使用手册

1 使用对象

本手册面向以下角色的日常操作人员:

角色

主要职责

采购员

查看采购需求、创建采购订单、跟踪到货和退货

质检员(QC)

执行来料检验、填写检验记录、处理让步接收

仓管员

确认到货、执行入库、处理委外领料和退料

生产计划员

查看同步的生产计划、确认物料需求

委外跟单员

创建委外工单、跟踪委外进度、协调领退料

建议在使用前先按角色分配好权限,确保每人只看和操作自己负责的表单。

2 使用前准备

在正式使用前,请按以下顺序完成基础数据准备:

  • 供应商信息:录入所有合作供应商的档案,包括编码、名称、分类、联系人、结算期限、开票信息等
  • 产品信息:录入所有涉及采购和委外的产品,包括编码、名称、规格型号、单位、成本单价
  • 仓库信息:录入仓库名称、编码、地址、容量,并为每个仓库设置仓位
  • 生产工序:录入生产工序编码、名称,并关联生产班组
  • 生产班组:录入班组名称、班组长和成员
  • 物料检验标准库:为需要来料检验的物料逐一建立检验标准,定义检验项目和判定标准

3 系统入口与导航

进入应用后,左侧菜单按业务模块分组:

  • 基础档案:供应商信息、产品信息、仓库信息、仓位信息、生产工序、生产班组
  • 生产计划:主生产计划(同步)、主生产计划明细表、工单物料需求池
  • 采购协同:采购需求池、采购订单、采购到货确认表、采购退货
  • 来料质检:物料检验标准库、质检需求池、来料检验记录单、来料让步接收单
  • 入库:物料入库表
  • 委外管理:委外工单、委外领料池、委外领料、委外退料、委外质检池、委外入库单、委外让步接收单

不同角色关注不同模块:

  • 采购员:采购协同模块
  • 质检员:来料质检模块
  • 仓管员:入库 + 委外管理中的领料/退料/入库
  • 委外跟单员:委外管理模块

4 业务操作流程

4.1 采购协同主流程

第 1 步:查看采购需求

进入「采购需求池」,查看从生产计划自动汇总的采购需求。每条需求包含产品名称、规格、需求数量、采购员。

第 2 步:创建采购订单

进入「采购订单」,新建订单:

  1. 点击「关联生产计划」选择对应的生产计划
  2. 点击「关联供应商」选择供应商,系统自动带出供应商名称、编码、联系人
  3. 填写交货日期,在「采购产品明细」子表单中添加采购产品,填写数量和单价
  4. 填写到货计划和财务条款,提交审批

第 3 步:到货确认

供应商送货后,进入「采购到货确认表」,新建到货记录:

  1. 先选择「是否整单到货」,点击「关联采购订单」选择对应的采购订单
  2. 填写送货批次号、供应商送货日期
  3. 选择收货仓库,在「收货单明细」子表单中确认实际到货数量
  4. 提交流程后,仓库人员点击「收货确认」,上传拍照,完成到货确认

到货确认后,系统自动将到货物料推入「质检需求池」。

第 4 步:来料检验

质检员进入「来料检验记录单」,系统会自动发起流程,进入待办填写检验记录即可:

  1. 系统已自动带入采购订单编码、供应商、物料信息
  2. 填写抽样比例和抽样数量,点击「选择检验模板」关联物料检验标准库中的标准
  3. 在「检验数据表」子表单中逐项填写检验结果
  4. 选择「检验结论」(合格 / 不合格),填写结论摘要

第 5 步:合格入库

检验合格后,系统会自动发起「物料入库表」流程,仓管员进入「物料入库表」待办:

  1. 系统已自动带入送货批次号、采购订单编码、质检单号、物料信息
  2. 点击「入库确认」,选择入库仓库,上传入库物料图片,完成入库

第 6 步:不合格处理

检验不合格时,有两种处理方式:

  • 让步接收:「来料检验记录单」检验结论为“让步接收”,则系统会自动发起「来料让步接收单」,进入待办后填写让步接收数量和入库数量,并填写让步原因、偏差评估、使用限制条件,提交审批。审批通过后执行「物料入库」。

  • 退货:进入「采购退货」,选择采购订单,填写退货原因和退货数量,确认退货。

4.2 委外管理主流程

第 1 步:创建委外工单

进入「委外工单」,新建工单:

  1. 点击「选择生产计划」关联生产计划,填开始和完工日期
  2. 点击「关联供应商」选择委外供应商
  3. 在「委外产品明细」子表单中添加委外产品和派工数量,并填入加工费单价
  4. 在「领料产品明细」子表单中添加需要发给供应商的物料

第 2 步:委外领料

进入「委外领料」,新建领料单:

  1. 点击「选择委外工单」关联工单,
  2. 选择出库仓库,在「出库产品明细」子表单中确认出库物料和数量
  3. 点击「产品出库确认」,上传拍照,完成出库

第 3 步:委外退料(如有多余物料)

供应商退回多余物料时,进入「委外退料」,新建退料单:

  1. 点击「选择委外领料单」关联领料记录,选择退料原因
  2. 在「入库产品明细」子表单中确认退料物料和数量
  3. 点击「产品入库确认」,上传拍照

第 4 步:委外入库

委外加工完成到货后,进入「委外入库单」,新建入库记录:

  1. 点击「选择委外工单」关联工单,选择入库时间
  2. 选择入库仓库,在「入库产品明细」子表单中确认入库产品
  3. 质检节点填入质检结论,填写不良品数量,并确认合格品加工费总额
  4. 点击「质检完成确认」

第 5 步:委外让步接收(如有不良品)

委外入库存在不良品时且质检结论为“让步接收”,则系统自动发起「委外让步接收单」:

  1. 点击「关联委外入库单」,进入待办界面
  2. 填写让步接收数量,实际入库数量,让步原因、偏差评估、使用限制条件等
  3. 如涉及价格折让,填写折让比例和金额
  4. 提交审批

5 常见问题

  • 为什么到货确认后质检需求池没有更新?:到货确认表审批完成后,系统会自动将数据推入质检需求池。如果未显示,请检查到货确认表是否审批完成且已收货确认。
  • 为什么来料检验记录单中选不到检验模板?:请先在「物料检验标准库」中为该物料建立检验标准,检验记录单中的「选择检验模板」才能关联到对应标准。
  • 为什么委外领料时选不到工单?:请确认委外工单状态不是"已完结"或"已关闭"

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