宏威项目工程管理：节能“简”排，简道云赋能节能咨询企业实现全模块数字化管理

企业简介

节能评估行业是在全球能源结构转型背景下，受政策驱动和市场需求推动，运用专业的知识技能和计算模型，为建筑、工业、交通、数据中心建设等领域提供能源消耗、能源效率以及节能潜力的评估服务，助力企业实现节能减排和碳中和目标的新兴且快速发展的行业。

山西宏威成立于2014年，在节能评估行业拥有11年的行业积累，服务上百家大中型企业，完成节能咨询项目500+，其中省市重点项目100+，服务客户包括字节跳动、百度、京东、三一集团、中煤集团、美锦能源、太钢集团等众多知名企业。同时，该公司是中国工程协会会员，山西省工程咨询协会理事，拥有多项技术专利，是山西省内节能评估行业的领军企业。

业务需求/挑战

节能评估咨询主要涉及建设前的节能评估，建设后的节能验收以及投产后定期节能审计，主要输出物是咨询报告。公司每年运营上百个项目，编写近千份报告，但公司组织架构简单，人员不足20人，前期主要依赖于excel进行相关节能指标的计算和项目管理，没有采用任何信息化管理的工具，随着业务规模和范围的不断扩张，公司面临着一系列生产和管理的效率和质量问题。

挑战1：报告编写中存在大量的数据计算及前后章节的逻辑耦合，编制过程计算和修改耗费大量的人力和时间，且容易出错，影响报告输出效率和质量。

在节能报告编制过程中，各章节能耗计算模块存在显著的逻辑耦合与数据依赖关系，即某一基础参数（如设备额定功率、系统运行时长、能源转换效率等）的调整，会通过关联计算链路对多个章节的能耗结果值产生连锁影响。这种强依赖特性给编制人员带来了核心痛点：人工修改参数后，需手动追溯并更新所有关联结果，不仅大幅增加重复工作量，更易因人为疏忽导致部分关联数据漏改、漏算，进而影响报告整体数据的一致性与准确性，最终可能对项目能源评估结论及后续决策产生误导。因此，亟需引入具备参数联动计算、数据自动校验及关联结果实时更新功能的专业系统工具，以打破人工操作的局限性，从技术层面规避数据错漏风险，提升节能报告编制的效率与精准度。

挑战2：项目小而多，覆盖多种项目类型和行业，在项目的日常管理中，依赖人和excel工具已无法满足多项目并行管理，存在信息不对称、沟通不及时、项目进展慢、回款缺跟进等多个问题。

当前项目管理以合同管理为起点，却未形成有效流程闭环，导致全链路效率低下：合同签订后，相关条款、履约节点、服务范围等核心信息仅依赖人工记录或 Excel 存档，既无法自动同步至项目执行团队，也缺乏与后续环节的联动机制，常出现执行内容与合同约定偏差、关键履约节点遗漏的问题；进入项目执行阶段，因无合同信息作为核心指引，任务分配、进度跟踪、成果交付等环节缺乏明确依据，不仅易引发客户争议，也难以准确核算项目成本与进度；在票据与款项管理环节，由于合同中的付款条件、金额、周期等信息未与财务系统关联，开票节点无法根据合同约定自动触发提醒，回款跟进也缺乏合同条款支撑，导致开票滞后、回款逾期等问题频发，甚至出现款项金额与合同约定不符的情况。整体来看，企业尚未建立 “合同驱动执行、执行关联票款” 的完整流程，合同作为项目核心依据的作用未被发挥，反而因信息割裂导致执行混乱、票款管理失控，因此迫切需要一套以合同为核心起点，能串联项目执行、票据开具、款项管理全流程的专业项目管理系统，实现合同信息自动同步至执行环节、执行进度反向关联票款节点，最终形成 “合同 - 执行 - 票 - 款” 的闭环管理，解决当前流程断裂、信息脱节的核心痛点。

