使用手册 - 简道云

使用手册

1 使用对象

本手册面向以下角色：

行政/后勤人员：负责维护固定资产台账、处理申购审批、登记入库、发起盘点。日常使用频率最高，是系统的主要维护者。
资产管理员：负责管理资产位置和状态，处理报修派工，跟进维修进度和处置流程。部分企业中由行政兼任。
采购人员：提交固定资产申购申请，填写采购需求明细，到货后配合登记入库。
财务人员：参与申购审批（财务审批节点），关注资产成本和入库总价值。
管理者/总经理：参与申购和处置的最终审批，查看资产整体状态和盘点结果。

2 使用前准备

正式使用前，建议先完成以下准备：

2.1 维护固定资产类型

进入「固定资产类型」表，录入企业常用的资产分类。

常见分类示例：

办公设备（电脑、打印机、投影仪等）
生产设备（机床、检测仪器等）
交通工具（公司车辆等）
办公家具（桌椅、文件柜等）

录入后，后续新建台账、申购、入库时即可直接选择，无需手动输入。

2.2 维护使用位置

进入「使用位置」表，录入企业各办公区域或存放位置。

常见位置示例：

总部办公区、分部办公区
生产车间、仓库
会议室、前台

录入后，台账和入库中的"使用位置/所在位置"字段可直接下拉选择。

2.3 确认辅助表

「辅助表-子表单行数」是系统自动计算用的技术辅助表，正常情况下不需要手动修改。如果发现入库拆分功能异常，可联系管理员检查此表数据。

3 系统入口与导航

进入简道云后，在应用列表中找到「固定资产管理」应用，点击进入。

应用内按业务模块组织，主要入口包括：

模块	对应表单	主要用途
资产台账	固定资产台账	查看、维护所有资产信息
资产申购	固定资产申购	提交新资产采购申请
资产入库	固定资产入库	登记采购到货的入库信息
资产报修	固定资产报修	登记资产故障并跟进维修
资产处置	固定资产处置	提交资产报废或转让申请
资产盘点	固定资产盘点 / 盘点明细	发起盘点并录入盘点结果
基础数据	固定资产类型 / 使用位置	维护下拉选项基础数据

不同角色关注的模块不同：

采购人员主要使用「固定资产申购」和「固定资产入库」
资产管理员/行政主要使用「固定资产台账」「固定资产报修」「固定资产盘点」
财务和管理者主要在审批流程中参与，日常可在「固定资产台账」中查看资产整体情况

4 业务操作流程

4.1 已有资产建账

适用场景：企业首次启用系统，需要把现有固定资产录入台账。

操作步骤：

进入「固定资产台账」，点击新建记录。
填写资产基本信息：固定资产名称、固定资产类型（下拉选择）、规格型号、单位。
填写资产状态信息：购入日期、成本单价/元、资产状态（如"在用"）、所在位置（下拉选择）。
如有资产图片，可上传到"图片"字段。
提交保存。系统自动生成固定资产编号。

注意：

「固定资产编号」为流水号，系统自动生成，无需手动填写。
建议先集中录入高价值资产，再逐步补充其他资产。
资产状态建议在录入时就选准，后续报修和处置会联动更新。

4.2 新增资产申购

适用场景：需要采购新的固定资产时。

操作步骤：

进入「固定资产申购」，点击新建记录。
填写申购人、申购日期、所在部门。
在「采购需求明细」子表单中逐条填写：固定资产名称、固定资产类型、单位配置要求（对采购规格的说明）需求数量、期望到货日期如果是台账中已有类型，可通过"选择固定资产"关联已有记录。
填写采购用途说明。
提交，进入审批流程。

审批流程说明：

第一级：行政审批 — 行政人员审核需求合理性，填写审批结果、时间并签字。
第二级：财务审批 — 财务人员审核预算和成本，填写审批结果、时间并签字。
第三级：总经理审批 — 总经理做最终决策，填写审批结果、时间并签字。
如果某级审批不同意，需填写不同意原因，流程结束。

4.3 采购入库登记

适用场景：申购审批通过后，采购到货需要登记入库。

操作步骤：

进入「固定资产入库」，点击新建记录。
填写入库人、入库日期。
在「采购入库详情」子表单中逐条填写：通过"选择固定资产"关联申购记录（可自动带出资产名称、类型等）填写规格型号、入库数量、采购单价/元、使用位置如有图片可上传
提交保存。

提交后系统自动完成：

计算入库总数和入库总价值
在「F-固定资产拆分」子表单中按入库数量自动拆分为逐件资产记录
拆分后的逐件记录自动写入「固定资产台账」，每件资产获得独立编号

注意：

如果一次入库多种资产，在子表单中逐条添加即可。
入库后请到「固定资产台账」中确认新增记录是否正确。

4.4 资产故障报修

适用场景：某件固定资产出现故障，需要登记报修。

操作步骤：

进入「固定资产报修」，点击新建记录。
通过"选择固定资产"关联台账中的具体资产，系统自动带出资产编号、名称、类型、规格。
填写故障信息：故障简述、故障等级（紧急/一般等）。
如有故障现场照片或视频，上传到"故障情况图片/视频上传"。
填写申请人、所属部门、报修时间。
提交，进入报修流程。

