使用手册
1 使用对象
本手册适用于以下角色:
- HR负责人/招聘专员:负责发布招聘岗位、筛选简历、安排面试、发放offer等全流程操作
- 业务部门负责人:提交招聘需求、参与面试评估
- 面试官:查看候选人信息、填写面试评价
- 系统管理员:维护基础数据(部门、岗位、员工信息等)
2 使用前准备
在开始使用本应用前,请确保已完成以下准备工作:
2.1 基础数据准备
按以下顺序维护基础数据:
- 部门岗位信息表:录入公司各部门及岗位信息部门名称、部门负责人岗位名称、岗位职责说明
- 公司员工信息表:录入现有员工信息工号、姓名、所属部门及岗位职级、联系方式等基本信息
- 招聘渠道管理表:维护常用招聘渠道渠道名称、渠道类型、联系人等
- 面试官信息表:登记具备面试资格的人员面试官姓名、所属部门、可面试岗位类型
2.2 权限配置
- HR人员需拥有招聘相关表单的新建、编辑权限
- 业务部门负责人需拥有招聘需求申请的提交权限
- 面试官需拥有面试记录的填写权限
3 系统入口与导航
3.1 进入应用
登录简道云后,在应用列表中找到"新招聘管理(企微AI版)"点击进入。
3.2 主要模块说明
应用包含以下核心模块:
模块分类 | 表单名称 | 主要用途 |
基础数据 | 部门岗位信息表 | 管理部门和岗位基础信息 |
基础数据 | 公司员工信息表 | 管理全体员工档案 |
基础数据 | 招聘岗位信息表 | 管理正在招聘的岗位 |
基础数据 | 招聘渠道管理表 | 管理招聘渠道资源 |
基础数据 | 面试官信息表 | 管理面试官资质 |
招聘流程 | 招聘需求申请 | 业务部门提交用人需求 |
招聘流程 | 简历投递&评估(AI) | 接收简历,AI智能解析评估 |
招聘流程 | 发起面试 | 安排候选人面试 |
招聘流程 | 面试记录 | 记录面试过程和评价 |
招聘流程 | offer发放 | 生成并发放录用通知 |
招聘流程 | offer跟进 | 跟踪候选人接受情况 |
招聘流程 | 入职信息登记表 | 收集新员工入职信息 |
4 业务操作流程
4.1 完整招聘流程概览
招聘需求申请 → 发布招聘岗位 → 简历投递&评估(AI) → 发起面试 → 面试记录 → offer发放 → offer跟进 → 入职信息登记 → 员工信息归档
4.2 步骤详解
步骤1:提交招聘需求申请
操作人:业务部门负责人
- 进入"招聘需求申请"表单
- 点击"新建"按钮
- 填写以下信息:关联部门及岗位:选择需要招聘的部门和岗位招聘紧急程度:选择紧急/一般/储备招聘需求人数:填写需要招聘的人数岗位职责:详细描述工作内容任职要求:学历、经验、技能等要求备注信息:其他补充说明
- 提交申请,等待HR审核
步骤2:创建招聘岗位
操作人:HR招聘专员
- HR审核通过招聘需求后,进入"招聘岗位信息表"
- 点击"新建",关联已审批的招聘需求申请
- 完善岗位信息:岗位性质:全职/兼职/实习薪资范围:填写薪资区间工作地点:办公地点招聘人数:确认最终招聘人数截止日期:设置招聘截止时间
- 发布岗位,开始接收简历
步骤3:简历投递与AI评估
操作人:HR招聘专员



3.1 上传简历
- 进入"简历投递&评估(AI)"表单
- 点击"新建"
- 上传候选人简历附件(支持PDF、Word格式)
- 选择关联的招聘岗位
- 填写简历来源渠道
- 保存后,系统将自动进行AI解析
3.2 AI智能解析
系统自动完成以下工作:
- 智能解析:从简历中提取姓名、联系方式、学历、工作经历等关键信息
- 智能匹配:计算候选人与岗位的匹配度评分
- 精准推荐:推荐最适合的岗位及匹配理由
3.3 查看解析结果
- 打开已上传的简历记录
- 查看AI解析出的结构化信息:基本信息:姓名、联系方式、学历等教育经历:学校、专业、时间工作经历:公司、职位、时间、职责技能标签:提取的关键技能
- 查看匹配度评分和推荐理由
- HR可进行人工复核和调整
3.4 简历评估
- 根据AI评估结果,标记简历状态:待评估通过初筛不通过待定
- 填写评估意见
- 通过的简历进入面试环节
步骤4:发起面试
操作人:HR招聘专员
- 进入"发起面试💡"表单
- 点击"新建"
- 关联已通过初筛的候选人简历
- 选择关联的招聘岗位
- 填写面试安排:面试时间:选择具体日期和时间面试地点:线下地址或线上会议链接面试官:从面试官信息表中选择面试轮次:初试/复试/终试
- 系统自动通知候选人和面试官
- 提交后生成面试安排
步骤5:填写面试记录
操作人:面试官
- 面试官收到面试通知后,按时参加面试
- 面试结束后,进入"面试记录"表单
- 找到对应的面试记录(或通过关联查询)
- 填写面试评价:专业能力评分沟通能力评分综合素质评分面试评语:详细评价候选人表现面试结论:通过/不通过/待定建议薪资:如有
- 提交面试记录
步骤6:发放offer
操作人:HR招聘专员
- 汇总所有面试官的评价
- 确定录用人选后,进入"offer发放"表单
