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一、公司介绍

武汉瑞兴生物科技有限公司（简称瑞兴生物），成立于2021年，专注于将高通量测序技术（NGS）转化为科学发现和产业应用，公司技术服务涉及生物学，医学，农学，林学和生态学等学科，主营单细胞、RBP、高通量测序、生信分析、动物造模、细胞实验、分子检测等各类业务。面向全国，与众多高校、医院、科研院所建立了合作研究的关系，瑞兴生物已经逐步形成以RNA调控为核心的组学研究科学体系和技术平台，并发展成为了一个新型的科研合作平台。公司人数规模100+，公司设立5个一级职能部门，包含销售部、综合管理部、分析中心、科学部、实验室。

现有产品部分摘录

二、数字化背景

2.1数字化建设背景

瑞兴生物是一家注重数字化建设的公司，为提升管理效率，顺应时代发展，先后经历了高代码自研生产管理平台、购买某项目管理平台+某OA管理平台+某财务管理软件两个阶段，持续进阶的数字化管理模式，帮助企业实现了管理效率提升。然而随着业务量的提升、团队规模的扩大及业务范围和管理流程的不断变化，现有的数字化工具越来难以满足管理需求，主要体现在以下几个方面：

1）内部信息协同弱、沟通成本高

销售管理的业务数据多呈现在邮箱和各种线上线下表格中，生产管理的业务数据，在项目管理平台中流转。管理工具分散，数据难以协同，如销售员不能直观了解项目生产进度；项目经理不能直观了解项目生产情况和项目商务情况，难以精准判断是否满足数据释放要求。公司亟需体系化梳理内部流程，建设统一平台，降低沟通成本，提升运营效率。

2）流程自动化程度低

公司项目类型多、实验及数据分析业务线多，现有项目管理系统虽然能够依托自定义的流程去推进，但是需要依靠生产人员的主动性认领，这就导致部分项目因为人为疏忽遗漏，造成交付延期，公司亟需进一步提升流程自动化水平，从依靠人工盘点的方式向待办自动生成的方式转变，即“菜品自动上桌，省去端菜时间”。

3）数据资产未有效积累

公司每年订单量1000+以上，实时发生的海量业务数据并不能便捷采集，并按照项目类型、实验及数据分析业务线类型、时间维度、部门维度、人员维度、成本和利润维度做宏观分析和精准分析。企业已经意识到有效数据资产的重要性，公司需要设计数据资产积累的规则，发挥数据价值，为未来前瞻优化做好数据支撑。

4）业务和财务数据割裂

在现有运营体系中，业务数据分散沉淀于电子邮件、各种线上和线下表格及非结构化文档等异构载体中，尚未与财务系统实现数字化贯通，这不仅需要财务人员耗费30%以上工作时间进行手工二次录入与数据稽核，业务执行与财务核算也会形成双重数据台账，致使月度经营分析存在5-7个工作日的时滞差，衍生出多维数据口径偏差，对经营决策形成实质性掣肘。公司亟需消除数据孤岛，打通业财融合。

2.2为什么选择简道云和启光咨询

在上述背景下，瑞兴生物为了进一步打好支撑未来做大做强的根基，于2023年底，内部立项，成立数字化选型小组。2024年1月至2024年7月，选型小组经过充分寻源，接触了解了十一家厂商/服务商，除简道云外有3家高代码平台、7家低代码平台，经过慎重选型，最终选择了启光咨询与简道云作为合作方，瑞兴生物抽调各部门代表与简道云生物科技行业专家、启光咨询实施工程师形成联合项目组，专项推进数字化平台建设。瑞兴生物选择简道云和启光咨询的主要原因如下：