挑战3：核心档案缺乏闭环管理，存在档案丢失，信息泄密、过程难溯源等情况。

企业输出的咨询报告作为核心资产，虽需电子与纸质双档案完整留存，且对信息隔离、数据安全有明确要求，但当前档案管理存在多重漏洞：一是档案与合同缺乏强制映射关联，每份咨询报告对应的合同编号、服务内容、客户信息等关键背景无法快速追溯，既难以通过合同定位对应档案，也无法通过档案反查项目全貌，形成 “合同 - 档案” 信息断层；二是档案借阅管理不规范，纸质档案无严格的借阅登记、归还追踪流程，电子档案缺乏权限管控，常出现借阅后未按时归还、档案遗失，或非授权人员访问、复制电子档案导致信息泄露的问题；三是缺乏闭环管理体系，从档案生成、归档、借阅到销毁的全生命周期无标准化流程，电子档案未建立定期备份、加密存储机制，纸质档案也无专门的保管、防潮防虫措施，核心资产安全难以保障。

解决方案

为解决山西宏威在报告编写，合同项目管理、档案管理等方面的痛点，首先计划尝试使用AI解析和学习历史报告并搭建智能体解决报告编写的问题，同时叠加目前市场上常见的项目管理工具进行日常合同、项目及档案的管理。但在尝试AI实现的过程中发现，历史报告中由于编写工具限制及编制人员水平参差不齐的问题，尽管是终版报告，仍然会出现一些报告逻辑问题和计算偏差，导致利用AI大模型对历史报告解析能力以及文档的召回率较低，那么用大模型进行学习并自动化做报告编写的准确率和严谨性就会大打折扣。从需求的本质来说，该企业对报告编制的系统其实就是一些计算模型+固定格式和模版的文档输出工作，若自主研发系统，又面临成本高、上线慢的问题，后通过对市场上系统工具的一个简单调研及测试体验，发现简道云不仅在一定程度上可以解决报告编制中的联动计算和模版输出的问题，同时还有一些通用模版解决企业合同、项目及档案管理问题，工具上完美契合了企业的痛点和需求。

山西宏威系统架构图如下：

其中节能报告编写系统承担了公司的主要生产系统，依据行业规范《2018年固定资产投资项目节能审查系列工作指南》中的编写要求，以及对公司内部专家人员调研，完成了各章节逻辑关系和计算模型的梳理和开发，并开发了部分章节的word模版，形成数据输入-计算-评价指标输出-打印并下载word模版的闭环流程，极大减轻了工作人员的工作量。

合同和档案管理在简道云通用模版中根据公司的实际情况进行了调整，形成合同归档-项目执行管理—开票管理—回款管理—项目归档的全模块关联闭环，解决了公司管理中混乱、低效、反复的问题，并通过经营看板给公司老板及管理层提供有效的决策信息，提高了沟通和管理效率。

典型应用场景

3.1 场景一：节能报告编写

背景：节能报告编写最基础的目的是为企业在投资前进行全生命周期的能耗分析，确保项目符合政策要求，合法落地。其主要编写规范是依据《2018年固定资产投资项目节能审查系列工作指南》，报告章节多，篇幅大，需要论证的事项多，一份报告编写需要耗费大量的时间和精力，在过往报告编写中，主要有以下痛点：

痛点1：设备能效评价耗时费力

项目中设备类型多，数量大，设备的能效等级评价需要查阅大量的国家标准，行业标准，每个标准均是独立的，且涉及到相当数量类型和参数范围，编制人员评价一类设备从收集参数，查阅标准，得到评价结果，编写评价文档，少则需要一个工作日时间，多则需要几日，而一个项目中需要评价的设备往往涉及到3~10类数百台设备，光这个章节内容编制就需要1~2周时间，重复性工作多，还容易出错。

痛点2：综合能耗计算过程繁琐，各章节联动性强，传统excel已难以满足效率和准确性要求。

要计算项目综合能耗，需要在第三章节计算拟投产项目在不同生产阶段或不同用能系统的用能设备、用能品种、用能数量、折标准煤系数，并汇总计算各阶段/各系统的综合能耗，在第五章节计算项目综合耗能，不同章节计算引用参数存在重复性，同时需要考虑能源分配、能源输送过程的损耗，第六章对综合能源进行能控影响分析。这整个过程原来都依赖于编制人员使用excel计算，每次计算需要重新编制公式，带入参数，工作重复性高，失误概率大。且一旦某参数改动，需要人工从头溯源改到尾，涉及到word文本编制，还需要改相应的文本内容。编制人员对自动化编制工具的需求及其强烈。

