上海理光：简道云助力实现“数字化HR”管理

一、企业简介

上海理光生产集团作为日本理光集团上海生产据点，由上海理光数码设备有限公司、上海理光办公设备有限公司组成。主要生产数码复合机、彩色激光打印机等产品及配套零部件；高精度模具的设计、开发、加工；电装部件、部件的制造等。通过“清流化”、“同期化”、“高效率”的生产方式，上海理光建立了具有竞争力的一流生产基地，并先后获得 ISO9001、ISO14001、OHSAS 等多项国际认证，为全世界的客户提供高品质的产品。

近年以来，上海理光生产集团积极打造“数字化制造”工厂（DM），在自动化、可视化以及智能化等方面不断创新与实践，努力成为世界行业的领跑者。

二、业务/管理需求

近年以来，上海理光生产集团在自动化、可视化以及智能化等方面不断创新与实践，人事管理却始终停留在 Excel 做表、纸张审批的“旧时代”。典型问题如下：

1.公司员工个人信息的收集、保存都依赖人工和纸张。信息收集效率低、易出错、信息保存成本高、查询困难

2.各类纸质申请单手续复杂，领导请假/出差时，无法在申请单上签字盖章，会导致审批流程停滞

3.各类周报、月报，通过手工 Excel 进行制作，耗时耗力，数据时效性差

4.疫情期间，对于疫情防控及保证公司员工正常工作生活的需求

三、解决方案

简道云作为上海理光打造“数字化制造”工厂的重要工具，被全公司各部门广泛使用。零代码开发，快速上手的优点，使各部门在极短的时间内，即可完成传统报表到数字化报表的进步。此外，IT部门以简道云系统为基础，配合其他数字化工具（Finereport、RPA等）工具的使用，在公司内搭建起庞大的数字化系统。

应用个数：28
报表总数：50
仪表盘总数：418
流程表单总数：462
协作表单总数：604
数据量：30万条/年
每日访问数量：1200+

四、应用场景

场景一：劳工招聘、面试、报到电子化

痛点：

1.劳工应聘时需书面填写应聘表、报到时需填写员工信息表，两表存在一半信息重复，但两张表无法合并为一张表，劳工反复填写相同信息，多人向人事反馈意见

2.部分应聘者字迹潦草难以辨认，面试官只得无奈放弃录用

3.人事向应聘者提供表格、水笔，每年纸笔损耗费用约 2000 元，且不符合公司环境保护的可持续发展方针。纸质员工信息表保存占用档案室空间，且不易查询

4.近年来新冠疫情反复，面试官接触大量应聘者，应聘表来回传递，新冠病毒感染风险较大

解决方式：

利用简道云搭建【人员招聘】应用，实现劳工应聘、面试、报到电子化、无纸化。

使用方法：

1.应聘者只需手机扫码填写应聘表

2.面试时，面试官只需在简道云表单输入应聘者身份证后四位，即可关联应聘者填写的应聘表并登录面试结果

3.应聘者入职时，手机扫描二维码填写姓名及身份证号，即可关联应聘表确认个人信息，确认无误并补全紧急联系人等个人信息后，即可作为员工信息登记表提交

场景价值：

1.实现了招聘、面试、报到的电子化及无纸化，减少公司纸笔成本2000元/年

2.无需重复填表，提高了新入职员工的满意度；应聘者与面试官只需各自在手机/电脑上操作即可，避免纸张接触导致的疫情传播加剧问题

3.应聘者信息电子化，为进一步的人员管理大屏可视化提供了数据基础

4.数据自动统计汇总，无需手动分析数据

场景二：人员管理数字化大屏

痛点：

人事每周需向公司高层管理者汇报人员情况，手工整理相关数据至少耗费4H/周，数据的时效性较差。

解决方案：

以简道云数据及人事系统数据为基础，使用 Finereport 制作实时的人员管理数字化大屏。数据包括：当前在职员工情况、员工入离职情况、最新面试/报到情况、招聘情况推移、员工籍贯分布等。相关数据均可点击图表链接查看详情。

场景价值：

1、通过实时的人员管理数字化大屏，减少了人事 800/月*12月=9600元/年的人工成本

2、公司高层管理者可以实时获取人员信息，掌握人员情况，实现高效的人员管理

场景三：新入职员工宿舍申请

痛点：

公司平均每年入退宿近 1800 人次，员工手工填写纸质申请单种类多且须定时定点办理，审批流程周期长。通过Excel进行数据管理，房间数及入住率等数据无法实时体现，不利于宿舍房间的精度化管理。

解决方案：

1、通过简道云开发，建立宿舍进销存模式。员工只需通过手机扫码，2分钟内即可提交申请

2、宿舍数据通过简道云数据推送传输到 Finereport，建立宿舍管理大屏，实现数据可视化

Finereport宿舍管理大屏：

场景价值：

1、员工入退宿手续通过手机办理，节约 15 分钟/人/次，年节约 0.25H*1800人/年=450H/年*39.12元/H=17604元

2、系统化、可视化后，数据实时、直观，管理精度提升，减少宿舍的空置率（19%→14%）。宿舍费用约可削减129600元/年

场景四：疫情对应——远程办公管理

痛点：

由于新冠疫情反复，经常导致一部分员工甚至全体员工无法到公司上班。为提高新冠疫情影响下的员工积极性与自主性，有效推进工作方式改革，公司针对符合条件的员工，允许其居家或在公司以外的场所利用互联网进行远程办公。但没有相应的管理平台和完善的管理机制，无法获取员工考勤数据，远程办公将无法实现。

解决方案：

通过简道云开发，为公司响应政府号召推行的《上海理光远程办公管理》提供管理平台。员工只需在电脑端或移动端进行资格申请和远程办公申请，即可在手机上进行上下班打卡，在家远程办公。

场景价值：

在疫情期间确保员工可以以远程办公的方式进行正常工作，使用手机考勤上下班，减少了新冠疫情对公司及员工的不利影响。

场景五：招聘申请电子化

痛点：

1.各部门书面填写招聘申请，经常有填写不规范、关键信息漏填或表述不明、超基准招聘（人数超标）的问题，需要人事电话联络进行再次确认

2.招聘申请需要申请人拿着纸质申请单请五位领导审核，领导们经常处于会议、出差状态，纸面申请单完成全部审核，耗时较长

3.申请招聘多人时，具体招聘进度难追踪，部门主管需多次向人事询问招聘进度

解决方式：

使用 Finereport 设计器，制作招聘申请流程表单，关键信息设置必填或下拉选择，同时联动人事在管理表中填写的各部门人员补充基准数据，自动判断部门人数是否超标；人事在电子招聘单中随时更新招聘进度，招聘进度更新后自动发送给部门主管。

场景价值：

1.有效地规范了各部门招聘申请信息的填写，减轻了人事数据收集负担

2.招聘申请的审核流程全部线上完成，不必等待领导出差回来再签字，提高了招聘效率

3.部门主管可以轻松自行查询到目前招聘进度，无需询问人事。

五、总结与展望

1.上海理光借助简道云零代码开发模式，内部搭建，预估节约了 200 万元的系统开发和维护费用

2.使上海理光人事管理正式步入“数字化HR”行列，助力公司打造“数字化制造”工厂的目标实现

3.电子化高效管理，减少了耗时漫长的冗杂手续，提高了公司员工满意度

4.提高了人事效率，人员缩减 3 人，报表自动生成，数据时效性高，获得公司高层管理者一致好评