡重复值校验

请假申请

  • 维护企业请假种类字典,规范员工请假申请
  • 据请假天数的长短,设置了不同层级的审批流程
  • 自动计算年假周期与余额,事假优先请年假

加班申请

  • 支持不同加班类型的统计,工作日加班、公休日加班、节假日加班
  • 支持自定义加班补偿规则,模板设置了加班自动转调休

调休申请

  • 自定义调休规则
  • 自动计算调休余额,支持设置调休有效期

出差申请

  • 支持自定义出差计算规则

考勤确认

  • 期末自动计算员工考勤、迟到、早退、补卡等全面的考勤数据考勤次数、迟到次数、早退次数、补卡次数、请假时长及明细、加班时长及明细
  • 自动输出员工周期内请假明细、加班明细、出差明细
  • 员工手写签字后,考勤数据归档生成考勤报表

3.2 考勤管理的使用

  • 新增:考勤业务100%线上化,相应的打卡审批都写好了相应的规则,每个表单都支持开箱即用。
  • 修改:
    • 流程、表单内容
    • 每张审批单的字段内容及业务规则可以根据用户自身实际业务进行修改每个流程的流转规则,审批规则均可以自定义修改每张表单的视图展示效果可以自行设置

考勤规则

  • 简道云强大的自定义能力完全支持用户根据自身实际考勤规则去设置,下面介绍一下应用目前采用的考勤规则,完全支持企业根据自身考勤规则进行相应的自定义设置。具体见搭建手册:
  • 打卡规则
    • 班次:8:30-18:00,一天两卡(上班卡、下班卡)
    • 固定打卡时间:超过上班时间签到便计为迟早,早于下班时间签退便计为早退
    • 限制打卡:迟到/早退超过30 分钟则不予打卡,打卡地点超出公司范围则不予打卡
  • 补卡规则
    • 补卡时间暂未做限制,支持设置可选补签时间范围
    • 限制打卡次数:目前应用设置每个考勤周期只能发起 5 次补卡申请
  • 请假规则
    • 病假、婚假等特殊假,需要上传相应的证明材料
    • 以 5 天为请假天数的分水岭,前后需要不同层级的领导参与审批
    • 自动计算年假余额
  • 加班规则
    • 员工加班需要发起申请,加班时长以员工填写的审批单时长为准
    • 员工加班时长自动转化为调休余额,满 4 小时计0.5 天,满 8 小时计1 天
    • 自动按照不同的加班种类进行统计:工作日加班、公休日加班、节假日加班
  • 调休规则
    • 单次调休步长0.5 天,单次调休时间不得超过2 天
    • 自动计算调休余额
  • 出差规则
    • 出差仍需要进行外勤打卡
  • 考勤确认:期末由考勤员批量发起考勤确认流程,应用会自动计算汇总员工当月的考勤明细,待员工签字确认
    • 自动输出所有与薪酬统计相关的考勤数据如:考勤打卡次数、迟到次数、早退次数、补卡次数、请假时长及明细、加班时长及明细

4. 高级功能

4.1 高级功能的定义

模块

能力实现

聚合表

耦合计算

  • 已请年假天数:用于计算员工本年度已请年假天数
  • 员工可调休天数:用于自动计算加班转调休的天数,计算调休余额
  • 员工请假明细、加班明细:用于计算不同类型假期、加班的天数
  • 考勤打卡明细:用于计算不同打卡状态的次数
  • 请假天数统计:用于计算不同考勤周期的请假/调休总天数

数据工厂

复杂计算与分析

  • 员工年假统计:根据员工工龄发放员工年假余额。支持企业自定义年假发放规则
  • 员工考勤统计:综合员工考勤、外勤、补卡、请假、调休等数据,输出员工考勤报表

4.2 高级功能的设置与使用

  • 本应用主要使用到的是聚合表和数据工厂,聚合表主要都是常规的聚合计算不再做详细的介绍
  • 数据工厂
    • 员工年假统计:应用设置了根据员工的工龄来统计与发放员工的年假余额,每个周期自动清零。企业可以根据自身需求进行更改,比如改成按司龄发放,按自然年发放。
    • 员工考勤统计:综合每个考勤表单的数据,输出员工每天的考勤打卡明细。不同考勤内容的统计方式,也支持自定义

