哈迪斯:“采购-仓库-财务”立体管控,1个月实现企业年省六万元

一、案例背景

HARDIS(福建省哈迪斯家居有限公司) 是一家澳洲定制家居品牌,拥有30多年的设计及生产经验,产品及其设计理念在当地及欧美市场有着相当高的知名度,并备受高端人士的推崇。2016年,公司在中国建立家居产品生产基地,采用澳大利亚原厂的生产管理模式、设计标准及德国最先进的生产设备及生产制造软件,以确保家居产品品质完全符合澳大利亚原厂的质量标准。HARDIS家居主营橱柜、衣柜、全屋定制等高端定制家居,高设计水准和高服务素质,致力于为中国客户提供具有国际标准的高端定制家居。

二、业务背景

1、原有系统功能单一

公司在成立之时,采用的是某管理系统。但主要功能只能是仓库出入库以及每个月的财务出入账的结算,功能简单并且单一。

2、系统老化无法查看库存

每台系统都需要安装客户端,用了几年之后,有一些电脑已经进不了之前的管理系统了,无法链接服务器,也导致无法查看库存。

3、数据无法共享失去监督

由于系统迭代的限制,公司实际上使用系统的只有仓库人员和财务人员,数据没有得到共享,也就失去了监督,数据也失去了其自身价值。并且,市面上的大部分产品对于使用者的代码基础要求较高,使用难度大,推广使用难,而且公司的业务复杂,更新迭代较快,没法敏捷反应。

三、解决方案

2020年公司发现了数据问题的弊端,开始将数据信息化的建设纳入重点工作范围。通过对家居制造行业软件的价格、应用场景、更新维护等多方面对比,最终在2020年11月开始使用简道云系统。决定使用简道云之后,最先要解决的就是仓库问题。家居制造行业使用的零件种类多、规格复杂,库存占用着较大资金。经过公司的研究,本着“开源节流”的原则,优先建立“采购——仓库——财务”闭环的工作使用系统。首先公司在内部做了调研,理清每个部门的业务内容和工作流程,梳理出了业务流程图,便开始了应用开发。

场景一:PR采购需求申请

痛点:

以前的PR采购需求申请局限于微信或者邮件传达,这一过程有很多不可控因素,申请数据混乱不明,无据可查。

解决过程:

公司使用简道云搭建了“PR采购需求申请”表单,采购部门只需要线上填写需求申请表,系统就会自动计算汇总,生成数据报表。

价值:

需求申请不再停留在用微信或者邮件传达,做到了谁申请、为什么申请,申请多少等信息都有据可查,解决了过去“买来不用”,“多买放着”等重大问题。

场景二:PO采购审批申请

痛点:

以前公司审批依靠纸质单据,时常出现单据还没审批,货就到公司了的情况,采购权力过大,无法管控。因为没有采购审批单,也无法判断供应商送货是否合规。

解决过程:

PO表单的内容必须是有PR表单才能申请,入库单的内容必须有PO表单才能填写。用简道云系统管控每个环节,排除人为干扰,提高了流程执行力。

价值:

购买的物料是否准时到达公司仓库,供应商是否有多供或者少供等情况一目了然,每一笔付款和报表是否有PO单和仓库入库单等问题。真正实现了每一笔开支都有理有据。

场景三:物料出入库

痛点:

原来的系统只是简单的记账,操作复杂,无法实现关联采购审批申请单,无法实现移动加权平均,无法快速统计订单消耗情况。

解决过程:

用简道云结合实际情况设计系统、创建表单。聚合表、数据联动等功能真正实现了多维度的计算需求,采购退货、生产退货都可以自动带出实时加权单价。既满足了仓库只看数量不看金额的需要,又让系统实现自主实现金额的快速、准确的计算。

价值:

实时掌握物料入库情况,实现移动加权平均算法的应用,方便财务核算成本和掌握库存情况。掌握订单消耗备货、领料是否正常等情况,报缺物料及时提醒,降低了物料等待和信息壁垒等问题。

场景四:财务实时报表

痛点:

过去虽然有专门的系统,但财务每个月月初和月末都需要整理系统的数据,制作相关的数据报表,工作繁重,且无法确认准确度。

解决过程:

简道云的报表功能能根据财务的需要,指定相应的数据报表,处理结果快速、准确、可靠。

价值:

财务报表得到了财务人员的一致好评和肯定,原来需要1个人半个月的表单整合工作,现在1分钟就解决了。

四、项目心得

1、找对公司系统搭建的突破口

一艘船有很多个漏水的洞,优先是补最大的那个,对于我们公司来说仓库就是信息化系统搭建的一个突破口。找到公司的突破口,只要系统在公司建立起了标杆,看到了成效,就可以将其推广到各个部门。

2、系统最求的不是高大上,是实用

每个公司在信息化建设初期,都有很多基础数据问题,势必需要开会讨论解决。项目开始时,公司也遇到了物料编码不统一的问题,之前系统的物料名称没有命名规范,很繁琐。结果就是领导开会又开会,各部门讨论又讨论,花了半个月的时间也没解决问题。最后在用简道云搭建时,以后按新名称命名,原来的照样用。三天后,仓库系统就上线使用了,并且一个月内得到了仓库和技术部门的认可。

大家都想着一次性的完美,但谁能知道上系统之后又会有什么问题,倒不如在适当的时候先运行,再慢慢调试修改,充分发挥简道云快速搭建和调整的特点。“高大上”不是系统的追求,系统实用,系统能用,才是检验实施的唯一标准。

3、将“管理者需求”转变为“基层需求”

之所以公司系统能那么快得到推广和实用,除了每位员工得积极配合之外,更重要的就是不断的提高了员工使用系统的满意度,解决了用户体验问题。系统先上线使用,然后收集员工的建议反馈,再快速及时地进行迭代修改。传统系统以管理者需求出发,但简道云做到的是真正从“基层需求”出发,满足基层员工的需求,员工有了参与感,他们才会更努力的使用系统收集数据。

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