帆软财务：16人小团队支撑2000+员工、31个公司主体日常核算和财经需求 - 简道云

应用安装链接：

帆软财务系统（自用）：即本案例详述的「帆软财务管理解决方案」https://www.jiandaoyun.com/template/694a0f6b729609b9eb9db301
财务管理系统（通用）：https://www.jiandaoyun.com/template/664f3c94abde4abd6aebdeac
合同管理系统（通用）：https://www.jiandaoyun.com/template/691458f8706bda940015c533
费控报销系统（通用）：https://www.jiandaoyun.com/template/6914520dc3a6c7ac459e8419
业财一体系统（通用）：https://www.jiandaoyun.com/template/6768d057e67256e468ceac50
会计管理系统（通用）：https://www.jiandaoyun.com/template/63c108111b121800085995f7

帆软财务团队介绍

帆软管理理念：精益管理思想，杜绝一切不必要的时间和成本浪费，核心关注“人效”；

财务部门：秉承“内部客户服务”理念，将内部前方同学当作内部“客户”，“客户”满意是第一要素，而财务认为“客户”满意需要做好两件事：

第一，为业务同事提效，减少业务同事在内部事务时间精力上的不必要投入；
第二，财务内部提效，缩短财务内部流程处理时长，一切流程数据透明化。

精简团队	聚焦业务	主要职责
团队组成： 5个核算财务（基础支撑） 7个业务财务（业务支撑） 4个专业财务（专项支撑）	支撑业务： 2000+ 人员 31 个公司主体国内 10大战区＋国际及港澳台区域	承接各团队/个人在业务开展上所需要的日常财务需求；提升资源配置效率（降本增效+资金创收）；固化财务方法论，赋能业务提升财务思维与运用实践；通过健全内控内审制度、定期开展活动，及时识别风险、评估风险、控制风险，避免不必要的损失。

财务团队数字化整体提升成果

效率提升

职能转型

财务信息化 X 简道云

“工欲善其事，必先利其器”，简道云平台对于帆软财务部门来说，就是一个很好的赋能财务业务流程和自动化的工具。简道云在费用报销、付款管理、银行管理和票据管理等诸多场景中发挥着重要作用，助力企业精益管理和业务流程提效。

财务数字化场景蓝图

财务数字化简道云场景架构图

故事一：【一张报销单：助力报销流程提效300%，平均报销时长缩短至2.2天】

【关键词】：差旅平台；成本节约；业务满意度；流程提效；

公司价值导向

让前方同学全身心投入客户服务

前方同学冲在帆软一线，一个月至少70%的时间在客户现场，差旅报销是一线同学最关心的问题之一。为了让这些同学全身心投入客户服务，避免在内部报销问题上耗费不必要时间。
公司创始人peter经常挂在嘴上的一句话是：“前方同学空闲时间只负责做好“吃饭、睡觉和谈恋爱”这三件事就好了”。

让财务同学从日常繁琐重复的事务中释放出来

财务同学每天来回在报销审批、银行打款、回单和凭证系统之间来回复制粘贴，工作多的时候只能靠堆人来完成，而且经常有财务加班到很晚，就为了处理一张报销单。

一、业务场景描述、问题描述及痛点说明

1、业务场景描述

提到公司差旅模块，一个公司最先关注的必然是《费用报销》，在拥有2000多名员工的帆软，公司财务平均每天要处理300-400条费用报销流程，而这背后基本全靠系统自动流转，仅有两名财务同学做数据的复审工作，帆软是如何做到的呢？

《费用报销》模块虽然是一个财务日常核算和财经需求中的一个小环节，别小看一个「费用报销系统」，费用报销场景涉及：财务报销单、财务支付数据、发票数据、电子凭证单等多业务和财务数据，中间涉及：报销提报、异常数据审核、财务发票审核、财务复审、财务支付、财务对账等多个环节。

2、问题描述

报销同学视角：

前方业务同事经常吐槽报销申请填报慢，且系统时不时卡顿，经常需要反复录入；
报销提报只能一条条发起报销，也只能支持文件上传，经常浪费很多时间提报销；
报销流程处理情况不透明，报销进度无处可查；

区域负责人视角：

区域负责人不清楚报销数据和情况，有时存在同学超标报销，但未设置强制系统规则，数据出现问题，只能找财务同学反馈；

财务同学视角：

财务同学每天就像个“复制粘贴机器人”，来回在报销审批、银行打款、回单和凭证系统之间复制粘贴；
前方同学数据问题反复在企业微信上拉扯沟通，每天都在回复IM消息
数据经常对不上，只能加班到深夜；

