使用手册

1 使用对象

本手册适用于以下角色:

  • HR负责人/招聘专员:负责发布招聘岗位、筛选简历、安排面试、发放offer等全流程操作
  • 业务部门负责人:提交招聘需求、参与面试评估
  • 面试官:查看候选人信息、填写面试评价
  • 系统管理员:维护基础数据(部门、岗位、员工信息等)

2 使用前准备

在开始使用本应用前,请确保已完成以下准备工作:

2.1 基础数据准备

按以下顺序维护基础数据:

  1. 部门岗位信息表:录入公司各部门及岗位信息部门名称、部门负责人岗位名称、岗位职责说明
  2. 公司员工信息表:录入现有员工信息工号、姓名、所属部门及岗位职级、联系方式等基本信息
  3. 招聘渠道管理表:维护常用招聘渠道渠道名称、渠道类型、联系人等
  4. 面试官信息表:登记具备面试资格的人员面试官姓名、所属部门、可面试岗位类型

2.2 权限配置

  • HR人员需拥有招聘相关表单的新建、编辑权限
  • 业务部门负责人需拥有招聘需求申请的提交权限
  • 面试官需拥有面试记录的填写权限

3 系统入口与导航

3.1 进入应用

登录简道云后,在应用列表中找到"新招聘管理(企微AI版)"点击进入。

3.2 主要模块说明

应用包含以下核心模块:

模块分类

表单名称

主要用途

基础数据

部门岗位信息表

管理部门和岗位基础信息

基础数据

公司员工信息表

管理全体员工档案

基础数据

招聘岗位信息表

管理正在招聘的岗位

基础数据

招聘渠道管理表

管理招聘渠道资源

基础数据

面试官信息表

管理面试官资质

招聘流程

招聘需求申请

业务部门提交用人需求

招聘流程

简历投递&评估(AI)

接收简历,AI智能解析评估

招聘流程

发起面试

安排候选人面试

招聘流程

面试记录

记录面试过程和评价

招聘流程

offer发放

生成并发放录用通知

招聘流程

offer跟进

跟踪候选人接受情况

招聘流程

入职信息登记表

收集新员工入职信息

4 业务操作流程

4.1 完整招聘流程概览

招聘需求申请 → 发布招聘岗位 → 简历投递&评估(AI) → 发起面试 → 面试记录 → offer发放 → offer跟进 → 入职信息登记 → 员工信息归档

4.2 步骤详解

步骤1:提交招聘需求申请

操作人:业务部门负责人

  1. 进入"招聘需求申请"表单
  2. 点击"新建"按钮
  3. 填写以下信息:关联部门及岗位:选择需要招聘的部门和岗位招聘紧急程度:选择紧急/一般/储备招聘需求人数:填写需要招聘的人数岗位职责:详细描述工作内容任职要求:学历、经验、技能等要求备注信息:其他补充说明
  4. 提交申请,等待HR审核

步骤2:创建招聘岗位

操作人:HR招聘专员

  1. HR审核通过招聘需求后,进入"招聘岗位信息表"
  2. 点击"新建",关联已审批的招聘需求申请
  3. 完善岗位信息:岗位性质:全职/兼职/实习薪资范围:填写薪资区间工作地点:办公地点招聘人数:确认最终招聘人数截止日期:设置招聘截止时间
  4. 发布岗位,开始接收简历

步骤3:简历投递与AI评估

操作人:HR招聘专员

3.1 上传简历
  1. 进入"简历投递&评估(AI)"表单
  2. 点击"新建"
  3. 上传候选人简历附件(支持PDF、Word格式)
  4. 选择关联的招聘岗位
  5. 填写简历来源渠道
  6. 保存后,系统将自动进行AI解析
3.2 AI智能解析

系统自动完成以下工作:

  • 智能解析:从简历中提取姓名、联系方式、学历、工作经历等关键信息
  • 智能匹配:计算候选人与岗位的匹配度评分
  • 精准推荐:推荐最适合的岗位及匹配理由
3.3 查看解析结果
  1. 打开已上传的简历记录
  2. 查看AI解析出的结构化信息:基本信息:姓名、联系方式、学历等教育经历:学校、专业、时间工作经历:公司、职位、时间、职责技能标签:提取的关键技能
  3. 查看匹配度评分和推荐理由
  4. HR可进行人工复核和调整
3.4 简历评估
  1. 根据AI评估结果,标记简历状态:待评估通过初筛不通过待定
  2. 填写评估意见
  3. 通过的简历进入面试环节

步骤4:发起面试

操作人:HR招聘专员

  1. 进入"发起面试💡"表单
  2. 点击"新建"
  3. 关联已通过初筛的候选人简历
  4. 选择关联的招聘岗位
  5. 填写面试安排:面试时间:选择具体日期和时间面试地点:线下地址或线上会议链接面试官:从面试官信息表中选择面试轮次:初试/复试/终试
  6. 系统自动通知候选人和面试官
  7. 提交后生成面试安排

步骤5:填写面试记录

操作人:面试官

  1. 面试官收到面试通知后,按时参加面试
  2. 面试结束后,进入"面试记录"表单
  3. 找到对应的面试记录(或通过关联查询)
  4. 填写面试评价:专业能力评分沟通能力评分综合素质评分面试评语:详细评价候选人表现面试结论:通过/不通过/待定建议薪资:如有
  5. 提交面试记录

