使用手册 - 简道云

使用手册

一、使用前必读：谁在用、怎么分工

这套应用涉及多个岗位协同，建议先明确各角色的主要操作范围：

角色	主要操作模块	关注重点
销售人员	线索管理、客户管理、跟进记录、商机、报价、销售订单	录入跟进、领取线索/客户、查看AI分析、填周报
销售负责人/主管	首页看板、系统设置、商机审批、报价审批、AI周报审批	分配资源、监控转化漏斗、审批周报
销售内勤/跟单	联系人管理、开票申请、回款登记、回款计划	维护客户联系人、跟进回款开票
财务/出纳	开票申请、回款登记、财务收支、资金账户	确认开票回款、管理收支
售后客服	客诉工单、服务工单、满意度回访	处理客诉、派单、跟踪服务
管理者/老板	首页看板、客户分析、商机分析、销售订单看板、目标薪酬	看全局、看转化、看异常

二、上手五步走：从零到跑通一条完整链路

第一步：录入基础资料（建议最先完成）

在开始跑 CRM 流程之前，先把底层基础数据录好，后续模块才能正常运转。

1.1 产品管理

路径：左侧导航 → 产品信息
操作：录入企业所有可销售的产品，重点填写产品名称、售价（不含税）、成本价
为什么重要：产品信息是商机报价、订单利润核算、销售提成计算的底层数据源。如果这里不录，后面商机和订单环节无法选产品
适用场景：SaaS 企业可以把不同版本（标准版/企业版）建成不同产品；贸易型企业可以按 SKU 录入

1.2 员工管理

路径：左侧导航 → 员工档案
操作：录入参与销售和售后的人员信息
为什么重要：后续提成计算、服务派单的状态判断和接单/派单次数统计都依赖这张表

1.3 系统设置（必做）

路径：左侧导航 → 线索/客户保有量配置
操作：为每位销售人员设置「线索保有量上限」和「客户保有量上限」
为什么重要：这是线索和客户公海池自动管控的前提。设置后系统会自动计算每位销售的当前保有量，到达上限后触发拦截或预警，防止囤积线索/客户不跟进

⚠️ 常见卡点：很多用户跳过系统设置直接开始录线索，导致后续公海池分配规则不生效。这一步虽然简单，但必须提前做完。

第二步：创建市场活动（从来源开始）

路径：左侧导航 → 市场活动
操作：新建一条市场活动，填写活动名称、类型、预算金额
说明：市场活动不是核心表单，但它的作用是关联线索来源，后续可以分析每个活动的投入产出比（花了多少钱、产出了多少线索）

AI 功能：活动计划填写后，点击「AI 活动建议」按钮，AI 会自动生成活动设计方案、预算拆分建议和推进策略

💡 提示：在活动详情页可以直接点击按钮新建线索，新建的线索会自动关联当前活动，省去手动选择的步骤。

第三步：跑通线索→客户转化（体验 AI 分析）

这是 CRM 最核心的流程，建议完整跑一遍。

3.1 录入线索

路径：左侧导航 → 线索管理 → 新增线索
操作：填写线索基本信息（名称、来源渠道、联系方式等），提交

AI 自动触发：提交后 AI 会自动分析这条线索，生成「AI 线索分析」结果，包含：客户画像（企业特征、决策链结构）核心判断（客户当前关注点、价格敏感度等）线索等级（A/B/C 分级）跟进建议（下一步沟通策略）

3.2 领取线索

路径：线索管理 → 公海池
操作：在线索列表中找到目标线索，点击「领取」，该线索会分配到你名下
说明：领取后开始计算跟进时限（默认 3 天），如果 3 天内没有任何跟进记录，线索会自动回收回公海池

3.3 添加跟进记录

路径：跟进记录 → 新增跟进记录
操作：先选择「跟进主体」——如果还在线索阶段就选「线索」，如果已经建档了就选「客户」，如果是具体商机就选「商机」选择后会弹出对应的关联数据，填写跟进内容（可直接粘贴会议录音转写的文字）
AI 自动触发：提交后 AI 自动生成两项内容：AI 跟进记录梳理（本次沟通要点、待办事项）AI 客户情报分析（客户值不值得继续投入、下一步决策建议）

3.4 转为客户

路径：线索管理 → 找到已跟进的线索 → 点击「转为客户」
操作：线索转为客户后，会自动在客户表中创建一条记录
AI 自动触发：客户建档提交后，AI 自动生成：AI 客户洞察（客户全貌分析）AI 访前助手（拜访前准备：切入话题、沟通侧重点、推进节奏、风险提示）