- 点击"新建"
- 关联候选人信息和招聘岗位
- 填写offer内容:职位名称薪资待遇:基本工资、绩效、奖金等入职日期试用期时长其他福利说明
- 上传offer电子版(可选)
- 发送给候选人
步骤7:offer跟进
操作人:HR招聘专员
- 进入"offer跟进"表单
- 查看已发放offer的状态
- 记录候选人反馈:接受offer拒绝offer(记录原因)协商中
- 更新跟进记录
- 对于接受的候选人,准备入职手续
步骤8:入职信息登记
操作人:新员工/HR
- 候选人接受offer后,进入"入职信息登记表"
- 新员工填写个人详细信息:基本信息:姓名、性别、年龄、联系方式身份信息:身份证号、籍贯、民族教育背景:最高学历、毕业院校、专业银行卡信息:工资卡开户行、卡号紧急联系人:姓名、关系、联系方式
- 上传相关证件照片(身份证、学历证等)
- HR审核信息完整性
- 信息确认后,自动同步至员工信息表
4.3 数据联动说明
本应用各表单之间存在数据联动关系:
- 部门岗位信息表 → 招聘岗位信息表:选择岗位时自动带出部门信息
- 招聘需求申请 → 招聘岗位信息表:审批通过后自动生成招聘岗位
- 简历投递&评估 → 发起面试:选择候选人时自动带出简历信息
- 发起面试 → 面试记录:面试记录关联面试安排
- offer发放 → offer跟进:自动跟踪offer状态
- 入职信息登记 → 公司员工信息表:入职完成后自动创建员工档案
5 常见操作说明
5.1 如何批量上传简历
- 进入"简历投递&评估(AI)"表单
- 逐个新建记录并上传简历附件
- 系统会自动解析每一份简历
- 建议在非工作时间批量上传,避免影响系统性能
5.2 如何查看某岗位的招聘进度
- 进入"招聘岗位信息表"
- 找到目标岗位
- 查看关联数据:已收到简历数量已进入面试数量已发放offer数量当前招聘状态
5.3 如何修改已提交的招聘需求
- 若招聘需求申请尚未审批,可直接编辑
- 若已审批通过,需联系HR管理员
- HR可在后台调整招聘岗位信息
5.4 如何导出招聘数据
- 进入任意表单
- 点击右上角"更多"→"导出数据"
- 选择导出格式(Excel/CSV)
- 下载导出文件
5.5 如何查看AI解析准确率
- 进入"简历投递&评估(AI)"表单
- 筛选已解析的简历
- 对比AI解析结果与原始简历
- 如发现解析错误,可手动修正字段
- 持续优化将提升后续解析准确度
6 常见问题
6.1 为什么看不到某些表单?
原因:权限不足
解决方式:
- 联系系统管理员确认您的角色权限
- 确保已被添加到相应的可见范围
6.2 为什么AI解析结果为空或不准确?
可能原因:
- 简历格式不规范(非标准PDF/Word)
- 简历内容过于简单或格式混乱
- 特殊行业术语无法识别
解决方式:
- 尽量使用标准格式的简历文件
- 手动补充或修正解析结果
- 联系技术支持优化解析模型
6.3 为什么无法提交面试记录?
可能原因:
- 未关联正确的面试安排
- 必填字段未填写完整
- 权限不足
解决方式:
- 确认已从"发起面试"正确关联
- 检查所有标红星号的必填项
- 联系HR确认为指定面试官
6.4 候选人信息填错了怎么办?
解决方式:
- 若数据未被后续流程引用,可直接编辑修改
- 若已流转到下一环节,需联系HR管理员处理
- 重要信息修改建议留下修改记录
6.5 如何撤销已发出的offer?
解决方式:
- 进入"offer发放"表单找到对应记录
- 修改offer状态为"已撤回"
- 在"offer跟进"中记录撤回原因
- 及时通知候选人
- 注意:频繁撤回可能影响公司雇主品牌
6.6 入职信息登记后,员工信息表没有同步?
可能原因:
- 自动化规则未触发
- 数据校验失败
解决方式:
- 检查入职信息是否全部填写完整
- 联系系统管理员检查自动化配置
- 必要时手动在员工信息表中创建记录
6.7 如何统计招聘效率?
建议方式:
- 利用简道云仪表盘功能
- 创建招聘漏斗分析:简历收取量初筛通过量面试邀请量offer发放量实际入职量
- 计算各环节转化率
- 分析平均招聘周期
7 注意事项
7.1 数据准确性
- 确保录入的信息真实准确,特别是候选人联系方式
- AI解析结果需人工复核后再使用
- 定期清理过期或无效的招聘数据
7.2 隐私保护
- 候选人简历包含个人隐私信息,请妥善保管
- 仅授权人员可查看完整简历
- 未录用候选人信息应按公司规定定期删除
7.3 流程规范
- 严格按照流程顺序操作,避免跳步
- 每个环节完成后及时更新状态
- 保持与各相关方的沟通顺畅
7.4 系统使用建议
- 建议每日固定时间集中处理简历
- 面试安排提前至少1天确认
- offer发放前务必完成所有面试环节
- 定期备份重要数据

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