步骤6:发放offer

操作人:HR招聘专员

  1. 汇总所有面试官的评价
  2. 确定录用人选后,进入"offer发放"表单
  3. 点击"新建"
  4. 关联候选人信息和招聘岗位
  5. 填写offer内容:职位名称薪资待遇:基本工资、绩效、奖金等入职日期试用期时长其他福利说明
  6. 上传offer电子版(可选)
  7. 发送给候选人

步骤7:offer跟进

操作人:HR招聘专员

  1. 进入"offer跟进"表单
  2. 查看已发放offer的状态
  3. 记录候选人反馈:接受offer拒绝offer(记录原因)协商中
  4. 更新跟进记录
  5. 对于接受的候选人,准备入职手续

步骤8:入职信息登记

操作人:新员工/HR

  1. 候选人接受offer后,进入"入职信息登记表"
  2. 新员工填写个人详细信息:基本信息:姓名、性别、年龄、联系方式身份信息:身份证号、籍贯、民族教育背景:最高学历、毕业院校、专业银行卡信息:工资卡开户行、卡号紧急联系人:姓名、关系、联系方式
  3. 上传相关证件照片(身份证、学历证等)
  4. HR审核信息完整性
  5. 信息确认后,自动同步至员工信息表

4.3 数据联动说明

本应用各表单之间存在数据联动关系:

  • 部门岗位信息表 → 招聘岗位信息表:选择岗位时自动带出部门信息
  • 招聘需求申请 → 招聘岗位信息表:审批通过后自动生成招聘岗位
  • 简历投递&评估 → 发起面试:选择候选人时自动带出简历信息
  • 发起面试 → 面试记录:面试记录关联面试安排
  • offer发放 → offer跟进:自动跟踪offer状态
  • 入职信息登记 → 公司员工信息表:入职完成后自动创建员工档案

5 常见操作说明

5.1 如何批量上传简历

  1. 进入"简历投递&评估(AI)"表单
  2. 逐个新建记录并上传简历附件
  3. 系统会自动解析每一份简历
  4. 建议在非工作时间批量上传,避免影响系统性能

5.2 如何查看某岗位的招聘进度

  1. 进入"招聘岗位信息表"
  2. 找到目标岗位
  3. 查看关联数据:已收到简历数量已进入面试数量已发放offer数量当前招聘状态

5.3 如何修改已提交的招聘需求

  1. 若招聘需求申请尚未审批,可直接编辑
  2. 若已审批通过,需联系HR管理员
  3. HR可在后台调整招聘岗位信息

5.4 如何导出招聘数据

  1. 进入任意表单
  2. 点击右上角"更多"→"导出数据"
  3. 选择导出格式(Excel/CSV)
  4. 下载导出文件

5.5 如何查看AI解析准确率

  1. 进入"简历投递&评估(AI)"表单
  2. 筛选已解析的简历
  3. 对比AI解析结果与原始简历
  4. 如发现解析错误,可手动修正字段
  5. 持续优化将提升后续解析准确度

6 常见问题

6.1 为什么看不到某些表单?

原因:权限不足

解决方式:

  • 联系系统管理员确认您的角色权限
  • 确保已被添加到相应的可见范围

6.2 为什么AI解析结果为空或不准确?

可能原因:

  • 简历格式不规范(非标准PDF/Word)
  • 简历内容过于简单或格式混乱
  • 特殊行业术语无法识别

解决方式:

  • 尽量使用标准格式的简历文件
  • 手动补充或修正解析结果
  • 联系技术支持优化解析模型

6.3 为什么无法提交面试记录?

可能原因:

  • 未关联正确的面试安排
  • 必填字段未填写完整
  • 权限不足

解决方式:

  • 确认已从"发起面试"正确关联
  • 检查所有标红星号的必填项
  • 联系HR确认为指定面试官

6.4 候选人信息填错了怎么办?

解决方式:

  • 若数据未被后续流程引用,可直接编辑修改
  • 若已流转到下一环节,需联系HR管理员处理
  • 重要信息修改建议留下修改记录

6.5 如何撤销已发出的offer?

解决方式:

  1. 进入"offer发放"表单找到对应记录
  2. 修改offer状态为"已撤回"
  3. 在"offer跟进"中记录撤回原因
  4. 及时通知候选人
  5. 注意:频繁撤回可能影响公司雇主品牌

6.6 入职信息登记后,员工信息表没有同步?

可能原因:

  • 自动化规则未触发
  • 数据校验失败

解决方式:

  • 检查入职信息是否全部填写完整
  • 联系系统管理员检查自动化配置
  • 必要时手动在员工信息表中创建记录

6.7 如何统计招聘效率?

建议方式:

  1. 利用简道云仪表盘功能
  2. 创建招聘漏斗分析:简历收取量初筛通过量面试邀请量offer发放量实际入职量
  3. 计算各环节转化率
  4. 分析平均招聘周期

7 注意事项

7.1 数据准确性

  • 确保录入的信息真实准确,特别是候选人联系方式
  • AI解析结果需人工复核后再使用
  • 定期清理过期或无效的招聘数据

7.2 隐私保护

  • 候选人简历包含个人隐私信息,请妥善保管
  • 仅授权人员可查看完整简历
  • 未录用候选人信息应按公司规定定期删除

7.3 流程规范

  • 严格按照流程顺序操作,避免跳步
  • 每个环节完成后及时更新状态
  • 保持与各相关方的沟通顺畅

7.4 系统使用建议

  • 建议每日固定时间集中处理简历
  • 面试安排提前至少1天确认
  • offer发放前务必完成所有面试环节
  • 定期备份重要数据

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