使用手册 - 简道云

使用手册

一、应用简介

应用定位

本模板是一套「预算管理 + 费用申请 + 报销审批 + 财务支付 + 数据分析」的一体化费控报销解决方案。

基于简道云零代码平台构建，支持客户快速启用、按需自定义字段和流程。

应用目标

建立从预算到申请到付款的完整资金闭环；
规范员工费控行为，降低企业财务风险；
提升财务分析与费用可视化能力；
一套系统管理差旅、报销、借款、对公付款等全场景。

适用对象

有部门/人员预算管理的中小微企业
希望整合财务流程、优化审批过程、记录资金流水账

二、功能架构总览

系统可分为六大核心模块：

模块	功能说明
基础数据	公司账户、往来单位账户、费用类型、预算台账
预算管理	定义年度/季度预算，自动跟踪使用情况
费用记录与申请	员工发起差旅申请或用款申请
借款与付款	财务审核、放款、记录对公/对私支出
报销管理	员工报销与借款核销，自动关联预算
分析与决策	看板实时展示预算执行、审批效率及支出分析

三、业务流程图

四、模块与表单使用详解

基础数据与预算管理（主要由财务人员配置）

公司账户管理/外部账户台账/费用类型用途：这些都是系统的“基石”，由财务人员统一设置和维护。确保了整个报销流程中公司、个人账户信息、供应商信息和费用分类的标准统一。如何使用：普通员工无需操作。财务人员根据公司规定，在系统后台录入和维护这些基础信息即可。
预算管理台账用途：财务或部门负责人用于设置和管理各部门、项目或人员的年度/季度费用预算。如何使用：财务人员在此表单中录入预算金额。系统会自动计算已使用和剩余预算。员工在申请费用和报销时，系统会实时校验预算余额，避免超支。

个人费用流程（员工发起）

费用随手记用途：您的“电子钱包”或“记账本”。用于随时记录日常小额消费（如打车、买咖啡），并拍照上传发票，方便后续统一生成报销单。如何使用：每次消费后，及时打开此表单，填写金额、事由、选择费用类型，并上传发票照片。记录后，您可以在需要时，将多条记录批量生成一张报销单。
差旅申请单用途：出差前进行事前申请和审批。让公司和部门了解您的出差计划、预估费用，并完成合规性检查。如何使用：计划出差前，填写此行目的、起止日期、预估的交通住宿费用等。提交后，流程将自动推送给您的部门经理和财务审批。审批通过后，您后续的差旅报销可以关联此申请单。
用款申请单用途：统一的事前资金申请入口。无论是需要公司直接付给供应商（对公），还是需要预支现金/打款到您个人账户（对私），或者是个人垫款，都通过此表单申请/记录。如何使用：选择付款方式（对公/对私），填写申请金额、事由，并关联相关合同或报价单。审批通过后：对公支付：财务会直接处理付款，直接付款给供应商等外部单位的业务，无需员工垫付和报销。对私支付：系统会自动创建一条“个人借款单”，财务打款后，您后续报销时可冲抵这笔借款。个人垫款：此时财务不会打款，您的主要操作是“查看”，了解自己还有多少垫款未结清。在后续提交报销单时，用报销金额来冲抵垫款。

报销与付款流程

费用报销单用途：费用发生后，向公司报销的核心表单。可以整合“费用随手记”的记录，并可关联“用款申请单”（适用于个人垫款的情况）。如何使用：点击“发起报销”，系统会引导您添加报销明细（或从“费用随手记”导入），并选择需要冲抵的借款单。填写完毕后提交审批，流程结束后财务会将款项支付给您。
差旅报销单用途：专门为差旅场景设计的报销表单，用于报销出差结束后产生的所有实际费用。它能自动关联您事先提交的「差旅申请单」，并智能计算差旅补贴，极大简化了报销流程。如何使用：在报销模块中选择“差旅报销单”和“收款账户”，确定“预算归属”；在明细中分别填写实际的交通费（机票、火车票等）、住宿费、餐饮费等；将所有出差相关的票据（如登机牌、酒店发票、用餐小票）拍照上传。

仪表盘（各角色查看数据）

管理层：可一眼查看公司整体费用趋势、预算执行情况、待审批单据等核心指标。
财务人员：可深入分析费用构成、部门花费排名，并监控审批流程效率。
部门经理：可查看本部门的预算使用情况和下属的费用明细。
普通员工：可快速查询自己提交的所有报销单的当前状态和历史记录。

五、审批与权限设计建议

用户角色	可访问模块	核心操作
员工	费用随手记、申请单、报销单	发起申请、上传发票、查看报销进度
部门经理	含本部门预算与审批流	审批费用、查看预算执行
财务人员	全模块	录入预算、审核单据、登记付款
管理层	仪表盘	查看总体费用与趋势分析

通过“简道云权限组+数据权限”组合，实现分角色展示和管理。