使用手册
1 使用对象
本手册面向以下角色的日常使用者：
- 文档管理员：负责建立文件夹结构、上传岗位文档、设置权限、处理文件变更审批
- 部门/岗位负责人：负责发起本岗位文件变更申请、维护文档版本
- 普通员工：查阅岗位文档、通过 AI 问答获取岗位知识
2 使用前准备
在正式使用前，建议先准备好以下内容：
- 企业现有的岗位职责文档、SOP 文件、制度文件（电子版）
- 组织架构中的部门和岗位清单
- 各岗位对应的文档清单和访问权限需求
- 明确文件变更审批人和审批流程
3 系统入口与导航
进入应用后，主要使用以下三个模块：
模块 | 主要用途 |
岗位文件夹 | 浏览、上传、管理岗位文档 |
文件变更流程 | 发起和审批文件变更申请 |
员工咨询表 | 通过 AI 对话查询岗位知识 |
不同角色看到的模块内容可能不同，取决于管理员设置的权限。
4 业务操作流程
4.1 建立文件夹和上传文档
- 进入「岗位文件夹」，按部门和岗位层级新建文件夹，填写所属部门和岗位名称
- 在对应文件夹中新增文档记录，填写文件编码、文档名称、文件类型，版本号会自动生产
- 上传附件，点击上传按钮，完成文档录入
4.2 发起文件变更
- 进入「文件变更流程」，点击新增，选择「关联变更文件」，从岗位文件夹中选择需要变更的文档
- 系统自动带出岗位名称、文件编码、原版本号和文件类型，填写变更原因和变更生效时间
- 上传变更后文件，选择变更提醒人，指定需要通知的人员
- 提交申请，等待审批。审批人员收到待办，确认无误后，在「是否审批同意」中选择同意，填写审批时间
- 审批通过后，将抄送提醒相关人员，系统将于变更生效日期当时自动更新岗位文件夹中的版本号和文件
4.3 查阅文档和 AI 问答
- 进入「岗位文件夹」模块，浏览自己权限范围内的岗位文档
- 如需查询具体制度或操作规范，进入「员工咨询表」
- 在「选择文件」中选择相关文档，通过 AI 自然语言输入问题，如"焊接岗位的安全操作规程是什么"
- AI 基于已选文档内容自动回答
5 常见问题
- 为什么看不到某些文件夹或文档？：可能是权限设置限制，请联系文档管理员确认你的岗位是否被授予了该文件夹的访问权限。
- 文件变更提交后为什么没有生效？：文件变更需要经过审批同意且到变更生效日期才会更新到岗位文件夹中，请确认审批是否已完成。
- 为什么 AI 问答没有得到想要的答案？：AI 问答基于你选择的文档内容进行回答，请确认已勾选了包含相关信息的文档。如果文档中确实没有相关内容，AI 无法凭空回答。
- 上传附件有什么限制？：支持常见文档格式（Word、PDF、Excel 等），具体大小限制请参考简道云平台的上传限制。
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