痛点3：项目摘要表格式固定但填写手动，未形成自动化，且摘要表作为项目概览数据，未形成数据库资源，后续搜索和应用较为繁琐。

《项目摘要表》中的信息，是该项目的画像和概览，当前摘要表是编制人员完成全部报告编写后根据既有信息手动进行填写和总结，附于各报告中，前期形成的摘要表未能形成规范性数据方便后续检索和应用，项目案例的应用效率相对较低，未能形成有效的经验复制。

解决方案：

利用简道云强大的数据联动、数据选择、聚合表、公式编辑、打印模版设置、智能助手等功能，开发近百个数据模型，可将节能报告编写中涉及到不同章节的计算进行有效联动，让编制人员做到，只需要准备报告编写中的计算参数，即可在较短时间内形成计算结果和报告结论，且可做到参数一次输入，多环节均可重复使用，一次改动，多环节均联动改动的情景。在部分模版化程度较高的环节，可自动输出word模版，既提高了效率，又拉齐了编制人员的水平，形成了公司统一核心竞争力。

以下为报告编写的基础逻辑梳理：

应用亮点：

1、设备能耗评价一气呵成

（1）通过应用简道云中一键导入表格功能，将设备能耗评价的国家标准相关参数表导入，形成评价参数表，目的是与被评价设备进行参数匹配；

（2）通过简道云中数据联动、附件上传功能，使得当待评价设备的参数输入表单时，可自动关联参数表，得出能效评价结论，并支持编制人员查阅最新标准文件进行学习和校对。

（3）利用简道云扩展功能中“打印模版”的配置，将某设备评价结果自动形成word版报告，优化了报告编制人员编辑公式、带入参数、描述结果的整个文档编辑工作，既提高了效率，又减少了错误率。

2、节能报告编写全链路数据打通

（1）利用简道云中数据关联、数据选择、公式计算功能，让节能报告编写过程中的所有过程数据都可以输入参数计算结果，并可以将前一环节的输出数据作为另一个环节的输入数据，最终计算综合能耗。

（2）该过程累计使用了20个以上数据模型，10个以上数据联动配置，10个以上聚合表应用，10个以上数据选择自动填充，10套以上打印模版配置和输出，将报告所有计算问题联动解决。

①应用目录

②数量关系梳理

③聚合表使用

④智能助手应用

⑤综合计算表单应用案例

3、自动生成项目摘要表及看板信息

通过项目编写过程中的结果数据和关键指标，自动生成项目摘要信息，以一方面支持项目摘要表的模版化输出，另一方面形成项目看板，只要搜索项目名称关键词，即可展示该项目全部关键信息及要素，方便企业管理者进行查询、下载和对外案例宣讲。

应用成效：通过以上功能及场景的实现，极大提高了报告编制人员的工作效率及报告输出的稳定性和准确性。报告编写时间压缩了50%以上，数据错误率降低至1%以下，同时拉齐了咨询师的水平，让优秀的咨询师有更多时间投入到节能技术研究，给企业提供了质量更高的服务。

3.2 场景二：合同-执行-票-款闭环管理

背景：在山西宏威原有的项目管理中，一般有四类角色进行交互，一类是商务负责人负责项目签订及合同管理，第二类是项目责任人进行报告编制等项目执行；第三类是财务会计进行开票及财务报表制作，第四类是资金管理员进行回款管理。但由于一年中项目小而多，覆盖多种项目类型和行业，在项目的日常管理中，依赖人和excel工具已无法满足多项目并行管理，存在信息不对称、沟通不及时、项目进展慢、回款缺跟进等多个问题。

痛点1：合同归档管理不够闭环

原有合同管理中excel台账、纸质文档、电子文档分开管理，无审核流程，往往存在台账和档案数量不匹配、编号不匹配、内容不匹配等情况，无校对流程，且校对过程较为耗时费力。

