实时库存、库存校验及库存预警实现方案

1. 简介

1.1 实时库存

1.1.1 场景简介

实时库存是产品当前在仓库的实际库存数量，实时产品库存会随着销售出库、采购入库、调拨、盘点等实时变化。

1.1.2 场景痛点

1. 库存信息不同步：在销售繁忙期或供应链波动时，传统的库存管理系统很难实时反映当前库存状态，容易导致对库存的误判，影响订单履行效率。

2. 响应市场变化缓慢：缺乏实时库存信息会延迟对市场需求变化的响应，不利于及时调整采购和销售战略，可能错失市场机会。

1.1.3 方案价值

1. 库存实时监控：实时库存管理确保数据的即时更新，使企业能够准确掌握库存水平，减少因库存误差导致的缺货或积压。

2. 优化运营决策：实时准确的库存数据为采购、销售和供应链管理提供了强有力的信息支持，助力企业做出更为精准的业务决策，提高整体的运营效率。

1.1.4 设计思路

得益于简道云聚合表计算的实时性，每当有库存变动时，聚合表都会第一时间更新动态实时库存的数据。

1.1.5 预期效果

在销售订单中选择产品后，自动带出实时库存：

1.2 库存校验

1.2.1 场景简介

库存校验包括出库数量校验与库存数量校验。

1.2.2 场景痛点

缺乏库存校验机制的情况下，经常会发生以下问题：

1. 多出库：在没有适当校验机制的情况下，产品的出库数量可能会超出订单要求，这种多出库的情况可能导致订单错误，客户关系受损和利润流失。

2. 乱出库：若未进行库存数量校验，则可能出现实际出库数量超过库存的情况，这会导致订单无法按时履行，影响客户满意度。

1.2.3 方案价值

库存校验方案能带来的价值有：

1. 防止过量出库：通过校验订单数量与实际出库数量，该方案确保出库活动不会超过订单规定的数量，从而减少错误和降低成本。

2. 确保库存准确：通过检验可用库存与实际出库数量，确保出库操作不会因超出实际库存而导致失败，保持库存信息的准确性和一致性。

1.2.4 设计思路

1.2.5 预期效果

在执行出库时，当出库数量大于库存数量时，数据无法提交：

1.3 库存预警

1.3.1 方案简介

库存预警是指为产品设置合理的安全库存，当库存数量低于设定的安全库存水平时，由系统进行预警提醒，以便及时采取相应的补货或调拨措施。

1.3.2 场景痛点

如果库存数量低于安全水平，可能会导致产品断货，影响销售和客户满意度。在没有及时的库存预警和补货机制下，这种风险会更加突出，给企业带来潜在的损失。

1.3.3 方案价值

通过简道云的库存预警功能，可以实时监控库存水平，并在库存低于设定的安全阈值时自动触发预警，提醒库存管理人员及时采取补货措施。这样不仅避免了因库存不足而错失销售机会的风险，还能提高客户满意度，确保业务连续性和稳定性。

1.3.4 设计思路

简道云仪表盘拥有数据预警与条件格式功能，通过建立透视表并设置数据预警与条件格式实现库存预警功能。

1.3.5 预期效果

仪表盘中，将达到预警值的商品库存数特殊标记，以警示库存管理人员及时补货：

2. 实现步骤

2.1 动态实时库存

2.1.1 新建聚合表

在聚合表处新建聚合表进行动态库存与总成本的计算，也可以自己参照模板中的计算方式。如下图所示：

2.1.2 选择数据源

数据来源选择多表关联模式，采购入库、其他入库单、其他出库单、销售出库作为数据源，关联字段选择出/入库仓库、产品名称、产品编码、品牌、规格型号、单位等数据。

2.1.3 过滤数据

过滤出已经完成出入库动作的数据作为计算数据：

2.1.4 设置行表头

设置出/入库仓库、产品名称、产品编码、品牌、规格型号、单位等关联字段为行表头，并一一重命名。如下图所示：

2.1.5 计算当前可用库存数量

添加指标命名为当前可用库存数量，计算公式如下：

当前可用库存库存=采购库数量+其他入库数量-销售出库数量-其他出库数量

2.1.6 效果演示

计算好的库存可以用于销售下单时展示：

也可以通过仪表盘展示出来用于库存查询：

2.2 库存校验

以销售出库为例。

2.2.1 出库数量校验

出库产品明细子表单内添加一个数字字段并命名为出库数量校验：

默认值为公式编辑，公式释义：

通过比对待出库数量和本次出库数量的大小，来进行判定。若待出库数量大于或等于本次出库数量，则计为 0，否则计为 1。其中待出库数量关联了聚合表中的数据。

具体设置如下：

然后在表单提交校验处对出库数量校验字段进行校验规则设置：

校验规则释义：对出库数量校验字段进行求和，求和结果需等于 0 方可出库。等于 0 代表待出库数量比本次出库数量大，符合出库要求，可以出库。否则提交数据时将触发表单提交校验。

效果演示：

当本次出库数量大于待出库数量时，则会触发出库数量校验，不允许提交销售出库：

2.2.2 库存数量校验

库存数量校验的设置逻辑与出库数量校验的设置逻辑基本一致。

出库产品明细子表单内添加一个数字字段并命名为库存数量校验：

默认值为公式编辑，公式释义：

通过比对当前可用库存数量和本次出库数量的大小，来进行判定。若当前可用库存数量大于或等于本次出库数量，则计为 0，否则计为 1。其中当前可用库存数量关联了聚合表中的数据，计算步骤参见本文【2.1节】。

具体设置如下：

其中本次出库数量需要对本次实际出库数量进行二次计算，只有出库标签为「出库」才参与库存校验，其他类型的出库不影响当前可用库存，不参与校验：

故，对于库存数量的校验，这里取的值为计算后的本次出库数量参与计算。

然后在表单提交校验处对库存数量校验字段进行校验规则设置：

校验规则释义：对库存数量校验字段进行求和，求和结果需等于 0 方可出库。等于 0 代表可用库存数量比本次出库数量大，符合出库要求，可以出库。否则提交数据时将触发表单提交校验。

效果演示：

当本次出库数量大于可用库存数量时，则会触发库存数量校验，不允许提交销售出库：

2.3 库存预警

新建或者进入已有的仪表盘，新建统计表，选择本文【2.1节】计算好的聚合表「库存实时统计」作为数据源：

图表类型选择透视表，并配置号透视表的维度与指标，如下图所示：

1）数据预警

使用右侧 数据预警 功能，对库存预警进行具体设置。设置了提醒时间、被提醒人和提醒方式后，当数据符合预警题提醒的条件时，即可按照设定的提醒时间和提醒方式向被提醒人发出消息提醒：

2）条件格式

设置了特殊数据格式之后会在页面上进行特殊标识便于区分：

如下图所示，对于低于安全库存的数据，可以用条件格式的颜色进行标识，便于库存管理员及时了解库存剩余情况：

3. 模板推荐

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模板选用指南：