1）简道云/启光咨询的行业积累

简道云平台在生物科技行业的应用普及率为22%，启光咨询实施团队是简道云官方认定的生物科技行业方案提供商，且在售前阶段表现出了项目管理数字化方案方面的丰厚积累。

2）启光咨询团队的方案设计能力

售前阶段，方案工程师能够快速理解特殊需求，以模型思维设计生产节点流转方案、成本核算与分析方案。每次售前交流，准备充分，瑞兴生物方参与测试，有较好的实操体验。

3）启光咨询团队的实施能力

启光咨询实施团队，持证上岗，具备PMP证书、FCP证书等，有比较清晰的实施方法论，也有很多成熟的实施案例。

4）平台易学习、延展性好

简道云零代码平台，开发和应用具有轻量化、易上手的特点。开发快捷，权限、流程设计灵活，瑞兴生物判断平台方案交付后，管理员能够驾驭这个平台后续的优化调整。

5）平台的性价比高

平台收费模式清晰透明，相较于其他各类平台，性价比高。

三、核心痛点分析

3.1LTC管理

1）经营数据需要较多精力对账

企业经营数据发生频繁，如订单额、履约额、开票回款额等，以上信息需要销售、财务、商务人员耗费巨大精力对账，这也导致高层管理者不能实时掌握公司整体经营状态。

2）合同起草、审核效率低

销售员通常以邮件和Word文件为主要方式完成合同起草与审核，因合同起草涉及产品、重要条款和回款条件等内容，因部分调整导致数据难以自洽的问题时常发生，word附件方式难以区分版本，每份合同起草和审核时间要在4-6个小时，占用了销售员太多的工作时间。

3）缺失风险预警

风险预警依赖人工定期盘点，及时性差。如双方扣章后合同未在规定的时间内完成归档，可能会发生合同丢失进而引发后续的法务风险；开票3个月未回款或客户个人垫付12个月后未回款，是应收异常，可能会引发财务管理风险。

3.2生产管理

1）流程自动化程度弱

瑞兴生物的生产管理中，很多生产流程虽已固化，但并未实现流程自动推送，部门或实验员也不能直便捷查看到自己名下的生产任务池。

2）生产看板缺失，尤其是异常项目看板

公司层管理者需要看到生产管理的整体信息，包括所有生产项目的状态、实际完成时间等信息，公司承接的项目数量越来越多，管理层在海量项目数据中，更需要快速过滤出来异常项目（延期或有售后问题），以快速定位问题，介入决策。

3）与技术支持、项目商务信息协同弱

生产过程中，需要与技术支持、项目商务密切联系，以实现报告审核、数据释放，当前报告审核和数据释放均在邮件中流转，信息难以自动归集汇总，工作内容容易遗漏。

4）与销售信息协同弱

销售难以掌握项目生产情况。

3.3采购管理

1）业财数据割裂引发管理盲区

现行采购作业过度聚焦财务稽核功能，采购人员仅向财务软件中录入采购额、结算额、请款额等基础数据，缺失供货周期、物料保质期、物料交付质量等关键业务维度指标。这种单向数据输送模式导致采购订单存在业务溯源困难，历史采购决策分析耗时倍增。