⚠️ 常见卡点：
线索转客户后，在客户列表里找不到？检查一下是否还在公海池视图，切换到「我的客户」视角
AI 分析没有生成？检查智能助手是否已启用，提示词中的输入字段是否与表单字段匹配

第三步（补充）：客户管理的关键操作

客户公海池管理

如果客户不再跟进了，在客户详情页点击「退回公海池」，客户会被释放回公海池，其他销售可以领取
退回后原来的销售负责人会被清空，客户回到无主状态

客户保有量控制

每个销售建立新客户时，系统自动检查是否达到保有量上限
如果达到上限，系统会禁止再建新客户或推送提醒给主管
这时主管可以判断是销售能力强需要提升上限，还是有大量建档但无跟进需要释放

联系人维护

路径：客户管理 → 进入客户详情 → 联系人标签页 → 新增联系人
操作：录入每个客户下的关键联系人，标记「是否关键决策人」
用途：后续商机和订单都可以关联到具体联系人，知道跟谁对接

第四步：推进商机→报价→订单（业务成交）

4.1 创建商机

路径：商机管理 → 新建商机
操作：关联客户，填写商机名称、预计成交金额、选择产品明细，提交后可走审批流程
说明：一个客户可以建多个商机（比如这次卖 A 产品、下次卖 B 产品），系统按客户自动分组展示

4.2 生成报价单

路径：商机详情页 → 点击「生成报价单」
操作：商机信息会自动同步到报价单，确认后提交
说明：一个商机可以生成多个报价单，每次报价独立留痕（比如第一次报 10 万、第二次报 9.5 万），审批通过后记录每次报价历史

4.3 生成销售订单

路径：报价单确认后 → 点击「生成销售订单」，或直接在销售订单模块新建
操作：必须关联客户（可选择性关联联系人）填写产品明细，系统自动计算毛利率可设定毛利率校验（如不低于 20% 才允许下单）
订单提交后进入执行阶段

⚠️ 常见卡点：
商机为什么不显示？检查商机审批流程是否已完成，未审批通过的商机不会进入报价环节
订单提交不了？可能是毛利率未达到设定的校验阈值

第五步：完成开票→回款→售后（业务闭环）

5.1 回款计划和开票

路径：销售订单详情 → 回款计划 / 开票申请
操作：回款计划（非必填）：如果客户分多期付款，在这里拆分每期回款的时间和金额开票申请：关联订单，系统自动显示「待开票金额」，输入本次开票金额、发票号码和类型回款登记：关联订单和资金账户，选择回款方式（微信/支付宝/银行转账），系统自动判断「已全部回款」还是「部分回款」
说明：每个订单的回款和开票状态可以在订单详情页一目了然

5.2 资金账户

路径：资金账户 → 新增记录
操作：除了订单回款，营销成本、薪酬、办公费用等支出也可以在这里统一记录。关联资金账户后，每个账户的总收入、总支出、当前余额自动汇总

5.3 售后管理

路径：客诉工单 → 新建工单
操作：录入客户问题描述（如"笔记本电脑散热严重"），提交AI 自动分析严重程度、语气、成本影响等，输出优先级、问题类型、处理部门和派单建议在服务工单中确认 AI 建议，筛选可派单状态的员工，完成派单员工接单确认 → 服务完成确认 → 记录服务时长和响应时长

满意度回访：可生成外链发给客户自主填写，对服务人员进行评分

⚠️ 常见卡点：
回款了但订单状态没更新？确认回款登记时是否正确关联了销售订单
派单时找不到员工？检查该员工在「员工管理」中的状态是否为「可派单」

三、不同角色的日常操作路径

销售人员的典型一天

时段	操作	路径
早上	查看今天的待跟进线索和客户	首页看板 / 线索管理 / 客户管理
拜访前	查看客户详情中的「AI 访前助手」	客户详情页
拜访后	录入跟进记录，粘贴会议内容	跟进记录 → 新增，选择跟进主体
有成交信号	创建商机，走审批	商机管理 → 新建
客户确认后	推进报价和订单	报价管理 / 销售订单
每周五	确认 AI 周报数据，填写原因分析	AI 销售周报

销售负责人的典型一天

时段	操作	路径
早上	看首页看板，了解本周/本月业务概览	首页看板
日常	审核商机、报价、销售订单	各模块审批入口
日常	关注转化漏斗、检查是否有线索/客户长期无跟进	客户分析 / 线索管理
每周五	查看团队 AI 周报，审批异常周报	AI 销售周报