痛点2：多项目并行下，项目执行管理和收付款管理效率较低

项目应收合同收款往往是分阶段进行的，依赖于项目执行阶段，但项目执行阶段通常不能实时同步，在多项目并行下，项目执行跟踪和回款节奏缺乏联动和提醒，总是需要定期主动统计才可明确该催款事项，较为消耗精力。

痛点3：财务开票对合同的校验审核缺乏痕迹，有潜在合规风险

财务开票依赖于公司负责人或者商务负责人通过聊天形式给与的开票需求，无相应的流程申请、线下做合同校验，但无相应流程记录，使得财税规范性管控不足，容易出现开错票、开多票、少开票等等问题，为后续税务合规性审计带来潜在的风险。

痛点4：资金管理员收付款记录缺乏可引用的合同及发票信息，后续回溯效率低。

资金管理员未做有效的收付款登记，只会把收付款明细交由财务会计进行记账，财务做账只看票和款，涉及到业务合同管理，缺乏票款的跟踪和联动，导致管理出现断层。

痛点5：公司负责人缺乏有效的报表和看板进行业务管理。

公司负责人要想知道各项目执行和回款情况，需要有人做专门的统计和汇报，耗时长，准确率不足，信息回溯难。管理动作和效率大打折扣，影响公司的规范化和规模化发展。

解决方案：

通过搭建合同&票款管理应用，将合同归档-项目执行-开票管理-回款管理进行联动，并通过构建项目看板实现各项目执行及回款的管理，有效降低财务风险，提高管理效率、提升企业经营能力。

主要亮点：

1、合同归档流程化闭环管理，开票回款关联合同，分配责任人关联项目进度；

构建三个表单，实现合同-票-款的数据流通。

（1）合同归档管理设置流程表单，若建立合同信息但双章合同未上传，则合同可被执行侧引用，但流程不结束，直到上传合同后才可结束，合同归档抄送公司负责人及纸质档案管理员。

（2）开票环节由商务负责人发起开票申请，通过数据选择关联合同信息，填写完成后自动流转至财务负责人，财务负责人根据信息开票。

（3）收款环节当搜索客户名称后，通过过滤条件设置，数据选择自动会锁定未完全回款合同，既解决了合同跟踪的问题，又减少了同客户多合同项目无法区分的问题。

2、项目执行阶段定期由责任人人更新，关联合同付款条件，到达条件自动触发提醒；

3、执行看板概览合同及项目信息，重要管控节点首页展示。

4、利用智能助手自动生成客户信息及往来数据，方便实时查询。

应用效果：通过此应用的设计和投入使用，将合同流-业务流-财务流有效打通，实现业财融合管理，同时通过有效的流程设定、关键信息看板展示、关键管理动作定时触发提醒，极大提高了沟通效率，加快管理动作落地。合同执行效率和回款效率提升了20%以上。

3.3 场景三：档案管理

背景：作为一个以技术服务和咨询报告为核心资产的咨询企业，报告编写完成并协助企业获得政府审批文件后，报告编制人员相关终稿文档均需进行电子版和纸质版归档，且需要分区域分权限管理，并严格遵守保密原则，档案借阅需要有流程，有监督，有定期归还。在实际的档案管理中，有以下痛点：

痛点1：归档管理未与合同关联，存在漏档丢档情况。

档案归档仅以报告交付为节点，未与项目合同建立强制绑定关系，导致部分配套材料（如补充调研数据、审批沟通纪要、合同附件）档案未建立成套资料。此外，缺乏合同全生命周期的归档校验机制，项目变更、补充协议对应的档案更新不及时，易出现 “合同与档案脱节”，后续审计或合规核查时无法快速追溯完整资料。

痛点2：电子纸质档案分责任人管理，但责任人本身不被监督。

虽明确电子档、纸质档的专属责任人，但未建立常态化监督机制，责任人的归档及时性、完整性、规范性无法被量化考核。且当责任人岗位变动时，档案交接仅依赖口头或简单移交清单，缺乏对交接内容的校验流程，易出现 “人走档乱”“责任真空”。

痛点3：档案借阅无线上流程审批，仅依靠线下登记，统计及管理难。

借阅全程依赖线下纸质登记，无线上申请、审批、留痕流程，由于线下流程无强制监督环节，导致借阅人擅自复制、传播档案或逾期不还时，难以追溯责任，违反保密原则的风险较高。

