AI采购管理使用手册

1. 使用前必读：谁在用、怎么分工

这套应用涉及多个岗位协同，建议先明确各角色的主要操作范围：

2. 上手五步走：从零到跑通一条完整链路

2.1 第一步：录入基础资料（建议最先完成）

在开始跑采购流程之前，先把底层基础数据录好，后续模块才能正常运转。

2.1.1 产品信息

路径：左侧导航 → 产品信息

操作：录入企业所有采购的产品，重点填写产品名称、规格型号、采购单价、单位

为什么重要：产品信息是采购申请、询价、订单、入库的底层数据源。如果这里不录，后面所有环节都无法选择产品

2.1.2 供应商信息

路径：左侧导航 → 供应商信息

操作：录入所有合作供应商，重点填写供应商名称、分类、等级、结算期限、信用额度、联系人信息、开户银行及账号、发票抬头及税号

为什么重要：供应商是采购订单、询价、付款的核心关联对象，发票抬头和税号直接影响后续进项发票登记

2.1.3 仓库信息

路径：左侧导航 → 仓库信息

操作：录入企业所有仓库，填写仓库名称、地址、容量、仓库性质（自有/租赁等）、仓库状态（启用/停用）、仓库主管

为什么重要：采购入库、退货、盘点、调拨都需要关联仓库

2.1.4 资金账户

路径：左侧导航 → 资金账户

操作：录入企业所有银行账户，填写账户类型、账户名称、初始金额

为什么重要：付款单和收款单都需要关联资金账户，系统根据收支自动更新账户余额

⚠️ 常见卡点：很多用户跳过基础资料直接开始建采购申请，导致后续选不到产品、选不到供应商。这一步虽然简单，但必须提前做完。

2.2 第二步：提交采购申请（体验AI需求分析）

这是采购流程的起点，建议完整跑一遍。

2.2.1 新建采购申请

路径：左侧导航 → 采购申请-AI → 新建

操作：

AI自动触发：提交后AI会自动分析采购需求，生成「AI采购建议」结果，包含需求合理性判断、推荐供应商、预估金额、风险提示，支持自动填充AI推荐的供应商

2.2.2 审批采购申请

路径：待办中心 → 采购申请待审批

操作：

结果：审批通过后，采购需求自动进入采购需求池

⚠️ 常见卡点：

2.3 第三步：管理采购需求池

路径：左侧导航 → 采购需求池

操作：查看所有已审批通过的采购需求，每条需求包含产品名称、规格型号、需求数量、供应商、采购状态、入库状态、付款状态

用途：

2.4 第四步：发起询报价（更新供应商报价）

路径：左侧导航 → 采购询报价-AI → 新建

说明：询报价流程的核心作用是向供应商询价并更新供应商价格表，与采购需求和采购订单是独立的业务环节。当需要了解最新市场价格或更新供应商报价时，发起询价流程。

操作：

AI自动触发：提交报价明细后，AI自动生成「AI询价建议」，包含报价合理性评估、历史价格对比、议价建议、供应商推荐

结果：

多轮询价：

⚠️ 常见卡点：

2.5 第五步：生成采购订单 → 入库 → 付款（业务闭环）

2.5.1 生成采购订单

路径：左侧导航 → 采购订单 → 新建

操作：

关键字段说明：

2.5.2 采购入库

路径：左侧导航 → 采购入库 → 新建

或者：采购订单视图 → 采购入库按钮

操作：

结果：

分批入库：如果一批货分多次到，可以多次创建采购入库单关联同一采购订单，系统自动累计已入库数量

2.5.3 采购退货

路径：左侧导航 → 采购退货 → 新建

操作：

结果：退货完成后自动扣减库存，更新应付账款

2.5.4 进项发票登记

路径：左侧导航 → 进项发票 → 新建

操作：

结果：采购订单的收票状态自动更新

2.5.5 付款单

路径：左侧导航 → 付款单 → 新建

操作：

结果：

⚠️ 常见卡点：

3. 不同角色的日常操作路径

3.1 采购专员的典型工作流

3.2 采购经理/主管的典型工作流

3.3 仓库管理员的典型工作流

3.4 财务/出纳的日常操作

4. AI功能使用指南

本应用在2个业务节点嵌入了AI能力，以下逐一说明触发方式和使用要点：

自定义AI提示词：所有AI能力底层是简道云智能助手的大模型节点，你可以按「角色+目标+输入字段+限制条件+工作流+输出格式+案例」的范式修改提示词，适配自己的业务需求。路径：扩展功能 → 智能助手 → 找到对应助手 → 编辑提示词。

⚠️ 常见卡点：AI分析结果不满意？第一步先检查输入字段是否够完整（AI只能基于你提交的信息分析），第二步再调整提示词中的角色定义和输出要求。

5. 容易踩坑的5个地方