重庆巴谷鲜：零代码打造业财合一信息化管理系统，电商企业变身学习型组织

一、企业简介

重庆巴谷鲜电子商务有限公司是重庆市级示范电商企业，秀山县优秀商贸物流企业，科技型企业，全国青年农产品电商销售大赛连续 3 届冠军。从 2017 年开始发展订单农业，销售扶贫产品，2020 年，截止到 10 月 31 日，认证扶贫产品 85 款，带动贫困户 181 户，870 人，销售认证扶贫产品 1300 万元。重庆市消费扶贫馆现在上架产品包含新鲜水果、大米、油、茶叶、干副、零食、杂粮、腌腊制品、蛋、肉等 10 个大类 217 个单品。巴谷鲜主营产品有冰糖橙、柚子、梨子、紫薯、脐橙等 20 几个时令水果及蔬菜，年销售额 1.2 亿元。巴谷鲜有生鲜水果清洗线 2 条，日加工 20 万斤，全年销售冰糖橙 2000 万斤，柚子 810 万斤。

二、业务/管理需求

①通过搭建财务管理系统，公司的收支审批全部通过系统，实现由原来的表格和多个系统管理到由一个系统管理，数据自动汇集，能方便查询资金余额、应收款余额、应付款余额、售后金额、广告费、店铺应收款、平台应收款等重要信息。

②通过搭建直播数据管理系统，能方便查询每个主播的每日销售情况，直播间整体情况，方便主播自己查询自己需要整改的地方。

③通过搭建行政管理系统，实现会议记录及下发会议任务、周考核、月考核、公章、工资、公司基础台账、公租房、调研表等全部信息化和图表可视化。

④通过搭建库房管理系统，全部信息化处理订单，达到节约用纸和减少计算临时工工资的重复劳动。

⑤通过搭建采购系统，实现从发起采购到入库全流程上的采购、库房、财务、运营信息互通，避免出现缺货和大量滞销的情况。

⑥通过搭建目标管理系统，实现按时提醒财务和运营人员店铺经营情况。

⑦通过搭建读书管理系统，实现全公司达到学习型组织的目标。

三、解决方案

巴谷鲜业财管理系统主要包含7个板块，包含财务管理、直播管理、行政管理、库房管理、采购管理、目标管理和读书管理。

主要的思路就是以钉钉为载体，实现及时通信、OA审批全部在简道云上集成，解决原来的多个系统、电子表格统计、纸质打印、数据没有动态展示等问题。

1）财务管理。有收支录入、应收应付款、库存、坏账、平台对账、快递价格和财务报表。实现每日资金结余和应收应付款及时更新。

2）直播管理系统。分为运营分析数据、主播考核和直播日常数据。可提供详细直播数据给运营和主播。

3）行政管理。包含任务、考核、月度工作汇报、公章管理、工资、公司基础台账、公租房和调研表。

4）库房管理。分为波次打印管理和每日库存管理。波次打印解决原来用纸打印浪费和计算临时工工资是重复工作问题。

5）采购管理。分为采购申请单和采购发车单。解决因为信息沟通不畅导致库存不足和库存滞销问题。

6）目标管理。分为周目标、月目标和年度目标。解决目标动态化和完成情况实时更新问题。

7）读书管理。分为读书打卡、现场分享和读书考核。实现学习型组织的打造。

四、应用场景

场景一：OA审批和财务数据联动，实现财务数据实时更新

原来有金蝶财务系统、有成财务审批系统、钉钉审批系统、旺店通ERP审批系统和电子表格统计，数据分散，未及时更新。作为企业管理者，需要及时掌握现金流、应收应付款、坏账等重要信息。通过简道云实现OA审批和财务系统集成，达到财务数据及时更新，方便查询。

