大自然物业：老牌物业借力简道云，搭建企业自己的费控平台

一、企业简介

浙江大自然物业管理有限公司作为一家浙江知名老牌企业，创建于 2001 年，深耕物业行业 22 年，拥有国家物业管理企业一级资质，是浙江省AAA级物业服务企业、温州市物业协会监事长单位，也是一家专业化、社会化的大型物业管理企业｡

公司下设 22 家分公司，企业累计管理面积达到 300 多万平方米,涉及高端住宅、别墅、销售展厅、银行、写字楼、高档会所、宾馆等多种物业类型｡

二、业务需求/挑战

浙江大自然物业分公司数量多达 20 多家，分布在浙江省内各县市及周边省份，各分公司人数规格从数十人到上百人。面对公司上千人的团队，我们对业务流程的统一快捷、数据更新的时效性、办公平台的共享便利性等许多方面都提出了更高的信息化要求。

但在信息化过程中，我们发现需要重点考虑到如下问题的解决：

2.1 第三方软件功能利用率低，定制化软件周期长、成本高

大自然物业具备多年的物业管理经验、较早部署信息化，积累了大量富有特色的管理经验及业务流程。

公司要实现管理上的哪项业务流程及功能，极有可能会同时使用二至三款甚至更多个 APP 应用，每个 APP 应用取它本身 20%～30% 的功能，2～3 个应用硬凑成 70～80% 的功能，长此以往会造成企业信息化的 APP 像雨后杂草，越买越多、越多越无序的场面，同时也造成了人力及财力上的极大浪费。

2.2 软件开发自主权低、信息化建设无法跟随企业节奏

软件定制或第三方软件，对企业来说其实是没有自主权的。

虽然定制软件声称源代码都能给企业，但一般公司拿着源代码视如“天书”，如要自已修改或开发门槛过高、有心无力，终将视为垃圾文件处理。

公司业务经营的忙闲、各种事项的安排都有自身的步伐节奏，如果是定制软件基本是跟随开发公司的步伐。包括整理数据、提交功能、组织人员培训等，耗时耗力，企业正常运营容易受到较大影响，一段时间过后员工反而会形成抵触心理。

2.3 对业务申请流程提出更高的“费用管制”要求

想要深入建设公司信息化，就必须对业务审核流程提出更高的“费用管理与控制”要求。

比如，我们不能把一线人员提交的申请单，作为简单的“通知领导”行为，公司更需要一线员工提交时有“业务费用数据作为依据”、领导审批时有“历史记录及费用数据作为参考”、申请过程有“审批效率、时长仪表盘作为记录”、同时还需要囊括“集仓库入库、出库物品”等管理场景，更重要一点是数据的呈现方式是简单化、喜闻乐见的数字大屏。

三、解决方案

在现有的办公平台（钉钉）上，选择极易上手的“简道云”应用搭建平台，短时间内就能形成企业自己的开发能力，对于上述所遇到的诸多痛点就能迎刃而解。

解决步骤：

1）2022 年购买 30 用户的“简道云”标准版，初步熟悉开发过程，初步构建小范围内使用的 APP，在使用成效与接受意愿得到肯定的反馈后，于 23 年直接升级为上百人的企业版用户。

2）公司领导及业务主干直接参与 APP 功能的建设与构思，APP搭构步伐与节奏完全设公司自己安排快慢，随时可以修改 APP 的功能与流程。

3）企业具备自行搭构 APP 能力后，公司领导层在深度构建业务管理流程中就会碰撞出智慧的火花，实现更深层面的费用管控。对该业务流程功能的实现只是业务管理上的一个实例，后期会不断的对某一业务流程实现深度的挖掘与管控。

采用“简道云”构建企业自身的 APP，企业完完全全能把 APP 掌控在自己手中，随时搭建新应用、及时修改与更新；构建 APP 过程中完全跟随企业自身的步伐与节奏，集多类 APP 所需的功能于一体化繁为简、化杂为简，同时也呈现大家喜闻乐见的科技数字大屏。

