使用手册
1 使用对象
本手册面向以下角色：
- 普通员工：提交事前申请、报销单，查看个人报销进度
- 部门负责人：审批下属的报销申请，查看本部门费用支出
- 财务人员：审核报销单据、登记付款、管理发票台账
- 出纳：执行付款操作，维护银行账户信息
- 管理者：查看费用报销仪表盘，掌握整体支出情况
2 使用前准备
开始前，建议先完成以下准备：
- 完善费用类型：在"基础信息-费用类型"中录入企业常用的费用分类，如差旅费、招待费、办公费、交通费等
- 维护银行账户：在"基础信息-银行账户"中录入公司对公账户及员工个人收款账户
- 确认审批流程：了解本企业的报销审批层级，明确哪些金额需要哪级领导审批
- 熟悉发票验真：了解如何通过 OCR 识别发票并进行验真
3 系统入口与导航
进入应用后，主要模块分布如下：
- 基础信息：费用类型、银行账户
- 事前申请：差旅申请单、业务招待申请单、其他费用申请单
- 报销管理：差旅报销单、业务招待报销单、日常费用报销单、对公付款申请单
- 发票管理：发票登记、发票台账
- 统计分析：费用报销仪表盘
不同角色的常用入口：
- 员工：事前申请 → 报销管理 → 发票管理
- 财务：报销管理 → 发票管理 → 统计分析
- 管理者：统计分析 → 报销管理（查看审批记录）
4 业务操作流程
4.1 差旅报销完整流程
- 出差前提交申请：进入"事前申请-差旅申请单"，填写出差时间、地点、预算等信息，提交审批
- 出差结束后提交报销：进入"报销管理-差旅报销单"，点击"新建"，关联之前的事前申请单
- 上传发票并识别：在报销单中上传发票图片，系统自动通过 OCR 识别发票关键字段
- 填写报销明细：核对识别结果，补充交通、住宿、餐饮等费用明细
- 提交审批：确认无误后提交，等待部门负责人和财务审批
- 财务审核与付款：财务审核通过后，出纳执行付款
- 查看报销进度：员工可在报销单列表中查看当前审批状态
4.2 业务招待报销流程
- 招待前提交申请：进入"事前申请-业务招待申请单"，填写招待对象、人数、预算等信息
- 招待后提交报销：进入"报销管理-业务招待报销单"，关联事前申请
- 上传发票并验真：上传发票，系统自动识别并校验真伪
- 填写招待明细：补充招待详情，提交审批
- 审批与付款：按审批流程流转，财务审核后付款
4.3 日常费用报销流程（无需事前申请）
- 直接新建报销单：进入"报销管理-日常费用报销单"，点击"新建"
- 上传发票：上传发票图片，OCR 自动识别填充
- 填写费用明细：选择费用类型，填写金额和说明
- 提交审批：提交后等待审批
- 财务审核付款：财务审核通过后付款
4.4 对公付款申请流程
- 新建付款申请：进入"报销管理-对公付款申请单"，填写供应商、金额、付款事由
- 关联合同或订单：如有相关合同或采购订单，可关联引用
- 提交审批：按审批流程流转
- 执行付款：审批通过后，出纳执行付款并记录
4.5 发票登记与验真流程
- 进入发票登记：进入"发票管理-发票登记"，点击"新建"
- 上传发票图片：上传发票，系统自动 OCR 识别
- 核对识别结果：检查发票代码、号码、金额、日期等字段是否正确
- 发起验真：点击验真按钮，系统对接税务平台校验发票真伪
- 查看验真结果：验真成功后，发票状态更新为"已验真"
- 报销时关联使用：提交报销单时，可选择已验真的发票进行关联
5 常见操作说明
5.1 如何新建一条报销单
- 进入对应的报销表单（如差旅报销单、日常费用报销单）
- 点击右上角"新建"按钮
- 填写必填字段：报销人、费用类型、金额、说明等
- 如需关联事前申请，在"关联申请"字段中选择对应的申请单
- 上传发票图片，等待 OCR 识别
- 核对识别结果，补充或修改字段
- 点击"提交"，进入审批流程
5.2 如何查询和筛选报销记录
- 进入报销管理模块下的对应表单
- 在列表页上方使用筛选条件：可按报销人、部门、费用类型、时间范围、审批状态等筛选
- 点击"搜索"，查看符合条件的记录
- 点击某条记录可查看详细信息和审批进度
5.3 如何修改已提交的报销单
- 审批中：如需修改，请联系当前审批人退回或撤回后重新提交
- 已驳回：根据驳回意见修改后重新提交
- 已完成：已付款的报销单通常不允许修改，如需调整请联系财务
5.4 如何查看费用支出统计
- 进入"统计分析-费用报销仪表盘"
- 可按部门、人员、费用类型、时间范围等维度查看支出情况
- 仪表盘展示总支出、各类型占比、趋势图等数据
- 管理者可定期查看，发现异常支出并及时调整
5.5 如何进行费用分摊
- 在报销单的"费用分摊"字段中，选择分摊维度（如部门、项目）
- 填写各分摊对象的金额或比例
- 系统自动计算分摊结果
- 提交后，财务可按分摊维度进行成本核算
6 常见问题
问：为什么看不到某些菜单或表单？
答：不同角色看到的菜单可能不同，这是由权限设置决定的。如需要访问某模块，请联系管理员配置权限。
问：为什么提交报销单时提示缺少必填字段？
答：请检查所有标有星号（*）的字段是否已填写完整，特别是报销人、费用类型、金额等核心字段。
问：OCR 识别发票后字段不准确怎么办？
答：OCR 识别结果可能存在误差，请仔细核对发票代码、号码、金额、日期等关键字段，手动修正错误内容后再提交。
问：发票验真失败是什么原因？
答：可能原因包括：发票信息有误、发票已过期、网络问题等。请检查发票信息是否正确，或稍后重试。如持续失败，请联系财务人工核验。
问：为什么我的报销单一直显示"审批中"？
答：报销单需按审批流程逐级审批，请耐心等待当前审批人处理。如长时间未处理，可联系审批人或管理员查看流程状态。
问：填错报销单后如何处理？
答：如尚未提交，可直接修改后提交；如已提交但仍在审批中，可联系审批人退回后修改；如已完成审批，请联系财务。
问：如何查看自己的历史报销记录？
答：进入对应的报销表单（如差旅报销单），在列表页筛选"报销人"为自己，即可查看所有历史记录。
问：对公付款和员工报销有什么区别？
答：对公付款是向供应商或合作方付款，通常需要关联合同或订单；员工报销是向内部员工支付垫付的费用。两者使用不同的表单，审批流程也可能不同。
问：发票登记后必须在报销中使用吗？
答：不是必须的。发票登记主要用于集中管理发票信息和验真状态，方便后续报销时快速关联。也可先登记发票，待实际发生费用后再关联报销。
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