5. 仪表盘

仪表盘

能力实现

考勤管理首页

  • 员工自助快捷入口
  • 今日员工假勤明细
  • 员工本月考勤明细与年假余额

考勤报表

  • 自动生成的考勤月报,支持多维度筛选
  • 各部门的考勤明细与统计分析
  • 修改:仪表盘的展示内容、展示样式、数据源都支持用户自定义设置

5. 考勤管理场景延伸

  1. 加班不转调休,转为加班补贴
    1. 目前应用已经支持输出加班天数的统计,可以在做薪资结算的时候计算相应的补贴
    2. 删除调休模块与相应的配置
  2. 年假不是按照工龄发放,而是按照司龄发放
    1. 任何年假规则简道云都支持设置,在数据工厂【员工年假统计】中调整相应的计算规则即可
  3. 考勤管理场景的延伸基本上就是企业不同的考勤规则,本应用的考勤规则见上文
    1. 简道云强大的自定义能力,基本上支持所有的考勤规则设置。详情可以咨询 简道云技术支持

......

6. 考勤管理(排班)应用介绍

基于简道云的自定义能力,搭建的含排班的考勤管理应用,优化考勤、排班审批流程,自动生成考勤报表,帮助企业解决复杂考勤与排班难题,降低考勤管理系统落地成本,提高组织效率。

考勤管理(排班)应用的核心内容,与上文考勤管理应用大同小异,接下来主要介绍新增的内容,也就是排班模块。

6.1 排班模块的定义

模块

场景/能力实现

班次基础表

  • 维护公司所有的班次,用于员工排班

排班明细查询

  • 支持按员工、班组、班组长、月份维度进行已有排班的查询

员工排班表

  • 支持企业按人员排班、按班组排班

考勤打卡

  • 支持移动端打卡,支持限制定位与打卡时间
  • 根据员工所排班次,规定员工打卡时间
  • 支持一天多卡,自动计算员工迟到、早退等打卡状态,自动计算工时
  • 新增:支持导入员工现有排班,或在简道云中手动排班(按人员排班、按班组排班),应用会根据设置的班次自动限制员工打卡的时间
  • 修改
    • 流程、表单内容
      • 每张审批单的字段内容及业务规则可以根据用户自身实际业务进行修改
      • 每个流程的流转规则,审批规则均可以自定义修改
      • 每张表单的视图展示效果可以自行设置

考勤规则(排班)

  • 考勤打卡
    • 一班四卡或两卡(有休息时间则四卡,没休息时间则两卡),自动计算每个班次员工的工时
    • 固定打卡时间:超过上班时间签到便计为迟早,早于下班时间签退便计为早退
    • 限制打卡:迟到/早退超过 30 分钟则不予打卡,超出打卡地点则不予打卡
  • 请假申请
    • 请假申请的步长为 1 小时
    • 即使有请假,员工上下班也都需要打卡
  • 加班申请
    • 自动计算不同加班种类的时长
  • 考勤确认:期末由考勤员批量发起考勤确认流程,应用会自动计算汇总员工当月的考勤明细,待员工签字确认
    • 自动输出所有与薪酬统计相关的考勤数据如:考勤打卡次数、迟到次数、早退次数、补卡次数、请假时长及明细、加班时长及明细

7. 课堂小结

  1. 考勤管理场景简介
  2. 考勤管理应用基础模块设置及初始化
  3. 考勤、请假等具体表单/流程介绍及使用说明
  4. 考勤管理应用所用的考勤规则介绍
  5. 系统所用高级功能的设置和使用说明
  6. 考勤管理(排班)应用的介绍和使用说明

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