后续流程节点：

派工：管理员指定维修负责人，填写派工时间。系统自动计算故障响应时长。
维修完成：维修人员填写处理结果、故障原因、维修完成时间、维修情况说明。系统自动计算维修时长。
最终确认：确认资产维修后的最终状态（如"恢复正常""需报废"等），填写确认时间。

维修完成后，台账中该资产的状态会相应更新。

4.5 资产处置

适用场景：某件固定资产需要报废、转让或其他方式退出使用。

操作步骤：

进入「固定资产处置」，点击新建记录。
通过"选择固定资产"关联台账中的具体资产，系统自动带出资产编号、名称、类型、规格。
填写处置日期、申请人。
选择处置方式（报废/转让等）。
填写处置原因。
提交，进入审批流程。

审批通过后，台账中该资产的处置日期和处置原因会同步更新。

4.6 定期盘点

适用场景：企业需要定期核对资产实物与台账是否一致。

操作步骤：

进入「固定资产盘点」，点击新建记录。
填写盘点人员、盘点日期。
在「固定资产盘点明细」子表单中，逐件核对并录入：系统自动带出资产编号、名称、类型、规格、单位、所在位置根据实际核对结果选择盘点结果（如"正常""异常""缺失"等）
提交保存。系统自动汇总盘点总数。

提交后：

盘点明细自动拆分存入「固定资产盘点明细」表，可按资产维度单独查询。
台账中相关资产的"最近盘点日期"自动更新。

注意：

建议盘点前先确认台账数据是否最新，避免盘点时出现大量不一致。
如发现盘点结果与台账状态不符，应在盘点完成后及时跟进处理（如补登报修或处置）。

5 常见操作说明

5.1 如何查看某件资产的完整信息

进入「固定资产台账」，在列表中找到目标资产（可按编号、名称、类型等字段筛选），点击打开即可查看该资产的全部信息，包括编号、类型、规格、状态、位置、成本、购入日期、最近盘点日期、处置情况等。

5.2 如何查看某件资产的报修记录

进入「固定资产报修」，通过筛选条件找到关联该资产的报修记录。可按资产编号或资产名称进行筛选，查看该资产的历次报修详情、维修结果和维修时长。

5.3 如何查看历次盘点结果

进入「固定资产盘点明细」，可按资产编号或盘点日期筛选，查看某件资产的历次盘点结果，或查看某次盘点的全部明细。

5.4 如何修改已录入的资产信息

在「固定资产台账」中找到目标资产，点击打开后编辑需要修改的字段（如位置变更、状态调整等），保存即可。带流程的表单（申购、报修、处置）在审批完成后一般不建议直接修改，如需调整建议联系管理员。

6 常见问题

6.1 入库后台账里没有新增记录？

检查以下几点：

入库记录是否已成功提交保存
「辅助表-子表单行数」中的数据是否正常（此表支撑入库拆分计算）
入库明细中的数量是否填写正确如以上均正常仍无新增记录，联系管理员检查入库拆分的自动化规则。

6.2 申购提交后一直没有审批结果？

申购流程需要依次经过行政、财务、总经理三级审批。请确认：

当前流程停留在哪个审批节点
对应审批人是否已收到待办提醒
如审批人长期未处理，建议线下提醒或联系管理员协助。

6.3 报修时"选择固定资产"找不到目标资产？

"选择固定资产"关联的是「固定资产台账」中的数据。请确认：

该资产是否已录入台账
台账中该资产的状态是否为可报修状态
如果确实已录入但仍找不到，可能是关联条件有筛选限制，联系管理员确认。

6.4 盘点时子表单没有自动带出资产信息？

盘点明细子表单中的资产信息通常通过关联或数据联动自动填入。如果没有自动带出：

检查台账中是否有对应资产数据
检查盘点表单是否正确配置了关联关系
如仍无法自动带出，可手动填写后联系管理员排查。

6.5 处置审批通过后台账状态没更新？

处置审批通过后，台账中该资产的处置日期和处置原因应自动回填。如果没有更新：

确认处置记录中"选择固定资产"是否正确关联了台账中的资产
确认审批是否已全部通过
如以上均正常，联系管理员检查自动化规则。

6.6 多件同型号资产如何区分？

每件资产在台账中都有唯一的"固定资产编号"（系统自动生成的流水号）。即使多件资产的名称、类型、规格完全相同，编号也不同。日常操作中建议通过编号定位具体资产，也可在"规格型号"字段中补充序列号等辅助区分信息。