2）不统一的申购流程催生运营风险

实验部门使用Excel版本、在线表格提报需求，模版不统一，缺失技术参数标准；30%的紧急采购存在"先采后审"逆向操作。

3）到货信息协同断层，缺失映射关系

库管收到货品后，在群里发消息告知相关人员， 需求人员平均需筛查23条群消息定位单次到货信息（耗时18分钟/次）。

4）服务采购结算，与生产端脱节

服务采购需要结算请款时，采购员被动接受信息，需要花费较多精力追溯该费用对应的服务采购合同、服务项目，有些结算内容可能还会缺失生产主管人员的审核。

3.4库存管理

1）多态库存管理缺乏系统化载体

出库、入库、调拨 、借出和借入等核心操作依赖纸质单据与离散表格，没有统一台账 。

2）月度库存数据盘点消耗较多时间

每次库存台账更新需要消耗库管员2-3个工作日。

3）价值管控存在效期盲区

高值物料（进口试剂等）的效期预警依赖库管员Excel备注，缺乏效期跟踪看板，公司发生多起高值物料过期事件。

4）安全库存预警机制缺失

公司某些常用物料的安全库存预警机制缺失，瑞兴生物期望能够按照具体物料独立设置安全阈值，当库存量低于安全库存值能够自动预警，当天就触发到采购端执行采购。

3.5财务管理

1）月度核心指标和看板，需要依赖手工

每月依靠各个维度的财务数据核算和分析，需要依赖手工完成，效率低，实时性差。

2）部门协作弱，线下核实工作量大

财务收到款项，需要现在找到对应的销售员核实信息，再登记到对应项目和客户名下。该工作量大，占用财务每日工作量的20%。瑞兴生物期望，能够实现销售端、项目管理端、财务端的信息联动，减少线下核实工作。

3）费用报销处理，手工劳动多

费用报销需要报销人、财务人员，花费较多精力粘贴发票，填报报销额、发票额、费用项目等，财务希望采用先进的发票识别工具，节约报销人员和财务人员的填报和复核时间。

3.6成本管理

1）项目成本实时核算难

项目成本的清晰核算是公司制定年度发展战略的数据支撑，因公司级统一平台缺失，材料、工时及其他成本等项目一级成本科目难以实现严谨取值和实时核算。

2）高值/普通物料成本的核算逻辑不易区分

普通物料成本按照是否关联项目计入直接或摊销成本，而高值物料需要逐次的应用和摊销到项目上的，以上的核算逻辑较为复杂，缺失实现方案。

3）利润贡献的分析缺失

未来，公司绩效考核要在项目实收贡献的基础上，兼顾到项目利润贡献，这就需要公司从整体上分析，利润贡献在项目类型上的分布、在销售小组或销售人员的分布等，本次数字化建设要为该内容分析做好基础。

四、价值实现

4.1方案设计

除了上述描述的业务需求和挑战外，数字化方案还要考虑生产任务间逻辑关系复杂、生产采购财务跨部门联动紧密、历史数据快速上线等问题。简道云生物科技行业服务商广东启光咨询有限公司派驻专家团队，与瑞兴生物各部门代表，经过多轮业务调研，整合业务需求和简道云平台特点，设计了瑞兴生物整体方案，业务流程【框架版本】见下图。

框架流程图

4.2价值实现

4.2.1LTC管理

瑞兴生物的LTC模块，涵盖客户资源管理、日常跟进记录、售前管理、报价管理、合同起草、开票与回款管理等横向跨部门的业务流转，实现了以下价值：

1）省去内部对账环节

项目维度和客户维度的经营数据，一次登记，全平台共享，口径一致，自动匹配，无需对账。

LTC模块列表

经营数据自动汇总

2）预存管理清晰

按照实际业务涉及预存的进出管理方案，在数据仪表盘和对应表单页面解决了客户预存存储、消耗和匹配项目问题，部分效果如下：

客户预存统计表

2）通过固化了4类合同模版，实现合同线上起草、线上审批与合同模版自动打印。

合同模版打印效果

3）实现了合同归档、客户重复自动检测、发票开具90后未回款等智能预警提示。

智能预警示例-客户重复自动检测

智能预警示例-开票90天未回

4）实现了销售实时看板

销售业绩分析

4.2.2生产管理

生产管理方案涵盖了项目启动、项目任务策划与执行、异常项目标识和生产项目看板等内容，实现了以下价值：

1）流程自动化程度提升

实现了公司层级生产线模型化管理，支持按需调整和新增生产线，支持项目经理/技术支持/生产人员在统一操作端口汇总查询生产信息，管理生产任务，实现生产流程的自动化流转。

