使用说明

1. 产品简介

1.1 产品介绍

采购是一个包含采购活动、财务关系、库存管理等多个方面的综合性概念，对企业和个人的经济活动具有至关重要的作用。

采购管理系统在优化采购流程、提高采购效率和质量、降低采购成本等方面发挥着重要作用，是企业实现高效采购管理的重要工具。

1.2 产品价值

简道云 采购管理 方案集采购管理、库存管理、财务管理于一体，专业、易上手，帮助企业实时监控企业采购状况、优化成本控制和预算管理，提高风险管理能力。为企业带来显著的竞争优势和长期的发展动力。

1.3 使用流程

2. 准备工作

2.1 组织权限

组织权限的配置参考文档：权限配置。

2.2 数据初始化

首先，将必要的基础资料录入至系统。包括：

2.3 功能配置

2.3.1 数据工厂同步

对于库存期初期末的统计需求需要依赖数据工厂，其中每期库存需要在期初自动同步至辅助表单中。

在正式使用之前，需要在数据工厂处设置好数据同步，之后即可自动计算期初期末数据：

开启后，可以查看具体的同步设置，同步至辅助表单即可：

3. 详细步骤

3.1 采购管理

3.1.1 采购申请

如有采购需求，可通过「采购申请」表单进行申请。

提交申请后，由业务人员进行需求审批。

审批通过后，由 智能助手 自动拆分采购明细至「采购需求池」表中。

3.1.2 采购需求池

「采购需求池」表单数据通过智能助手拆分「采购申请」中的明细表为主表单字段而得到。

3.1.3 采购订单

对于已通过审批的采购申请可提交采购订单。

采购订单审批通过后，可上传采购合同，并且根据采购数量是否达到需求数量，通过智能助手自动修改「采购需求池」中的采购状态修改为“部分采购”或“已采购”。

3.1.4 采购入库

已采购物品需要通过「采购入库」进行入库记录。

入库成功后，通过智能助手自动修改「采购订单」中入库状态为“已入库”或“部分入库”，并且自动修改已入库数量与已入库产品总额。

3.1.5采购退货

已采购的产品若因质检不合格或别的原因导致有退货需求的，通过「采购退货」表单录入退货记录。

3.2 库存管理

3.2.1 其他入库单

本表单用于记录除采购入库外的其他所有入库信息。

3.2.2 其他出库单

本表单用于记录除采购出库外的其他所有出库信息。

3.2.3 库存调拨

对于已入库的产品如有变更存放仓库需求的，通过「库存调拨」表单发起申请。

提交申请后，由主管审批并由出库执行人员、入库执行人员进行产品出入库确认。

出库执行人员进行出库确认后，通过 智能助手 自动拆分产品信息明细填入「其他出库单」的“出库产品明细”中。

入库执行人员进行入库确认后，通过 智能助手 自动拆分产品信息明细填入「其他入库单」的“入库产品明细”中。

3.2.4库存盘点

对仓库内的产品进行盘点，可通过「库存盘点」表单进行。

库存盘点完成后，会通过智能助手自动录入「其他出库单」和「其他入库单」中。

3.3 财务管理

3.3.1 进项发票

对于已通过审批的采购订单可建立进项发票。

提交表单后，根据开票情况通过 智能助手 自动修改「采购订单」表中收票状态为对应状态。

3.3.2 付款单

对于采购完成的订单，可通过建立付款单完成向供应商付款。

付款完成后，通过 智能助手 自动修改「采购订单」表中“付款状态“为对应付款状态，修改"付款金额"为对应付款金额。且通过 智能助手 自动修改「进项发票」表中付款状态为“确认”。

3.3.3 费用报销

若员工在进行采购的过程中需要报销费用，可通过「费用报销」表单进行申请。

提交申请后由业务负责人进行审批并由出纳完成付款。

3.3.4 收款单

业务办理过程中若有收款需求，可通过「收款单」申请收款。

提交申请后，由财务进行审批并完成收款。