四、典型应用场景

4.1 场景一：结合费用管控的申请流程

痛点难点：

面对 20 多家公司近几十个项目所提交的申请单，申请者以及审核人需要审批依据。但审核过程中，我们需要工作人员把审批标准（费用数据）打印在纸上查看或通过电话沟通询问，这种配合方式让人感觉力不从心。

解决方案一：

在“费用管控”APP 中的申请流程中加入“费用额度的管控”，并且该费用数据会随申请步骤的不同实时更新，只有达到设定的费用数据范围内才能发起申请。在使用上述方式后成效立杆见影，现在申请时相关数据直接显现，直接减掉了原来申请前要进行 3～5 次的费用数据的电话沟通，大大节约的申请沟时间。

本项功能对于企业经营成本、流程申请与审批都带来了非常重大的积极作用。

图1 申请单状态

图2 费控数据大屏

图3 物品或费用申请页

图4 申请页内的“参考数据”、历史记录等信息

解决方案二：

根据不同的业务流程，将 “费用管控”分成“受月度管控”、“受年度管控”及“不受管控”三种类型。

同时实现了申请单“受月度管控”通过申请，转变成“受年度管控”的功能。

例如：工程部每月支出 500元（折算年度支出为 6000元），受到了“月度管控”，但本月想买台 2000 元的机器，可通过“解除月度管控”申请单，取消 1 次本月 500 元的管控，待完成申请后，自动又恢复了“受月度管控功能”。

图5 三种费控类型

图6 特殊事项本月费用不足时，可以取消月控，待申请完成后，自动恢复月控

图7 解除本月费控的申请页

场景价值：

面对普遍的流程申请及审批，市场出现专业的“费控系统”。但第三方过于专业或定制开发的 APP，又走上了企业信息发建设中“多”、“杂”、“乱”、“费时费钱”的老路，通过“简道云”就能较为轻松的实现，此项功能前景巨大。

4.2 场景二：审批效率的提升

痛点难点：

审批层级较多、审批人员处理不及时、造成整个申请单从申请到审批通过，再到具体落实往往效率太低，会使申请人及审批人怨声载道、相互推责。

解决方案：

直接搭建“审批效率”功能，从业务申请的整个生命周期中集成钉钉信息通知功能、启用“简道云”的自动审批功能、使用相应的聚合表、数据工厂等功能，得出整个申请的使用时长。

场景价值：

此项功能上线后一般的流程审批由原来的 5 天左右直接缩减在 2 天内必定落实完成，极大节约了时间与人力成本。

4.3 场景三：物品输入自动生成“拼音首字母”方便搜索及入库操作

痛点难点：

汉字在搜索时普遍遇到查找困难，“简道云”在插件市场的“汉字转拼音”插件，功能能实现但需支付费用。。

解决方案：

经过深入研究，其实“简道云”平台上相应的文本查找等函数完全可以解决此类功能。比如先将几个汉字的“物品名称”分解成“单个汉字”，“单个汉字”再匹配相同汉字的对应“拼音字母”即可。

场景价值：

此项功能的实施，明显加快了仓库物品入库、管理的搜索速度，大大提升了仓库管理员的积极性，成批物品入库由原来2-3天完成的量，直接1天之内就能完成。

图8 添加“物品名称”页面

图9 3500字的“简体汉字”搜索数据表，可自行加入其它汉字或字符

五、总结与展望

企业管理中的各项流程错综复杂，多元化的企业更是如此。

很多企业还在采购市场成形的第三方软件，但是，面对比软件设计人员更专业的业务精英，业务一线人员常常更有自己的流程思路与管理方法。

针对“第三方软件”和“定制的软件开发”所存在的明显痛点与不足，低门槛的 APP 应用搭建平台是一副药到病除的良方，在大大节省时间、人力、财务提升使用人员的积极性外，更是未来企业经营运作过程中的得力助手，相信在快速发展的信息化环境中，零代码平台必将成为更具信息化时代“个性化”、“前瞻性”特点的“蓝海”未来。