把原来的 OA 审批全部转移到应用中来，实现所有收支、应收应付都在一个系统中。

首先，把所有现金账户的收入，每天通过简道云的一般表单录入系统，要保证资金结余是和银行账户余额一致。

其次，把所有支出通过简道云的流程表单，经过部门主管、财务主管、主要负责人和出纳审批后才能从银行账户支出。通过数据工厂功能实现每月资金结余表自动更新。

第三，应收应付款管理。应收款分平台应收款和合作伙伴应收款。每月底要去每个店铺统计店铺应收款并通过流程表单录入系统。及时根据库房提供的送货单录入应付款，给供应商打款后通过聚合表及时抵扣应付款，实现应收款和应付款余额及时更新。

第四、快递价格。通过简道云的一般表单，统计快递价格，能展现快递价格变动趋势，再通过数据工厂实现最新快递价格。

场景二：没有检查就没有执行的会议制度和OKR考核系统

每次开会后都会有需要解决的问题，因没有一个好的系统管理，导致问题没有很好的去跟踪解决，久而久之就是完成效果很差。OKR 的考核和会议记录一样出现跟踪不及时问题，导致没有坚持下去。没有检查就没有执行力。通过搭建考核系统，管理每天打开电脑第一间时间就是检查截止到今天要解决的任务即可。

①周考核。

要求各部门每周至少一次会议，会议记录通过一般表单录入。当有需要解决的问题时通过只能助手，给责任人发起一条待办，有监督者，有截止时间，完成情况有自评分和主管评分。再通过数据工厂汇总每周的任务得分，在每周日晚上 9 点自动更新到“周考核结果执行”流程表单中。

高于 9 分的就会收到一条“恭喜你，本周考核合格”的信息推送。低于9分的会收到一条“很遗憾，本周考核不合格”的信息推送，并要选择处罚方式，选择处罚方式后还要确定是否完成，没有完成怎么办，到此钉钉待办结束。

②月考核。

首先每月月底最后一天要制定下月的目标，并通过流程表单经主管审核后生效。到下月最后一天的时候，通过只能助手会给每个人发起一条考核待办任务，分别经过自评、子流程内部互评、子流程跨部门互评和主管评价后考核第一阶段完成。

当分数高于 90 分就会收到一条“恭喜你，本月考核合格”的信息推送。当分数低于 90 分时就会收到一条“很遗憾，本月考核不合规，请选择处罚方式”，处罚方式选择时要选择完成时间，当完成时流程结束，未完成时要选择怎么办，流程结束。

把任务检查数据化和方便化。管理者每天只需要筛选截止到今天的完成任务就可以检查。把考核流程化，数据化，减少人事工作至少 3 天以上。

场景三：学习型组织打造

团队学习能力不行，学习氛围也差。但是又需要打造学习型组织。做为管理者，都希望团队的学习能力能有所提升。

通过简道云的一般表单实现读书打卡，每打卡一次获得 3 分积分，打卡后会推送一条信息给公司所有人，用来提示我打卡成功。第二个阶段是每月 10 日员工大会的时候会通过击鼓传花的方式随机请人上台分享读书心得体会，分享满分 20 分，低于 12 分者，12 分一分部能加还再扣 20 分。小组内讨论满分 20 分。每月读书积分 100 分以上者最终加 20 分。

每个人收到别人读书打卡的时候自己内心是有感触的。管理者每天只需要把当月截止到昨天的打卡积分截图发群里再提醒下即可。通过几个月的努力，全公司都已经养成读书的习惯，非常值得推荐。

五、总结与展望

1）通过简道云的系统搭建，公司管理水平提升了一大截。财务管理更加规范，考核更加有执行力，读书习惯养成，打造了一个学习型组织，公司实现信息化管理。

2）只要你能想到的应用都可以通过简单云来搭建实现，使用越久，应用越多，也越灵活方便。信息化管理是数据化的第一步。

3）未来有机会希望打通旺店通的一些数据，实现API开发自由。也希望简道云把一些限制放宽松点，比如使用人数限制去掉、聚合表数量限制去掉、数据量更大一些等。企业一旦使用上简道云就很难轻易更换到其他系统，所以简道云也要更多从服务和性价比方面为企业着想。祝愿简道云越来越好，为更多企业提供更多优质数字化产品。