海贝丽致集团：零代码构建跨国采购及供应链管理系统

一、企业简介

海贝丽致集团是一家中国化妆品公司，创始于2017年。公司生产和销售面向全球市场的“高品质，强功效，精设计”的美妆产品，覆盖彩妆、护肤、造型、香氛等多个品类，旗下拥有包括Y.O.U、Glamfix、barenbliss等多元化品牌矩阵，致力于成为新兴市场美妆行业领跑者。通过立体式全球渠道整合能力，旗下品牌已覆盖印度尼西亚、泰国、马来西亚、菲律宾等多个新兴国家市场。

2019年完成印度尼西亚市场20000家销售点覆盖，Y.O.U荣获万宁GUARDIAN最佳新晋品牌和销售额增长最快品牌奖；2020年成立马来西亚分公司，Y.O.U于首都吉隆坡发布Y.O.U蝉联万宁GUARDIAN销售额增长最快品牌奖；2021年完成全球40000+销售点覆盖。

二、业务/管理需求

在2020年上半年之前，海外公司给国内供应链部门下订单都是通过excel表格的形式，各国每个月固定时间把一份订单需求集中给到供应链，供应链人员按照不同国家的需求进行供应链内部分类，再去确定需求是否满足。

供应链人员往往在查看表格的时候，发现表格的内容五花八门，写的极其混乱，而且在跟OEM工厂去确认产品交期期间，海外人员随意取消订单，非常干扰供应链部门的工作效率。

供应链部门一直在寻找一款简单便捷的供应链管理工具，因海贝丽致业务模式和国内大多数供应链模式有比较大的差异，一直没有找到合适的。

供应链部门希望可以实现海外下订单前的数据审核，并且主数据可以统一维护，主数据可以配置标签，分为开发、新品、返单、下市等生命周期，只能在一定的生命周期内才可下单，这样可以避免海外公司随意下单。

三、解决方案

由于海贝丽致产品生产周期、生产数量是需要提前跟各个OEM工厂进行确认，首先海贝丽致梳理了整个业务模式。

第一，各国在系统提出预采购申请订单“子表形式”，海外负责人进行审批。审批完成后，采购订单汇总到主表，汇总到主表同时，每一条数据在主表生成一个流水号字段和一个正式采购待确认字段。这时供应链会收到系统提醒，跟各个OEM工厂确认交期和数量，并在主表进行标记。

第二，供应链发起正式采购申请订单，这时第一个审批人员是下预采购订单人员。首先需要下单人员确认交期和数量，再经过其他人员审核后，订单数量会更新到之前的主表，并且把待确认字段自动修改为已确认。这样供应链再次发起正式采购订单的话，之前已经确认过的就不会再次出现，避免供应链人员搞混。

第三，正式生产。正式生产确认这个阶段主要是供应链给工厂下正式订单，合同自动生成，不需要再单独进行合同的制作，这时进行内部审核，完成后系统会给前面提到的主表写入一个新的数据，生产已确认。

第四，发货阶段。发货阶段系统限制了发货的产品只能是生产已确认的产品，这样避免了发货选错的情况，并且发完货时系统根据带出的数量计算出箱数，通过箱数计算出卡板数。通过多个子表单产品累计，统计出整个所需卡板数量。

最后海贝丽致围绕主数据生成的流水号，并且在每个环节都自动带出流水号，这样就算主数据的名称出错，在后期进行修改也不影响整体数据的匹配关系。

海贝丽致把整个环节进行匹配串联完成了大屏数据的实现。

四、应用场景

场景一：供应链报表的全流程串联

由于OEM工厂对于下单的起订量是有要求的，不管哪个国家都可以查询到对方下单数据，这样可以在其他国家下单的同时，进行跟单操作。

另外，可以汇总查询海贝丽致目前待交付、已交付、剩余交付、可交付数量，尤其对于之前提到货柜或者其他原因导致产品少发或者多发的情况，在这里可以查询少发或者多发了多少货物。如果在出货状态这里标注是已完结，那剩余可交付数量为0。对于国家来说，他们已经知道这个单子后续不会再发货，可以结合这个来下后续的订单。

本表可以一次性查询从下单到发货全流程的订单数据，多维度多角度地查询。一方面，解决了之前用excel表格来下单的问题；另一方面，之前没有系统的时候是不知道供应链到底没发够的产品是发还是不发，现在有了系统，完全解决了这个问题。

场景二：发货计划在线化

船运费用目前非常高昂，为了最大化利用海贝丽致的货柜，需要在发货的时候针对货柜大小，可以计算出可发货数量，并且可以跟实际下单时候的数量不一致，但是系统要体现出差异数量，以方便进行结算。

同时还需要实现多次发货，在报表进行汇总计算等等功能。

发货提交前海贝丽致先进行以下数据的填写，首先在主表先进行发货国家的选择，然后再选择货柜的柜型，选择完毕后，海贝丽致要填写计划开船时间和计划拖车时间两个关键时间，计划开船时间是根据船运公司给的时间进行计划的填写，提交完毕后，各个国家这时可以提前在报表中知道计划时间。

这样可以预估下大概到货时间，以便对自己的销售策略进行调整。

然后在子表单进行具体发货的产品选择、填写预计发货数量等信息。子表单还会要求填写人员选择出货状态，依次是交付中、已完结、已取消。交付中表示后续还会进行二次交付，已完结表示本次交付后，后续不再进行交付，已取消是指发货完全取消。这3个状态影响报表的统计，如果选择交付中，则在报表中“剩余可交付数量”和“待交付”一栏为采购数量减去已交付数量等于剩余可交付数量，如果选择已完结，则“待交付”一栏为实际剩余数量，“剩余可交付数量”一栏为0，系统会自动抛弃剩余数量，这样可以展现出实际和采购的差异。

提交完毕只是计划的第一步，第二个审核人是验货人员，验货人员可以填写自己的验货数量。系统会自动给出计划发货和验货数量的差异，最终的报表和交货数量是减去差异的数量。第三个审批人是海贝丽致的报关人员，需要报关人员填写实际拖车和实际开船时间。这样计划和实际全部都有了，整个流程结束。

在生产完成后，还未进行正式发货的时候，供应链这边根据船期和生产数量已经提前计划好了产品发货周期，因海运时间较长，这样可以助于海外部门人员知道计划发货、已发货、还剩余发货等情况，以便更好的掌握采购状况，也有助于营销人员更好地制定营销计划。

场景三：BOM物料管理

通过产品BOM表，海贝丽致可以更好的辅助供应链人员进行产品的订货。化妆品OEM工厂的许多配件需要三方提供，比如玻璃瓶、料体等，这些物料数量影响OEM的产量，所以供应链部门需要掌握物料的数量，随时补充库存。

通过BOM表，海贝丽致可以生成物料编码，同级别的物料间进行物料编码的累加，主字段同时也会生成产品版本号。这样海贝丽致在进行物料升级的时候，可以选择物料的版本来进行不同的成品生产。这样海贝丽致在进行下单的时候，可以区分版本的物料和物料的数量，下一步可以进行物料的消耗，掌握物料数量。

五、总结与展望

简道云给海贝丽致提供了随时随地查看数据的报表，基本满足了海贝丽致的业务需求。

同时，在其他方面海贝丽致导购人员的零售上报，也可以实时汇总销售数据到大屏，结合门店的管理，海贝丽致也实现了销售人员的销售考核。另外，简道云由于可以自己配置语言，可以多国使用，也满足东南亚国家的需求。

海贝丽致使用简道云一年多以来，解决了很多问题，在供应链端提升了工作效率，降低了工作失误率。

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