使用手册
1 使用对象
本手册面向以下角色，各角色操作重点不同：
角色 | 主要操作 |
普通员工 | 提交入职审批、转正审批、日报、会议预约、人事证明开具等自助申请 |
人事行政 | 维护员工档案、处理招聘流程、管理考勤与绩效、审批各类人事申请 |
行政负责人 | 处理报销、用印、办公用品、车辆等行政申请的审批与跟进 |
财务/出纳 | 查看报销记录、跟进费用相关数据 |
部门主管 | 审批下属提交的各类申请、查看团队日报与考勤 |
企业管理者 | 通过工作台和仪表盘查看整体人事与行政数据 |
2 使用前准备
上手前，建议先完成以下准备：
- 安装模板：从模板中心安装"人事及OA管理系统"模板，建议选择"带数据"安装，方便参考示例数据理解各表单结构。
- 维护员工档案：先在"员工档案"中录入现有员工的基本信息（姓名、部门、岗位、入职日期等），后续所有人事申请和行政流程都会引用这些数据。
- 确认组织架构：在简道云组织架构中配置好部门和成员，确保审批流程能正确流转到对应主管。
- 熟悉两个工作台：普通员工日常使用"员工自助工作台"，人事行政日常使用"人事工作台"，两个入口分别对应不同操作范围。
3 系统入口与导航
3.1 应用入口
安装模板后，在简道云应用列表中找到"人事及OA管理系统"，点击进入。
3.2 导航结构
应用左侧导航栏从上到下依次为：
序号 | 名称 | 说明 |
1 | Homepage | 应用首页，展示整体概览 |
2 | 应用说明 | 模板自带的应用说明文档，可快速了解系统能做什么 |
3 | 员工自助工作台 | 普通员工的日常操作入口，包含入职审批、转正审批、日报、会议预约 |
4 | 人事工作台 | 人事行政的日常操作入口，集中管理招聘、考勤、绩效等人事事务 |
5 | 员工档案 | 维护和查看所有员工基本信息 |
6 | 人事证明开具 | 员工申请各类人事证明的入口 |
导航栏下方还包含招聘管理、考勤管理、绩效管理、合同管理、报销管理、办公用品管理、车辆管理、用印申请、会议及行政协同等模块，按业务类型分组。
3.3 不同角色的常用入口
- 普通员工：日常操作集中在"员工自助工作台"，提交申请后可在对应表单中查看审批进度。
- 人事行政：日常操作集中在"人事工作台"和"员工档案"，处理招聘、考勤、绩效和各类审批。
- 行政负责人：日常操作集中在报销管理、用印申请、办公用品管理、车辆管理等行政模块。
- 部门主管：主要操作是审批下属提交的各类申请，审批通知会通过简道云消息推送。
4 业务操作流程
4.1 员工入职流程
- 新员工或人事在"入职审批"中提交入职申请，填写姓名、部门、岗位、入职日期等信息。
- 部门主管收到审批通知，在流程中审批通过或退回。
- 审批通过后，人事在"员工档案"中确认或补充该员工的完整信息。
- 员工档案建立完成，后续考勤、绩效等流程可正常引用该员工数据。
4.2 员工转正流程
- 试用期到期前，员工或人事在"转正审批"中提交转正申请。
- 部门主管审批通过后，人事在"员工档案"中更新该员工的转正状态和转正日期。
4.3 招聘流程
- 人事在"招聘管理"中录入候选人简历信息。
- 人事安排面试，在招聘记录中更新面试时间和面试官。
- 面试通过后，人事在招聘记录中更新offer发放状态。
- 员工接受offer后，进入入职审批流程（见4.1）。
4.4 考勤与绩效流程
- 员工日常考勤数据在"考勤管理"中记录。
- 人事定期汇总考勤数据，作为绩效评估的参考。
- 人事在"绩效管理"中发起绩效评估，记录评估过程和结果。
- 绩效结果记录完成后，员工可在对应表单中查看自己的绩效信息。
4.5 报销流程
- 员工在"报销管理"中提交报销申请，填写费用类型、金额、事由等。
- 部门主管审批报销申请。
- 财务/出纳审批通过后，报销记录留存，可在报销管理中查看历史报销数据。
4.6 用印申请流程
- 员工在"用印申请"中提交用印申请，填写用印类型、文件名称、用印事由等。
- 行政负责人审批用印申请。
- 审批通过后，用印执行完成，记录留存。
4.7 办公用品申请流程
- 员工在"办公用品管理"中提交办公用品申请，填写物品名称、数量、用途等。
- 行政负责人审批申请。
- 审批通过后，员工领用物品，行政在领用登记中记录。
4.8 车辆申请流程
- 员工在"车辆管理"中提交车辆使用申请，填写用车时间、目的地、事由等。
- 行政负责人审批车辆申请。
- 审批通过后，员工使用车辆，使用完成后在使用登记中记录。
4.9 会议预约与日报
- 员工在"会议预约"中预约会议，填写会议时间、地点、参会人员等。
- 员工在"日报"中提交当日工作日报，填写工作内容和进展。
- 部门主管可在日报表单中查看下属提交的日报。
4.10 人事证明开具
- 员工在"人事证明开具"中提交证明申请，选择证明类型（如在职证明、收入证明等）。
- 人事审批通过后，开具证明并留存记录。
5 常见操作说明
5.1 新建一条记录
- 进入对应表单（如"入职审批""报销管理"等）。
- 点击右上角"新建"按钮。
- 按表单字段填写信息。
- 点击"提交"完成录入。如果是流程表单，提交后会自动发起审批流程。
5.2 查看和筛选数据
- 进入对应表单。
- 在数据列表上方使用筛选条件（如按部门、日期、状态等筛选）。
- 点击某条数据可查看详情。
5.3 修改已提交的数据
- 进入对应表单，找到需要修改的数据。
- 点击该数据进入详情页。
- 点击"编辑"按钮修改字段内容。
- 点击"保存"完成修改。
注意：如果数据已进入审批流程且流程正在进行中，部分字段可能无法修改，需等流程结束或联系管理员处理。
5.4 查看审批进度
- 提交申请后，在对应表单的数据列表中找到该条记录。
- 点击进入详情页，可查看当前流程节点和审批状态。
- 审批人完成审批后，状态会自动更新。
5.5 查看统计结果
- 进入Homepage或对应工作台。
- 仪表盘中展示人事和行政相关的统计图表（如员工分布、考勤汇总、报销统计等）。
- 可按时间范围或部门筛选查看。
6 常见问题
- 为什么看不到数据？：检查当前账号是否有对应表单的数据查看权限。普通员工通常只能看到自己提交的数据，人事和管理者可以看到更多范围。如需调整，联系管理员修改权限配置。
- 为什么不能提交申请？：确认是否已填写必填字段（通常带红色标记）。如果表单引用了员工档案数据，需先确保员工档案中有对应记录。
- 为什么审批状态没有更新？：审批流程需要审批人主动操作。如果审批人未收到通知，检查简道云消息设置是否正常；如果审批人已操作但状态未变，检查流程配置是否正确。
- 填错后怎么处理？：数据未进入审批流程时，可直接编辑修改。数据已进入流程且流程正在进行时，联系审批人退回或联系管理员处理。流程结束后，可编辑非流程锁定字段。
- 日报和会议预约在哪里提交？：普通员工通过"员工自助工作台"进入，可看到入职审批、转正审批、日报、会议预约四个入口。
- 人事证明怎么申请？：在左侧导航栏点击"人事证明开具"，选择证明类型并填写申请信息，提交后等待人事审批。
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