使用手册

1 使用对象

本手册面向进出口贸易企业的业务操作人员，主要包括以下角色：

不同角色的操作权限和功能入口可能有所不同，请根据您的岗位职责查阅相应章节。

2 使用前准备

正式使用前，先把基础数据录入系统。

2.1 录入基础档案

以下五类基础数据是系统运转的前提，建议按顺序录入：

2.2 录入方式选择

建议：产品和客户数据优先导入，它们是后续销售、采购业务的基础。

3 系统入口与导航

3.1 进入应用

登录简道云后，在工作台找到「进出口贸易系统」应用，点击进入。

3.2 模块概览

系统按业务分为五大模块，入口在应用左侧导航栏：

3.3 仪表盘入口

应用顶部设有仪表盘区域，点击即可查看经营数据看板，包括经营总览、销售统计、采购统计、库存统计、财务统计看板等。

4 业务操作流程

4.1 销售流程

销售流程从客户下单到收款完成，共四步。

第1步：创建销售订单

进入「销售订单」表单，点击「新建」：

提交后，订单进入审批流程。审批通过后，订单状态更新，可进行后续出库操作。

第2步：销售出库

进入「销售出库」表单，点击「新建」：

提示：一张销售订单可以分多次出库，系统会记录已出库数量和待出库数量。

第3步：销售退货（按需操作）

如果客户退货，进入「销售退货」表单：

4.2 采购流程

采购流程从下单到入库完成，共四步。

第1步：创建采购订单

进入「采购订单」表单，点击「新建」：

提交后，订单进入审批流程。

第2步：采购入库

进入「采购入库」表单，点击「新建」：

提示：一张采购订单可以分多次入库，系统会记录总入库数量和待入库数量。

第3步：采购退货（按需操作）

如果需向供应商退货，进入「采购退货」表单：

4.3 库存管理流程

库存管理涵盖日常出入库、调拨和盘点。

4.3.1 其他入库

用于记录采购入库以外的入库场景，如销售退货入库、调拨入库、盘盈入库等。

进入「其他入库」表单，点击「新建」：

4.3.2 其他出库

用于记录销售出库以外的出库场景，如采购退货出库、调拨出库、盘亏出库等。

进入「其他出库」表单，点击「新建」：

4.3.3 库存盘点

定期核对仓库实际库存与系统库存是否一致。

进入「库存盘点」表单，点击「新建」：

4.3.4 库存调拨

把产品从一个仓库转到另一个仓库时用。

进入「库存调拨」表单，点击「新建」：

4.4 财务管理流程

财务管理涵盖收款、付款和开票。

4.4.1 回款（收款）

用于记录向客户收款。

进入「回款单」表单，点击「新建」：

4.4.2 付款

用于记录向供应商付款。

进入「付款单」表单，点击「新建」：

4.4.3 开票申请

客户需要开发票时用。

进入「开票申请」表单，点击「新建」：

5 常见问题

问：销售出库时提示"订单待出库数量不足"怎么办？

答：说明该订单的产品已经全部出库完毕，或者本次出库数量超过了订单剩余可出库数量。请检查订单的待出库数量，调整本次出库数量。

问：填错数据后怎么处理？

答：如果记录尚未审批，可以直接编辑修改。如果已审批通过，需要根据业务场景处理：销售订单可走退货流程，采购订单可走退货流程，出入库记录可通过反向操作（其他出库/其他入库）冲抵。

问：库存数量对不上怎么办？

答：使用「库存盘点」功能对实际库存进行盘点，系统会自动计算盘盈盘亏。盘点完成后，差异数据会自动生成其他出入库记录，调整库存。

问：一个订单可以分多次出库或入库吗？

答：可以。销售订单支持多次出库，采购订单支持多次入库。系统会记录每次的操作数量，并实时更新已出库/已入库和待出库/待入库数量。