缺乏借阅数据的自动统计功能，无法快速查询借阅频次、热门档案、逾期记录等，管理决策缺乏数据支撑。

痛点4：核心知识库无共享可视化目录，知识复用率较低。

核心报告、技术方案等知识库缺乏统一的可视化目录，未按业务领域、区域、项目类型等维度分类，员工难以快速检索所需知识。员工需逐份查阅档案才能找到所需内容，降低知识复用意愿，核心技术资产的价值未充分发挥。

解决方案：通过构建归档、借阅流程，将档案管理全部线上化，并实现项目-合同-档案的闭环关联，同时通过电子档案在线查阅和可控下载的配置，使得借阅人员在较短时间内获得有效的学习和应用。

主要亮点：

亮点1：项目归档实现跨应用合同关联，并自动生成台账。

由项目执行人执行完成后填报归档流程，通过跨应用配置，档案关联合同、关联项目、上传附件，填写电子及纸质档案管理员。档案管理员确认完成后，通过智能助手进行数据同步，自动形成档案台账。

亮点2：档案借阅实现流程化审批管理，电子借阅获得审批开放附件权限

通过选择数据的功能，让借阅人员从现有归档台账中选择要借阅的文件，填写相应原因，经过相关负责人审批后，纸质档案由档案管理员进行线下交付，填写流程，借阅人进行确认。电子档案在流程审批完成后自动向借阅人开发附件查看权限。

亮点3：通过档案看板实现归档及借阅信息管理视图

通过构建档案看板，实现归档数量、借阅数量、借阅明细关键信息汇总，且可通过项目名称、项目类型等实现快速筛选。列举借阅未归还明细，可方便档案管理人员进行实时管理更新状态。

总结与展望

自引入简道云平台以来，山西宏威核心业务管理与运营效率提升方面实现了突破性的数字化升级，为行业数字化转型树立了典型标杆。在系统上线运行三个月期间，企业已完成项目报告编写20份。实现合同—执行—票—款联动闭环管理项目156个，档案无纸化存储率达100%。其中，节能报告自动编写功能将传统人工编写周期缩短50%，单据信息差错率降低至 0.5% 以下；合同—执行—票—款联动闭环管理让项目款项结算周期缩短 45%，避免了因流程断裂导致的款项逾期问题；档案管理无纸化操作预计每年减少纸质档案打印、存储、维护成本约2万元，还让档案查询效率提升90%，工作人员无需再在海量纸质文件中翻找资料。

通过简道云的数字化赋能，企业成功解决了节能评估行业长期存在的三大核心痛点：一是节能报告编写依赖人工，模板不统一、数据计算易出错、审核流程冗长；二是合同、项目执行、发票、款项管理各环节数据孤立，信息同步不及时，易出现流程脱节；三是纸质档案存储成本高、占用空间大、查询困难，且存在损毁、丢失风险。同时，借助简道云的数据分析与可视化报表功能，管理层能够实时掌握各项目的进度、报告审核情况、款项结算状态等核心业务数据，决策响应速度提升 60%，实现了从 “经验决策” 向 “数据决策” 的转变。可以说，简道云平台不仅完全适配了企业的业务需求，更推动企业构建了标准化、高效化、精细化的管理体系，为节能评估业务高质量开展提供了坚实支撑。

未来，随着节能评估行业对数字化、智能化要求的不断提升，企业将继续深化简道云平台的应用价值。一方面，计划在现有功能基础上，接入能耗监测数据接口，实现节能报告数据与实际能耗数据的自动比对，进一步提升报告的准确性与专业性；另一方面，将探索简道云与行业上下游系统的协同对接，打通与客户、检测机构、审批部门的数据通道，实现业务全链条的信息共享与高效协同。同时，还将基于简道云积累的业务数据，开展节能评估效果分析、行业趋势预测等深度应用，为企业战略规划提供更科学的依据，助力企业在节能评估行业数字化转型浪潮中持续领跑，为推动国家 “双碳” 目标实现贡献更大力量。