劳动合同的自动续签提醒

1.简介

1.1 场景简介

劳动合同的自动续签可以避免因合同到期而产生的用工风险。对于企业来说，可以维护良好的人才稳定性，促进企业的稳定发展；对于员工来说，也能够使他们获得更长期的就业保障，增强其安全感和归属感。

1.2 预期效果

当有即将到期的劳动合同时，数据工厂自动发送续签待办至负责HR处，并进行消息提醒。

当部署上上签电子签章插件后，可以实现通过发起合同签署流程，对合同进行在线签署。

1.3 设计思路

2. 设置步骤

2.1 修改合同台账

将原「员工合同录入」表单改为「员工合同档案」，作为合同台账，起留档作用。

将所有字段的默认值改为自定义

在员工信息部分添加「负责HR」字段，具体设置参考下图：

在拓展功能中设置自动提醒，当有合同即将到期时提醒负责HR进行处理，详细设置参考下图：

2.2 新建「员工合同录入」表单

复制「员工合同档案」，修改为流程表单，重命名为「员工合同录入」，将「负责HR」字段的默认值改为当前用户；

「员工信息」部分的其他字段默认值根据「员工姓名」关联「员工档案」中的相应字段，具体设置参考下图：

将「合同期限」字段改为数字字段，命名为「合同期限（年）」；

「合同结束日期」的默认值改为工时编辑，通过「合同开始日期」和「合同期限（年）」自动计算，具体设置如下：

DATE(YEAR(合同开始日期)+合同期限(年),MONTH(合同开始日期),DAY(合同开始日期)-1)

新增「员工确认」模块，以供员工确认合同内容是否有误，具体设置参考下图：

在流程设置中将员工设置为节点负责人，并开启文本意见与回退按钮权限，具体设置参考下图：

2.3 新建「员工合同续录」表单

复制「员工合同录入」，重命名为「员工合同续录」，在「合同信息」部分添加查询，命名为「历史合同数据」，具体设置参考下图：

添加续约选择模块，具体设置参考下图：

当续约选择等于”正常续约“时，流转至员工确认节点；

当续约选择等于”不续约“时，流程直接结束。

本表单由数据流自动发起填报，所以需要将流程修改为以下样式：

「系统自动发起合同续录」节点除员工确认之外全部可见不可编辑；

「续约选择/录入合同信息」节点除员工确认之外全部可见，续约选择与合同信息部分可编辑，节点负责人为「负责HR」；

「员工确认」节点全部可见，员工确认部分可编辑，节点负责人为「员工姓名」。

2.4 新建「续约流程发起」数据工厂

在数据工厂新建数据流「续约流程发起」，具体设置如下：

选择「员工合同档案」为数据源，字段除提交人、提交时间与更新时间外全部选择，具体设置参考下图：

添加字段设置节点，新增字段–公式计算，具体设置如下：

字段类型选择时间日期类型，计算当天日期并转化格式，计算公式如下：

DATE(YEAR(TODAY()),MONTH(TODAY()),DAY(TODAY()))

字段类型选择时间日期类型，计算合同到期时间提醒日期，设定为到期前30天（支持自定义），计算公式如下：

DATE(YEAR(合同结束日期),MONTH(合同结束日期),DAY(合同结束日期)-30)

字段类型选择数字类型，判定当今天日期等于合同到期时间提醒日期时输出“1”，否则输出“0”，计算公式如下：

IF(今天==合同续签提醒日期,1,0)

添加筛选字段，筛选出续约日期判定等于“1”即今天日期等于合同到期时间提醒日期的数据，具体设置如下：

最后链接输出节点即完成数据流搭建。

搭建完成后打开同步至表单功能，将结果同步至「员工合同续录」，并设置自动同步时间，具体设置参考下图：

设置完成后，当「员工合同档案」中的合同还有30天到期时（可以根据实际需求自定义），会自动发送续约信息至负责HR待办处。

2.5 新建「合同录入同步至合同档案」智能助手

在智能助手新建「合同录入同步至合同档案」智能助手，具体设置如下：

设置触发动作为修改数据，触发表单为「员工合同录入」，当员工确认等于“确认无误”且流程流转完成后触发，详细设置参考下图：

执行动作设置为新增数据，目标表单为「员工合同档案」，对应字段进行填充即可。

2.6 新建「合同续录同步至合同档案」智能助手

将触发表单改为「员工合同续录」，其他设置参考2.5，不再赘述。

2.7 上上签电子签章插件

本模板支持使用上上签电子签章插件，可以实现通过发起合同签署流程，对合同进行在线签署，详情参考开放平台文档：上上签电子签章插件 。

在简道云中发起合同签署流程后，签署人将收到文件签署链接的短信通知，点击链接进行签署即可。

以企业文件签署为例，效果如下：