3、业务调研——用户旅程图

于是财务同学痛定思痛，重新迈出了数字化转型的第一步——“线上化ALL IN ONE流程和系统自动化打通”。

如果把一次财务报销当作一次「旅程」，那么这场旅程中各个「驿站」上的角色关注什么呢？以下结合帆软财务报销流程，我们一起来走一趟：

旅程	发起报销&确认	负责人审批	财务审批	财务支付
想法	1、我在哪报销？ 2、我手上有各种类型的发票，应该怎么填报销？	1、我在哪处理审批？重点审批哪些内容？ 2、流程太多，我如何快速批完？	1、我重点审批哪些内容？ 2、发票文件打印前先看下发票情况，避免无效下载；	1、如何快速完成我的工作？快速完成财务打款，不用复制粘贴？快速制作凭证单，不用手工制作？将做好的数据和报销单做对应，不用人工上传和改状态
情绪爽点	1、手上发票一次性批量报销完，最好只用填一次； 2、报销识别准确，不用人工二次修改；	1、系统提醒重点审核内容； 2、批量选中多个，一次性审批完；	1、系统提醒重点审核内容； 2、最好发票直接下载一次就完成了，直接打印出来就好了；	1、系统自动同步数据至银行系统和财务系统，我只用负责异常数据的处理就好了； 2、凭证数据和支付数据自动回传至报销单，我只用负责异常数据的处理就好了；
前台（功能）	报销填报、消息提报系统《报销制度和规则说明》	待审批流程抄送批量审批	待审批流程抄送发票预览打印电子发票	自动支付并回传状态自动生成凭证单并回传文件，自动入账财务异常数据修改
后台/以往系统是否支持	支持拍照、扫码、文件、压缩包等上传方式（仅有文件图片上传，其他不支持）自动价税分离(X) 发票验真（X）发票号重复值校验	超标提醒批量审批（X）	超标提醒批量审批（支持，但是）发票预览（X）发票打印（X）	银企直联（X）财务系统对接，自动生成凭证（X）

方法论

精益管理的核心三大价值是：消除浪费、附加工作和产生附加价值；在财务报销场景中，根据以上原因，财务同事进行根因分析

5W2H 维度	核心问题点
What（核心问题）	填报效率低、流程不透明、超标无管控、财务重复劳作、数据错配、凭证 / 支付手动化
Why（改善必要性）	1. 财务日均处理 300-400 条流程，重复工作占用 90% 时间；2. 业务同事投诉填报繁琐，报销周期长；3. 数据错配导致财务加班，合规风险升高
Who（涉及对象）	报销人（业务同事）、区域负责人、财务审核 / 支付人员、IT（简道云配置）
When（发生节点）	简道云填报时、审批流转时、财务支付时、ERP 凭证生成时
Where（关键环节）	简道云填报界面、跨系统数据流转、简道云审批节点、财务支付与凭证制作
How（当前处理方式）	1. 简道云仅支持单条填报 / 文件上传，无批量 / OCR 功能；2. 人工查询流程进度、跨系统复制数据；3. 超标报销手动沟通处理
How much（影响程度）	填报单条耗时 10 + 分钟、报销周期超 1周；

二、方案前后对比

Before：业务痛点/描述

报销填报：

业务同事在「自研CRM系统」上一条条录入发票数据，报销申请填报慢，且系统时不时卡顿，经常需要反复录入；
业务同事也不清楚自己报销流程到哪一个环节了，只能通过企业微信找财务同学一个个问，且报销时间长。

报销审批&付款：

业务超标报销但找财务特殊处理，财务同学审批通过，但区域负责人发现数据后追究责任；
财务付款同学每天就像个“复制粘贴机器人”，来回在报销审批、银行打款、下载回单和凭证系统之间复制粘贴。财务同学吴晶晶感叹到：“回头想想，很难想象我们财务同事之前怎么可以在这种环境下工作这么久！”

After：业务改善

报销填报：

业务同事手上的纸质和电子票可通过「简道云」拍照、文件上传、OCR识别等多种方式上传，累积发票较多时，可通过「压缩包功能」一键打包上传，系统自动识别，业务确认无误后，发票即可批量提交，大大节省填报时间，最快30s即可完成全部报销；
报销全流程线上化，支持流程视图实时查看，业务同事随时随地了解自己流程状态，平均报销时长仅2.2天；

报销审批&付款：

财务差错率降低为0，另外此类超标申请根据规则自定义流转到相应区域审核负责人，并结合大区制定个性化审批规则，进一步落实和完善财务报销审批制度；
财务复审流程通过后，系统通过银企直联自动推送至网银支付，银行回单自动回传；付款成功后数据自动推送至财务系统生成财务凭证，并在简道云侧自动更新付款状态和财务凭证文件，人工仅需核验，财务同学真正从重复性工作中释放，转身到更重要的工作中。

三、业务流程前后对比

改善前的业务流程图

核心业务痛点：

1、报销流程、财务付款流程、财务对账&凭证生成流程脱节，人工进行多系统数据导入导出；

2、很多流程环节沟通依赖IM工具，流程未完全线上化；

改善后的业务流程图

业务爽点：

1、底层业务系统全部打通，业务和财务全流程线上化，无需人工「复制粘贴」；

四、方案效果

视角	内容	截图
提交报销同学	提交报销单/查看报销流程进度	1、提交报销单选择发票上传方式（拍照、扫码、文件、压缩包），系统自动识别，确认无误后提交 2、查看报销流程进度 3、查看各类报销明细
区域审核负责人	审核报销单/查看团队报销情况	1、审核报销单 2、查看团队报销情况
财务审核同学	审核报销单
财务支付处理同学	财务付款和凭证对账

五、价值总结

报销方式	应用人数	预计投入成本/年
报销方式	应用人数	平台开发成本	日常维护人力成本	流程提效
原方式：采用CRM录入	全员	常态找财务信息化做修改维护：平均1次/周；	初审：2名vendor、1-2名兼职（除报销外，还有其他财务工作需要完成）	报销处理时长：至少1周以上；
新方式：使用简道云	全员	1个月左右开发后，后续基本不用人工维护	初审：1名vendor 复审：1名vendor （即使报销自动化，某些报销也需要财务去确认的）按照vendor每人8000/月计算，兼职4000/月，一年节省费用： 800012+40001.5*12=16.8w	财务报销处理：报销平均处理速度在2.2天

故事二：【简道云与财务系统对接，实现95%自动付款率与95%凭证自动化率】