财务/出纳的日常操作

操作	路径
收到开票申请	开票申请 → 确认开票信息
收到回款	回款登记 → 关联订单和账户
记录支出	财务收支 → 新增支出
查看资金账户	资金账户详情页（总收/总支/余额）

售后客服的日常操作

操作	路径
收到客户投诉	客诉工单 → 录入问题，查看 AI 分析
派单处理	服务工单 → 选择可派单员工，派单
服务完成后	服务工单 → 确认完成，发满意度回访链接

四、AI 功能使用指南

本应用在 6 个业务节点嵌入了 AI 能力，以下逐一说明触发方式和使用要点：

AI 能力	触发位置	触发方式	你做什么	AI 输出什么
AI 活动建议	市场活动	手动点击按钮	填写活动计划（如"花 5 万办线下沙龙"）	活动设计方案、预算拆分、推进策略
AI 线索分析	线索管理	提交后自动	正常录入线索信息	客户画像、线索等级、核心判断、跟进建议
AI 跟进梳理 + 客户情报	跟进记录	提交跟进原文后自动	粘贴会议录音转写文字	沟通要点梳理、待办 + 客户决策判断
AI 客户洞察 + 访前助手	客户管理	提交后自动	录入客户名称、行业、来源等核心字段	客户全貌分析 + 拜访准备（话题、侧重点、风险）
AI 客诉分析	客诉工单	提交后自动	录入客户问题描述	优先级、问题类型、处理部门、派单建议
AI 周报总结	AI 销售周报	每周五定时自动	确认系统抓取的数据，提交	周报总结 + 偏差分析

自定义 AI 提示词：所有 AI 能力底层是简道云智能助手的大模型节点，你可以按「角色 + 目标 + 输入字段 + 限制条件 + 工作流 + 输出格式 + 案例」的范式修改提示词，适配自己的业务需求。路径：扩展功能 → 智能助手 → 找到对应助手 → 编辑提示词。

⚠️ 常见卡点：AI 分析结果不满意？第一步先检查输入字段是否够完整（AI 只能基于你提交的信息分析），第二步再调整提示词中的角色定义和输出要求。

五、AI 销售周报使用详解

AI 周报功能是本应用的亮点之一，使用流程如下：

自动触发：系统默认每周五下午自动发起（可在智能助手中修改触发时间）
数据自动抓取：系统自动统计本周新增客户数、新增商机数及金额、跟进次数、签单金额、回款金额
销售确认：销售收到周报草稿后，核对数据是否与实际一致，检查无误后提交
AI 生成总结：提交后 AI 自动生成周报总结，对比团队均值判断是否异常
异常处理：如果数据明显低于均值（如本周只有 2 次跟进而团队平均 15 次），流转给销售填写原因分析（如"请假 3 天"）
领导审批：销售提交原因后，流转至主管审批

⚠️ 常见卡点：周报数据与实际不符？周报的数据抓取基于系统内已录入的数据，如果你的销售有部分信息未及时录入系统，周报数据会偏低。建议养成当天录入的习惯。

六、容易踩坑的 5 个地方

序号	问题	原因	正确做法
1	公海池领不了线索/客户	没做系统设置（保有量上限），或已达上限	第一步先配好系统设置；已达上限的让主管评估是否释放或提额
2	线索转客户后找不到	还在公海池视图，没切换到「我的客户」	切换视图，或直接用客户管理的搜索/筛选
3	销售订单里看不到回款开票按钮	这些是订单详情页中的操作按钮，不是独立菜单	进入订单详情页，在标签页中找回款/开票入口
4	AI 分析没有生成	智能助手未启用，或提示词中的输入字段与实际表单字段不一致	检查智能助手状态，核对提示词的字段映射
5	订单提不上去	毛利率校验不通过	检查产品明细中的售价和成本价填写是否正确；或调整提交校验规则

七、边界提醒

这套全新 AI-CRM 适合销售团队 5–20 人、正在从 Excel/线下向系统化过渡的中小企业。如果你的需求是以下情况，可能需要评估是否需要更专业的系统或定制方案：

销售团队超过 100 人、多层矩阵管理
需要深度对接现有 ERP/财务系统的复杂业财一体化
对 AI 生成内容有极高合规要求或数据安全限制的行业
需要高度自定义 CRM 平台（本模板虽然支持表单编辑和字段自定义，但不替代深度定制 CRM）