使用手册

1 使用对象

本手册面向物业运营团队的日常使用人员，主要角色包括：

2 使用前准备

在正式开始使用前，建议先准备好以下基础信息：

3 系统入口与导航

进入简道云后，在应用列表中找到「店铺出租管理系统」，点击进入。

应用左侧导航栏按业务模块排列，从上到下依次为：

不同角色按职责进入对应模块即可，无需全部操作。

4 业务操作流程

4.1 铺位管理流程

第一步：新建铺位

进入「铺位台账」，点击「新建」，填写铺位编码、名称、楼层、面积、铺位类型（商铺/办公/仓库等）、配套设施、租金标准和物业费标准。

租户退租验收完成后由智能助手自动更新状态为"空置"。

4.2 租户入驻流程

第一步：录入租户信息

进入「租户档案」，点击「新建」，选择关联铺位（从铺位台账中选择），填写租户名称、经营品类、统一社会信用代码、联系电话、注册地址、负责人、入驻日期和合同到期日期。

第二步：上传资质材料

在「资质证照」字段上传营业执照等文件。

第三步：确认租户状态

意向中租户状态选“意向中”；新入驻租户状态选"在租”；租户退租验收完成后由智能助手自动更新状态为"已退租"。

4.3 合同签订流程

第一步：创建合同

进入「租赁合同」，点击「新建」，依次选择关联铺位和关联租户，系统会自动带出商铺名称和租户名称。

第二步：填写合同条款

填写合同编号（自动生成）、租赁开始和结束日期、合同签订日期、合同类型（新签/续签）、月租金、付款周期（月付/季付/半年付/年付）、押金金额、月物业费、免租期、开始缴费时间，如有特殊约定在备注中说明。

第三步：上传合同附件

在「合同附件上传」字段上传签署后的合同文件。

第四步：关注合同状态

合同状态会随业务变化：正常履行中为"执行中”；租户退租验收完成后由智能助手自动更新状态为"已退租”；租赁结束日期当天由智能助手自动更新状态为"已到期”；提前终止为"已终止"。

4.4 水电抄表流程

第一步：进入抄表页面

进入「水电抄表」，点击「新建」。

第二步：选择铺位和租户

选择关联铺位和关联租户，系统自动带出铺位名称和租户名称。

第三步：填写抄表数据

选择抄表日期和费用周期，勾选抄表类型（水表/电表，可同时勾选），会自动带出上期读数，录入水表本期读数和电表本期读数，水费单价和电费单价按预设标准填写，水费和电费由系统自动计算。

4.5 物业报修流程

第一步：登记报修

进入「物业报修」，点击「新建」，选择报修铺位和报修租户，填写报修人、报修日期、紧急程度（一般/紧急/特急），上传现场照片，描述问题。

第二步：派单处理

运营人员指定处理人，处理人开始处理后填写开始处理时间。

第三步：完成维修

处理完成后，选择处理结果（待处理/已处理/无需处理），填写维修完成日期，系统自动计算维修时长，在处理情况说明中记录详情。

4.6 退租验收流程

第一步：创建验收单

进入「退租验收」，点击「新建」，选择关联铺位、关联租户和关联合同，系统自动带出相关信息。

第二步：现场验收

填写验收日期，上传现场照片，确认设施完好情况，描述铺位状况。

第三步：费用结算

系统自动带出未结费用金额和合同中的押金金额。填写需扣除的押金金额（如铺位损坏、欠费等），应退押金由系统自动计算（押金 - 扣除-未结费用）。

第四步：确认验收状态

验收完成后，将验收状态改为"已验收”。同时智能助手自动将铺位台账中对应铺位的状态改回"空置"，将租户档案中对应租户的状态改为"已退租"。

4.7 沟通记录流程

进入「租户沟通记录」，点击「新建」，选择关联租户和关联铺位，填写沟通时间、沟通方式（电话/微信/当面/邮件）、沟通类型（费用催缴/续租洽谈/投诉处理/日常回访等）、沟通人和对接人信息，记录沟通内容、租户反馈和后续跟进事项。

4.8 应收账单流程

应收账单由智能助手每月定时自动生成，无需手动创建。

自动生成逻辑：智能助手每月在设定的时间点自动发起，查询本费用周期内各铺位的水电抄表数据（水费、电费），结合租赁合同中约定的租金和物业费，自动计算本月应收金额总额、历史未缴总额并生成应收账单。

第一步：核对账单

进入「应收账单」，查看智能助手生成的账单。逐户核对租金、水费、电费、物业费和其他费用是否准确。如有调整需求，可手动修改对应字段。

第三步：跟踪账单状态

账单状态显示当前缴费情况：”待收款"、”部分收款"、”全部收款”。若超出应缴日期未收款，则延期状态更新为“逾期”。租户缴费后，通过收款记录核销，账单状态自动更新。

4.9 收款核销流程

第一步：登记收款

进入「收款记录」，点击「新建」，选择关联租户和关联铺位，填写收款日期、收款方式（银行转账/现金/微信/支付宝等），上传付款凭证。

第二步：逐笔核销

在「收款记录明细表」中，逐条添加核销明细：选择关联应收账单，填写本次收款金额。一笔收款可以同时核销多张账单。

第三步：确认收款合计

收款金额合计由系统自动汇总明细表中的金额，确认无误后提交。对应的应收账单状态会自动更新。

5 常见问题