多级WBS分解实现方案

点击安装应用模板 项目管理--WBS分解 ,本文将按照模板中的示例数据进行讲解。

1. 简介

1.1 方案简介

WBS 也就是工作分解结构,它是项目管理的一个重要工具,主要作用就是把项目按照一定的规律分解到可以管控的部分。WBS 的特点:

  • 一是是结构性分解;
  • 二是要给分解的内容赋唯一的 WBS 编码;
  • 三就是保证分解后的任务有唯一的责任人或组织

本文将详细介绍 WBS 多层级分解实现方案,包含自动化按顺序创建 WBS 编码以及视图化呈现工作结构,轻松实现项目任务的有序分解以及项目结构的清晰呈现。

1.2 方案痛点

WBS 的层级通常包含 3~6 级,每个层级下包含 3~7 个子项。在实际进行 WBS 分解时,常常面临以下痛点问题:

  • 无法自动化编号:项目复杂,任务、子任务多的情况下,人工编号容易跳号、重复。
  • 无法结构化展示:每个项目有多个里程碑任务,每个里程碑任务又包含多个子任务,子任务下面还可能继续往下分解,如果分解后的任务不能按照项目的结构有序展示,将会增加项目的管理难度。

1.3 方案价值

本方案通过公式自动编号以及视图结构化展示这两大核心能力,让多层级复杂项目易管理、易控制、易跟踪。

1.4 实现思路

多级 WBS 分解方案的实现思路如下:

  • 新建一张任务管理表和一张任务创建表
  • 任务创建表中根据任务管理表的数据,以及任务层级类型,自动完成 WBS 编号
  • 任务创建表中完成WBS编号并提交任务以后,将任务自动同步至任务管理表中统一管理
  • 通过表格视图自定义排序,将任务按照编号顺序自动排序,使项目结构清晰呈现

1.5 预期效果

通过 WBS 编号及排序,可以在表格视图中,直观体现项目层级关系,让项目管理更加有序、高效:

2. 实现步骤

点击安装应用模板 项目管理--WBS分解 ,本文将按照模板中的示例数据进行讲解。

2.1 创建表单

1)任务管理表单

创建一张任务管理表单,用于集中管理所有类型的任务,在任务管理表单中创建一个文本辅助字段,用于创建任务时计算 WBS 编号:

2)创建任务表单

创建任务表单主要用于创建子任务以及子子任务,选择创建子任务,则关联对应的里程碑任务相关信息;选择创建子子任务,除了关联里程碑任务,还需要关联子任务相关信息。通过关联的对应的上级任务信息,计算出本任务的 WBS 编号。

详细的 WBS 的计算逻辑参考下文:

2.2 计算 WBS 编号

1)新建辅助字段

在创建任务的时候新建一个辅助字段,计算公式为:CONCATENATE(任务类型,里程碑任务编号,子任务编号)

这样就可以把同一类型的任务统一编码,后续可以通过计算个数来进行 WBS 编号。

2)计算 WBS 编号

若选择了子任务进行创建,需要选择对应的上级里程碑任务,选择后自动联动出里程碑任务编号,子子任务不需要关联,所以子子任务编号为空。

这样通过去查找任务管理表中 CONCATENATE(任务类型,里程碑任务编号,子任务编号) 的个数,再加一,即可得出该任务在该里程碑任务下的顺序,再通过 CONCATENATE 与里程碑任务的 WBS 进行拼接,即可得出本次任务的 WBS 完成编号。

子子任务的创建同理,如果需要继续往下创建更多层级,直接按照此方式再多建几个任务类型即可。

那么 WBS 编号的计算公式如下:

IF(任务类型=="子任务",CONCATENATE(里程碑任务WBS编号,".",TEXT(MAPX("count",F- WBS辅助计算,F- WBS辅助计算,任务名称)+1)),CONCATENATE(子任务WBS编号,".",TEXT(MAPX("count",F- WBS辅助计算,F- WBS辅助计算,任务名称)+1)))

实现逻辑为:先求出该任务在同一上级任务下的个数,在与上级任务的 WBS 相连接,拼接为本任务的 WBS 编号。

2.3 同步任务

在扩展功能处,通过智能助手将创建的任务同步至【任务管理】表单中:

同步时,需要将辅助字段的数据一起同步过去,否则后续任务创建时 WBS 编号无法计算得出:

2.4 任务排序

在管理任务的表单视图中,将任务按照 WBS 编号“升序”进行排序,任务即可有序展示在表格中:

2.5 创建自定义按钮

如果想更快捷的完成任务创建,还可以在任务管理处,创建自定义按钮,用于快捷创建子任务以及子子任务。

2.6 效果演示

1)创建任务

在任务管理表单中,点击具体的任务详情,以创建子任务为例。

选择一个里程碑任务,然后在详情页中选择「创建子任务」按钮,系统将自动关联好里程碑任务,并计算好子任务的 WBS 编号,任务创建者只需要分配任务负责人,录入任务的起止日期即可完成任务的创建。

2)任务同步

任务创建完毕后,刷新一下页面,即可看到刚刚创建的子任务去,且子任务按照项目结构顺序显示在对应的位置中:

如果您的项目管理比较简单,仅需两级 WBS 分解即可,那么推荐安装通用项目管理方案,内置 2 级 WBS 结构:

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