生产任务策划与执行

2）生产人员任务池的清晰化呈现

按照当前部门、当前负责人、任务状态、预计完成时间、是否异常等各个维度，设计生产任务池的DIY视图，便于生产和管理人员按照自己需求快速过滤。

生产任务池

3）与销售、客户实现信息协同提升

销售可查询自己名下项目的生产进度情况，并可将生产信息便捷同步给客户，提高客户满意度。

同步信息（展示数据为模拟数据）

4）生产看板实时呈现

自动汇总生产信息形成项目看板、报告看板，强化了与技术支持和项目商务的信息协同。

生产看板1

生产看板2

5）此外基于简道云平台，公司样本管理人员可按照样本-核酸-建库三级类别，实现自动赋码和批量打印、条带粘贴与出入库管理；

样本自动赋码、一物一码（展示数据为模拟数据）

4.2.3 采购管理

采购管理方案涵盖了物料和服务采购的需求、订单、履约付款等内容，实现了以下价值：

1） 全公司采购申报、执行和履约付款流程统一

在整合的数字化方案中，全员基于统一的规则（物料档案、服务档案、审批流程、权限归属等）做信息交互，极大的节约了内部沟通效率。下文展示部分实现台账和操作界面。

需求提报动图

采购订单台账

2） 到货台账清单化、需求人员可掌握需求执行状态

需求池台账列表

3） 服务采购结算与生产端联动

外包消耗登记

服务结算单台账

4.2.4库存管理

合理的库存管理方案对项目成本、进度和质量的保障尤为重要。库存管理方案涵盖了多业态的出入库管理、高值物料消耗管理等内容，实现了以下价值：

1） 将全公司库存管理统一在简道云平台上，数据归口是一致的

库存看板

2） 重要高值物料应在保质期内合理使用完毕，失效前要自动预警，规避项目质量风险和成本损失风险。

重要物料失效日期看板

3）实现了安全库存预警效果

安全库存预警

4.2.5财务管理

收支是财务管理的主线，财务部门实现了与其他各部门信息的自动联动，实现实收、实付、应收、应付的在线化管理，并在数据上线时，通过智能识别手段实现银行回单、发票的智能识别，提高数据同步精度和效率。

基于前述数据，自动生成公司/部门/个人视角的签单开票回款业绩分析，生成全项目多维度台账。

收款登记-回款认领-商务确认

应收数据分析

项目商务看板

4.2.7成本管理

基于瑞兴生物现有业务发展及未来3-5年业务规划情况，项目组整体设计了包含供工时、材料和其他采购等一级科目的成本管理方案。重点解决了材料成本分摊及其他成本如何耦合的问题。项目成本数据的自动清晰汇总，为项目边际贡献表的实时核算提供了可能，支撑企业的绩效考核从项目营收→项目实收→项目利润的深度转变。

项目边际贡献表（图中为模拟数据）

五、总结与展望

经过三期建设，瑞兴生物已经实现了销售管理、样本管理、项目商务管理、生产管理、物料采购管理、服务采购管理、物料库存管理、财务管理、项目成本管理等核心业务的全面上线，员工习惯和公司管理模式得到了深度重塑，管理效率提到了提升，数据资产得到了有效积累。 公司CEO张小龙在项目验收会议上说，“简道云已经和公司多年的专业沉淀一样，成为了瑞兴生物的两大底座！”

未来瑞兴生物将持续深度推进的数字化转型，主要规划内容如下：

1）形成公司级数字化管理制度。管理层的数字化意识和行为转变带动公司全员意识和行为转变，各部门各岗位进一步补足全公司视角，在权限机制下，打通数据在部门间的壁垒。抽调各部门代表，形成小组，编写公司数字化管理制度。

2） 持续优化生产管理方案，进一步消除生产管理中流程自动化的卡点问题，提升各生产小组、技术支持、项目经理、项目商务的信息协同。

3） 25年完成业财集成，进一步消除业财数据割裂的问题。

瑞兴生物简道云平台项目验收会照片

商务助理、库管员应用简道云平台办公照片

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